Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie w uzasadnionych okolicznościach. Ma wówczas obowiązek zwrócić pracownikowi koszty, które ten poniósł w związku z przerwaniem urlopu. Przepisy nie wskazują jednak, jakie to są koszty; wskazują jedynie na koszty „pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu”. W tym zakresie istnieje pewna praktyka, przy czym każdą sprawę należy rozpatrywać indywidualnie.
Wezwanie z urlopu jest uzasadnione, jeśli wynika np. z awarii urządzenia potrzebnego do zapewnienia ciągłości produkcji, z podjęcia kontroli zewnętrznej (m.in. przez ZUS czy urząd skarbowy), jest spowodowane chorobą osoby zastępującej wypoczywającego pracownika albo z konieczności uczestniczenia w nieprzewidzianych wcześniej negocjacjach.
Odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę może przyjąć dowolną formę. Istotne jest to, aby pracownik mógł zapoznać się z treścią polecenia powrotu do pracy. Zatem pracodawca może wezwać pracownika do pracy wysyłając mu sms, dzwoniąc czy przesyłając e-mail lub faks w ten sposób, aby móc otrzymać potwierdzenie odbioru wysłanej wiadomości.
Przerwanie zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego powoduje negatywne skutki finansowe dla zakładu pracy, jeśli w związku z tym odwołaniem pracownik poniósł koszty. Zatrudniony ma wówczas prawo do otrzymania ich zwrotu w kwocie faktycznie poniesionej w związku z podporządkowaniem się poleceniu pracodawcy, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy).
WAŻNE
Pracownik może domagać się zwrotu tylko tych wydatków, które bezpośrednio związane są z przerwaniem wypoczynku.
Pracownik może liczyć na rekompensatę kosztów zakupu świadczeń i usług, których nie mógł wykorzystać w związku z odwołaniem go z urlopu, a które nie podlegają zwrotowi. Chodzi w szczególności o:
- dokonaną zapłatę za niewykorzystany pobyt w ośrodku wczasowym, w sanatorium, na kwaterze prywatnej, w hotelu itp.,
- wartość wykupionych posiłków, które wskutek przedwczesnego zakończenia wypoczynku nie zostaną skonsumowane,
- wartość zakupionych wycieczek fakultatywnych, z których pracownik nie skorzystał i za które nie zwrócono mu pieniędzy,
- koszty podróży powrotnej w okresie urlopu z miejsca wypoczynku do miejsca pracy.
Ponadto pracownik odwołany z urlopu ma prawo do rekompensaty kosztów ponownego dojazdu do miejscowości, w której wypoczywał, jeśli po odwołaniu z urlopu ma on jeszcze możliwość kontynuowania przerwanego wypoczynku. Prawo do zwrotu przysługuje mu w zależności od rodzaju środka transportu, w wysokości udokumentowanej np.: biletem kolejowym, lotniczym, fakturą za paliwo.
Rekompensata ww. kosztów może obejmować również bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli musiała ona przerwać swój wypoczynek i wrócić do domu.
Przed dokonaniem zwrotu pieniędzy wydanych na tę część urlopu, z którego pracownik nie mógł skorzystać na skutek wezwania przez pracodawcę, zatrudniony powinien przedłożyć dokumenty potwierdzające fakt poniesienia kosztów, np. rachunki, faktury, bilety, dowody wpłaty itd. W piśmiennictwie występuje pogląd, że w sytuacji, kiedy pracownik nie jest w stanie przedstawić takich dokumentów, możliwe jest skalkulowanie poniesionych przez niego kosztów na podstawie przepisów o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej.
Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów nie stanowi dla niego korzyści majątkowej, a jest jedynie pewną zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w interpretacji z 28 października 2004 r. (sygn. IS I/2415/196/04): (...) jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie odwołany z urlopu, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez pracodawcę, to tego rodzaju przychody pieniężne nie mogą być uznane za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika (...).
Z tego względu świadczenie to nie jest ani opodatkowane, ani oskładkowane (...).
Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: O zwrot jakich kosztów może ubiegać się pracownik odwołany z urlopu wypoczynkowego