Trwająca co najmniej miesiąc nieobecność pracownika może być spowodowana:
1) urlopem bezpłatnym,
2) urlopem wychowawczym,
3) odbywaniem zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
4) tymczasowym aresztowaniem,
5) odbywaniem kary pozbawienia wolności,
6) nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy.
Jeżeli pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego w czerwcu i lipcu danego roku to np. w styczniu czy lutym może wykorzystać cały przysługujący mu w tym roku urlop wypoczynkowy, jeśli zaś chciałby wykorzystać urlop wypoczynkowy np. w październiku to wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (którego nie wykorzystał przed czerwcem) ulegnie obniżeniu o 2/12. Zasadę proporcjonalności stosuje się zarówno, gdy nieobecność pracownika z wymienionych powodów ma miejsce w dniu 1 stycznia danego roku (a więc w dniu, w którym pracownik uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy), jak i wówczas, gdy nieobecność ma miejsce w trakcie danego roku kalendarzowego (a zatem po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego).
Porównaj: Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
Ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi należy pamiętać, iż zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.
Polecamy serwis: Wypowiedzenie
Obliczanie proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego powoduje operowanie ułamkowymi częściami urlopu. Mając na uwadze, iż kodeks pracy wprowadza zasadę udzielania urlopu na pełne dni kalendarzowe, niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Jednak w następstwie tych zaokrągleń wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru, który przysługiwałby pracownikowi gdyby nie wystąpiły okoliczności powodujące obniżenie przysługującego mu urlopu.