Oznacza to, że w dniu ustania zatrudnienia pracodawca musi rozliczyć pracownikowi niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dotyczy to urlopu za trwający rok kalendarzowy w wymiarze proporcjonalnym do długości zatrudnienia u pracodawcy w tym roku oraz całego urlopu pozostałego z lat ubiegłych. Rozwiązanie umowy wyznacza kres możliwości udzielenia urlopu w naturze. Dlatego trzeba się rozliczyć finansowo, wypłacając pracownikowi ekwiwalent. Bezwzględnie trzeba to zrobić w dniu zakończenia zatrudnienia.
Podkreślił to SN w wyroku z 29 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 336/00). Wskazał, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.
Zatem o wypłacie ekwiwalentu przesądzają 2 przesłanki:
● rozwiązanie stosunku pracy lub jego wygaśnięcie, oraz
● niewykorzystanie przysługującego urlopu w naturze.
W przyszłym roku wrócą podwyżki cen energii. Będą bardzo wysokie.
W innych niż wyżej wymienione okolicznościach ekwiwalentu się nie wypłaca. Ekwiwalent za urlop podlega takiej samej ochronie jak wynagrodzenie za pracę, co oznacza, że potrąceń dokonuje się według zasad i w granicach przewidzianych w Kodeksie pracy.
Pracodawca w świadectwie pracy powinien zamieścić informację o liczbie dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jeżeli pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop należny w roku, w którym ustaje stosunek pracy, to taka informacja również powinna znaleźć się w świadectwie pracy. Umożliwia to ustalenie uprawnień urlopowych pracownika u kolejnego pracodawcy.
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, jednak są pewne różnice wynikające z rozporządzenia urlopowego. Analogia występuje, jeśli chodzi o składniki nieruchome wynagrodzenia. Te, określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu, tj. w dniu ustania stosunku pracy. Natomiast elementy zmienne, przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z tego okresu. Zatem trzeba je uśrednić.
PRZYKŁAD 3
Pracodawca wypłaca Markowi K. stałe wynagrodzenie zasadnicze - 5500 zł oraz premie miesięczne w zróżnicowanej wysokości. Wraz z końcem maja rozwiązała się jego umowa o pracę na czas określony. Przysługuje mu ekwiwalent za 11 dni (88 godzin) niewykorzystanego urlopu. Premie wypłacone w okresie luty, marzec, kwiecień wyniosły odpowiednio: 879 zł, 658 zł, 550 zł. Podstawę obliczenia ekwiwalentu stanowi średnia z premii, czyli 695,67 zł (2087 zł ÷ 3 miesiące) oraz płaca zasadnicza - 5500 zł, czyli łącznie 6195,67 zł.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie jemu wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Trzeba więc uzupełnić wynagrodzenie do pełnego okresu.
W podstawie ekwiwalentu za urlop uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc. Chodzi o te wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu. Przykładowo więc premię roczną przyjmuje się w wysokości 1/12.
PRZYKŁAD 4
Marek D. otrzymuje stałe zasadnicze wynagrodzenie w wysokości 3600 zł i dodatek funkcyjny w kwocie 400 zł oraz premie kwartalne. Jego umowa o pracę rozwiązała się 31 lipca, lecz nie wykorzystał on całego przysługującego mu urlopu. Pracodawca musiał mu wypłacić ekwiwalent za 16 dni urlopu obliczonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w 2019 r. (7/12 z 26 dni). Za cztery kwartały poprzedzające miesiąc zwolnienia Marek D. otrzymał premie w kwotach: 1500 zł, 2100 zł, 1850 zł, 1500 zł, łącznie 6950 zł. Średnia premia z tego 12-miesięcznego okresu wynosi zatem 579,17 zł (6950 zł ÷ 12). Podstawa ekwiwalentu to 4579,17 zł (4000 zł + 579,17 zł).
Jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, przedstawione wyżej zasady uzupełniania obowiązujące przy składnikach miesięcznych stosuje się także do składników za okresy dłuższe niż miesiąc. Należy zatem wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez pracownika w tym okresie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem (§ 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).
Do wyznaczenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop stosuje się odpowiednio regulacje dotyczące podstawy wynagrodzenia urlopowego. Chodzi o:
● zasadę przeliczania składników zmiennych w razie wprowadzenia zmian w warunkach płacowych (§ 10 rozporządzenia urlopowego),
● cofnięcie się do najbliższych miesięcy, w których zmienny składnik wynagrodzenia pracownikowi przysługiwał, jeżeli przez cały 3-miesięczny okres lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy pracownikowi nie przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia urlopowego).
Kolejnym etapem po ustaleniu podstawy jest podzielenie jej przez odpowiedni współczynnik. Jest on obliczany dla każdego roku kalendarzowego. Stosuje się go przy obliczaniu ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Aby go wyliczyć, należy:
● od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
● otrzymany wynik podzielić przez 12.
W 2019 r. liczba dni kalendarzowych wynosi 365, na które przypadają 52 niedziele. W 2019 r. mamy 10 świąt wpływających na czas pracy, czyli przypadających w inne dni niż niedziele, oraz 52 dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Zatem współczynnik wynosi: 365 - (52 + 10 + 52) ÷ 12 = 251 ÷ 12 = 20,92.
Współczynnik ekwiwalentowy służy nie tylko do obliczenia świadczenia za urlop, ale także do wyznaczania wysokości wynagrodzenia za jeden dzień w celu obliczenia np. kary pieniężnej za nieprzestrzeganie przepisów bhp. Natomiast nie wolno go używać przy obliczaniu wysokości odpraw czy odszkodowań ze stosunku pracy, choć zasady ustalania ekwiwalentu mają zastosowanie do ich wyznaczania (por. rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy). Jeżeli więc odprawa czy odszkodowanie należne są w wysokości stanowiącej miesięczne wynagrodzenie (lub jego wielokrotność) bądź 2-tygodniowe, wystarczy zakończyć liczenie na ustaleniu średniego miesięcznego wynagrodzenia, czyli podstawy wymiaru.
Po podzieleniu podstawy przez współczynnik otrzymujemy ekwiwalent za jeden dzień urlopu, który z kolei trzeba podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika (standardowo 8 godzin, ale inaczej dla niektórych grup zawodowych, np. w służbie zdrowia lub dla pracowników niepełnosprawnych). Następnie należy pomnożyć tak otrzymany ekwiwalent za godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
W sytuacji analizowanej w przykładzie 3 Marek D. otrzyma w lipcu za 128 godzin (16 dni) urlopu ekwiwalent w wysokości 3502,23 zł:
● 4579,17 zł ÷ 20,92 = 218,88 zł,
● 218,88 zł ÷ 8 godz. = 27,36 zł/godz.
● 27,36 zł/godz. × 128 godz. = 3502,23 zł.
Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: Likwidacja jednostki budżetowej