Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 k.p.). Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; zwane dalej rozporządzeniem urlopowym. Zostało ono znowelizowane rozporządzeniem z 8 października 2009 r. Zmiany mają charakter doprecyzowujący i porządkujący. Uregulowano również, będącą źródłem wielu niejasności, kwestię współczynnika urlopowego dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Obliczanie ekwiwalentu
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi zmianami określonymi w rozporządzeniu.
Na początku należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu. I tak:
- stałe miesięczne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne, w zmiennej wysokości, wypłacone pracownikowi (przed nowelizacją rozporządzenia przepis ten stanowił o „uzyskanym” przez pracownika wynagrodzeniu) w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z okresu 3 miesięcy.
Zwolnienie na poszukiwanie pracy a ekwiwalent >>
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa wyżej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie. Otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Rozporządzenie nowelizujące rozporządzenie urlopowe rozszerzyło katalog świadczeń, których nie uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop.
W związku z tym przy obliczaniu ekwiwalentu nie bierze się pod uwagę:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
- należności przysługujących pracownikowi zgodnie z ustawą z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (DzU nr 125, poz. 1035) w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy.
Sumę miesięcznych wynagrodzeń należy podzielić przez współczynnik urlopowy służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, o którym mowa w § 19 rozporządzenia urlopowego. W 2010 r. współczynnik ten wynosi 21,08.
Otrzymaną kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu dzielimy przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (przed nowelizacją rozporządzenia kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu zawsze dzieliło się przez 8), co daje ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Następnie mnożymy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Otrzymana kwota jest kwotą ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.
Współczynnik urlopowy
Zmiany wprowadzone do rozporządzenia urlopowego rozwiały również istniejące wątpliwości dotyczące współczynnika urlopowego w przypadku pracowników zatrudnianych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Przepisy rozporządzenia potwierdziły dotychczasowe stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, że w przypadku takich osób wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.
Przykład
Pracownik B., z którym umowa o pracę rozwiąże się 31 marca 2010 r., jest osobą o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jego dobowy wymiar czasu pracy wynosi 7 godzin. W 2009 r. pracownik nie wykorzystał całego urlopu (pozostało 10 dni), a za 2010 r. przysługuje mu 9 dni (łącznie z urlopem dodatkowym, jaki przysługuje pracownikowi niepełnosprawnemu), co stanowi 133 godziny (19 x 7 godz.). Pracownik otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2700 zł i premię regulaminową w stałej wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego (540 zł). Składniki te uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu:
- 3240 zł (2700 zł + 540 zł) – podstawa ekwiwalentu za urlop,
- 3240 zł : 21,08 (współczynnik urlopowy) = 153,70 zł – ekwiwalent za 1 dzień urlopu,
- 153,70 zł : 7 godz. = 21,96 zł – ekwiwalent za 1 godzinę urlopu,
- 21,96 zł x 133 godz. = 2920,68 zł – kwota ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.
Na koniec należy dodać, że pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi ekwiwalent w ostatnim dniu zatrudnienia. Obowiązek ten nie powstanie w przypadku, gdy pracodawca umówi się z pracownikiem, że wykorzysta urlop w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Pracodawca nie będzie musiał wypłacać ekwiwalentu również wtedy, gdy udzieli pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop.
Podstawa prawna:
- art. 171 § 1 Kodeksu pracy,