Jesteśmy pracodawcą spoza sfery budżetowej. W naszej firmie od 2009 r. tworzymy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (nie jesteśmy objęci układem zbiorowym pracy i nie jesteśmy zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania). Na początku roku sprawdziliśmy stan zatrudnienia i okazało się, że na 1 stycznia 2013 r. zatrudniamy na pełny etat 10 pracowników. Czy w takiej sytuacji możemy zrezygnować z tworzenia funduszu oraz wypłacania świadczenia urlopowego na stałe? Czy musimy skonsultować się z pracownikami i uzyskać ich zgodę? Czy środki zgromadzone na funduszu możemy przeznaczyć na działalność naszej firmy?
Mogą Państwo podjąć decyzję w sprawie nieutworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego w 2013 r. O takiej decyzji muszą Państwo poinformować swoich pracowników do 31 stycznia 2013 r. Decyzja taka jest wiążąca jedynie na dany rok kalendarzowy i jeżeli w kolejnych latach nie będą Państwo tworzyć funduszu ani wypłacać świadczeń urlopowych, należy o tym poinformować pracowników do 31 stycznia każdego roku. Środki z lat poprzednich zgromadzone na rachunku bankowym ZFŚS muszą Państwo w całości wykorzystać zgodnie z ich przeznaczeniem, tzn. na działalność socjalną według zasad określonych w regulaminie funduszu. Szczegóły – w uzasadnieniu.
Ponieważ są Państwo pracodawcą spoza sfery budżetowej i zatrudnienie na 1 stycznia 2013 r. wynosi mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, to mogą Państwo samodzielnie podjąć decyzję w sprawie nietworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczenia urlopowego. Nie trzeba jej konsultować z pracownikami ani z ich przedstawicielem. O swojej decyzji muszą Państwo poinformować pracowników do 31 stycznia 2013 r. Należy pamiętać, że decyzja o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w 2013 r. jest wiążąca jedynie na ten rok kalendarzowy i w przypadku chęci jej podtrzymania powoduje konieczność corocznego jej ogłaszania (do końca stycznia każdego roku).
Stanowisko co do skutków przekroczenia terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego, nie jest jednolite. Państwowa Inspekcja Pracy prezentuje pogląd, zgodnie z którym pracodawca, który nie dotrzyma tego terminu, ma obowiązek przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeżeli tego nie zrobi, to w razie kontroli PIP może zostać ukarany mandatem, a w razie postępowania przed sądem – karą grzywny. Odmienny pogląd zaprezentował NSA w wyroku z 1 marca 2007 r., sygn. akt I OSK 814/06. Uznał bowiem, że za takie opóźnienie grozi grzywna, jednak pracodawca nie ma obowiązku naliczania odpisów na ZFŚS czy wypłaty świadczeń urlopowych.
Ze względu na rozbieżność prezentowanych stanowisk najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest poinformowanie pracowników o podjętej decyzji do końca stycznia. Dzięki takiemu postępowaniu uwolnią się Państwo od ewentualnych negatywnych skutków opóźnienia.
Przepisy nie określają konkretnego trybu rezygnacji z tworzenia funduszu (dotyczy to także rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego). Jedynym wymogiem jest przekazanie pracownikom odpowiedniej informacji. Zatem decyzję w sprawie nieutworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczenia urlopowego można ogłosić w sposób przyjęty w Państwa firmie, np.:
- przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
- za pośrednictwem poczty elektronicznej,
- przekazując informację na piśmie za potwierdzeniem otrzymania,
- na zebraniu pracowników,
- przez radiowęzeł, intranet.
Zalecane jest jednak przekazanie informacji w formie pisemnej, która będzie zawierała podpis pracownika potwierdzający zapoznanie się z nią.
Więcej na ten temat przeczytasz w płatnej części serwisu w artykule: Do kiedy małe firmy mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczeń urlopowych