Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy to świadczenie należne pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jak należy liczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2024 r.? Wyjaśniamy.
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak go obliczyć
- Suma wynagrodzeń miesięcznych – co się bierze pod uwagę
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy pracodawca powinien zapłacić
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nie zawsze trzeba płacić
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wypłacany jest w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z pracownikiem, który nie wykorzystał w całości lub części przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent za urlop jest więc swego rodzaju równoważnikiem prawa do dni wolnych od pracy w ramach urlopu wypoczynkowego. Skoro pracownik miał do nich prawo, a ich nie wykorzystał w trakcie trwania stosunku pracy, w przypadku jego zakończenia powinien otrzymać od pracodawcy ekwiwalent za urlop.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak go obliczyć
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się w trzech krokach.
Po pierwsze: należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń pracownika ustalonych zgodnie z zasadami wskazanymi poniżej przez współczynnik urlopowy, który w 2024 r. wynosi 20,92. W ten sposób obliczymy ekwiwalent za jeden dzień urlopu.
Po drugie: należy podzielić ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Wynikiem tego działania będzie ekwiwalent za jedną godzinę urlopu.
Po trzecie: należy pomnożyć ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. W ten sposób otrzymamy kwotę stanowiącą ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Współczynnik urlopowy służy do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za jeden dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego i wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym. Współczynnik ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.
Współczynnik urlopowy jest obliczany dla danego roku i stosowany przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, do którego prawo powstało w tym roku. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki rok czy lata przysługuje niewykorzystany urlop, za który nastąpi wypłata ekwiwalentu. Przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany.
Suma wynagrodzeń miesięcznych – co się bierze pod uwagę
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.
Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie złożone ze składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.
Jeżeli pracownik przed nabyciem prawa do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy otrzymał wynagrodzenie wynagrodzenie złożone ze składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.
Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy pracodawca powinien zapłacić
Przepisy prawa nie określają wprost terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W orzecznictwie Sądu Najwyższego uznaje się, że roszczenie o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, bez względu na to, czy chodzi o urlop bieżący, czy też zaległy, staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Wobec tego ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia, gdyż z tym dniem pracownik nabywa do niego prawo.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nie zawsze trzeba płacić
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, w przypadku gdy pracodawca i pracownik zgodnie postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.