U większości pracodawców są tworzone i obowiązują plany urlopowe zgodnie, z którymi udzielany jest urlop wypoczynkowy pracownika. Plan urlopów tworzy pracodawca, w oparciu o wnioski pracowników, biorąc pod uwagę, konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planu urlopów nie tworzy się u pracodawców, u których nie działa organizacja związkowa lub jeżeli organizacja związkowa wyraziła zgodę na nie ustalanie tego planu. Plan urlopów to uzgodnienie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem dotyczące ustalenia terminu urlopu. To ustalenie jest jednak nie wystarczające do rozpoczęcia przez pracownika urlopu, bowiem niezbędne jest jeszcze uzyskanie zgody pracodawcy na urlop wypoczynkowy. Jak wskazał w swoim orzeczeniu z dnia 5 września 1979 r. Sąd Najwyższy I PRN 82/79 „Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał.”
Dlatego, żeby rozpocząć urlop wypoczynkowy, nawet w terminie określonym w planie urlopów, należy złożyć wniosek urlopowy, co stanowi zgodę pracodawcy na rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Przepisy prawa nie określają w jakiej formie wniosek urlopy powinien zostać złożony, w sposób przyjęty w zakładzie pracy. To pracodawca w dokumentach wewnątrz zakładowych powinien określić formę w jakiej składany jest wniosek urlopowy. Coraz częściej wnioski urlopowe składane są w formie elektronicznej.
Polecamy książkę: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne w 2017 r.
Co należy podkreślić pracodawca jednak nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu. Dlatego rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego bez uzyskania zgody pracodawcy stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, co w konsekwencji może doprowadzić do wypowiedzenia umowy o pracę, a nawet rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.
Wyjątek od powyżej opisanych zasad stanowi art. 163 § 3 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu wypoczynkowego pracownicy powracającej do pracy po urlopie macierzyńskim. Ta sama zasada dotyczy pracownika ojca wychowującego dziecko. Na tak złożony wniosek pracodawca nie może zareagować inaczej niż "udzielając" urlopu niezależnie od planu urlopów.
Reasumując, przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego należy złożyć do pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego i uzyskać zgodę pracodawcy na ten urlop. W przeciwnym wypadku mogą nas dotknąć niekorzystne konsekwencje ze strony pracodawcy.
Zobacz: Urlopy