Żadne przepisy prawa nie zabraniają sporządzania notatek służbowych na temat pracownika ani pracodawcy, ani innym osobom, które zajmują się obsługą kadrową personelu danej firmy. Niemniej jednak w takich zapiskach nie powinny znajdować się informacje godzące w dobre imię i godność pracownika.
Czy pracodawca może wymagać informacji o stanie cywilnym w CV >>
Inną kwestią jest jednak umieszczanie ich w aktach osobowych pracownika, co zdecydowanie jest niezgodne z prawem. Dlatego pracodawca, wypowiadając pracownikowi umowę o pracę, nie może powoływać się na sporządzane notatki, jeżeli pracownik o niej nie wiedział.
W aktach osobowych pracownika może być przechowywana tylko i wyłącznie dokumentacja określona enumeratywnie przez przepisy rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dlatego też notatki te powinny być usunięte z akt osobowych, a pracownik może domagać się tego od pracodawcy.