Poniżej procedura zwolnienia pracownika krok po kroku.
Krok 1. Ustalenie, czy można zwolnić pracownika
Jeżeli upłynie 182 dni zasiłku chorobowego (łącznie z okresem pobierania wynagrodzenia chorobowego), nie zawsze można od razu w 183. dniu zwolnić pracownika. Trzeba poczekać i dowiedzieć się, czy nadal jest niezdolny do pracy, czy też odzyskał zdrowie.
W praktyce mogą wystąpić następujące przypadki:
• ZUS orzeknie, że pracownik jest niezdolny do pracy i powinien ubiegać się o rentę/zostanie przyznana mu renta - można zwolnić pracownika,
• ZUS orzeknie o przedłużeniu okresu zasiłkowego do 270 dni, jeżeli pracownik choruje na gruźlicę - nie można zwolnić pracownika,
• ZUS orzeknie, że pracownik rokuje odzyskanie zdrowia i przyzna świadczenie rehabilitacyjne na 12 miesięcy - można zwolnić pracownika dopiero po upływie pierwszych 3 miesięcy (90 dni) korzystania przez pracownika ze świadczenia rehabilitacyjnego,
• ZUS orzeknie, że pracownik rokuje odzyskanie zdrowia i przyzna świadczenie rehabilitacyjne na 3 miesiące - nie można od razu zwolnić pracownika, po powrocie ze świadczenia rehabilitacyjnego trzeba skierować go na badania kontrolne,
• ZUS orzeknie, że pracownik jest zdolny do pracy i nie przyzna ani renty, ani świadczenia rehabilitacyjnego - nie można od razu zwolnić pracownika. Ma on stawić się do pracy, ale nie należy go dopuścić do wykonywania obowiązków, tylko skierować na badania kontrolne,
• pracownik nie stara się ani o przedłużenie okresu zasiłkowego, ani o świadczenie rehabilitacyjne, ani o rentę, tylko po zakończeniu okresu zasiłkowego wraca do pracy - nie można go dopuścić do pracy, tylko trzeba skierować na badania kontrolne.
W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku (art. 229 § 2 k.p.). Nie można dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 k.p.). Jeżeli lekarz medycyny pracy z ośrodka zdrowia, z którym pracodawca ma podpisaną umowę, orzeknie, że pracownik nadal jest niezdolny do wykonywania pracy na określonym stanowisku - można zwolnić pracownika. Jeżeli jednak lekarz medycyny pracy wystawi zaświadczenie, że pracownik jest zdolny do dalszej pracy na zajmowanym stanowisku - nie można zwolnić go w trybie art. 53 k.p.
W trybie art. 53 k.p. nie można zwolnić m.in.:
• pracownicy w ciąży,
• pracownicy/pracownika w czasie urlopu macierzyńskiego,
• pracownika w czasie urlopu bezpłatnego,
• pracownika w czasie urlopu wychowawczego.
Krok 2. Konsultacja związkowa zwolnienia - jeśli pracownik nie odzyskał zdolności do pracy po upływie okresów ochronnych
Jeżeli u pracodawcy działa związek zawodowy, to trzeba zasięgnąć jego opinii w sprawie zwolnienia (jeśli pracownik jest członkiem związku lub związek zgodził się go reprezentować). Zakładowa organizacja związkowa ma maksymalnie 3 dni, żeby się wypowiedzieć (art. 52 § 3 k.p.).
Nawet jeżeli związek wyrazi negatywną opinię o zamiarze zwolnienia pracownika w trybie art. 53 k.p. - pracodawca nie jest tą opinią związany i tak może podjąć decyzję o zwolnieniu pracownika.
Pominięcie konsultacji związkowej w procedurze zwolnienia jest przesłanką do uznania zwolnienia za dokonane z naruszeniem przepisów prawa pracy. W takim przypadku pracownik może pozwać pracodawcę do sądu pracy i wystąpić o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy (art. 56 k.p.).
Krok 3. Przygotowanie pisma zawierającego oświadczenie woli pracodawcy o zwolnieniu pracownika
W piśmie zawierającym oświadczenie o zwolnieniu nie wpisuje się daty rozwiązania umowy o pracę. Bez względu na to, jaka data została wskazana w oświadczeniu, umowa rozwiąże się z chwilą dotarcia pisma do pracownika (wyrok SN z 6 października 1998 r., III ZP 31/98).
Krok 4. Doręczenie pisma pracownikowi
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę wysyła się listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
Zwrotka z poczty z informacją o odebraniu listu albo zwrotka, że list był dwukrotnie awizowany i nikt go nie odebrał, oznacza, że z tym dniem (tj. z dniem, kiedy ktoś odebrał list albo z upływem 7 dni od daty drugiego awizowania) oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę doszło do adresata (lub mogło dojść) i z tym dniem zatrudnienie ustaje. To będzie data rozwiązania umowy.
Dopiero gdy już wiadomo, kiedy nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę, można wypełnić i wysłać pracownikowi świadectwo pracy. W świadectwie pracy jako datę rozwiązania umowy o pracę wpisuje się datę odbioru listu przez pracownika.
Jeżeli pracownik nie odebrał pisma zawierającego oświadczenie o zwolnieniu - wtedy po drugim awizowaniu jest ono przechowywane na poczcie 7 dni, a następnie jest zwracane do nadawcy (pracodawcy).
W takim wypadku datą rozwiązania umowy będzie data wynikająca z daty drugiego awiza plus 7 dni i taką datę należy wpisać na świadectwie pracy pracownika.
O takim trybie postępowania przesądził wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2005 r. (I PK 37/05). W sporze, którego dotyczył wyrok, przesyłka pocztowa zawierająca oświadczenie pracodawcy o zwolnieniu była drugi raz awizowana 15 kwietnia, a Sąd Najwyższy orzekł, że 22 kwietnia był dniem, w którym powódka najpóźniej mogła się zapoznać z oświadczeniem woli pracodawcy o zwolnieniu i od tego dnia biegł termin na wniesienie odwołania do sądu pracy.
Krok 5. Wysłanie świadectwa pracy
Świadectwo pracy wysyła się również listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
Należy liczyć się z tym, że pracownik może zgłosić się do sądu pracy w celu udowodnienia, że nie miał możliwości zapoznania się z pismem. Będzie jednak musiał przedstawić na to dowody. Sąd pracy będzie władny rozstrzygnąć, czy faktycznie było tak, jak przedstawia to pracownik.
Podstawa prawna:
• art. 52 § 3, 53, 229 § 2 i 4 Kodeksu pracy,
• orzeczenia Sądu Najwyższego:
- z 5 października 2005 r., I PK 37/05 (OSNP 2006/17-18/263),
- z 6 października 1998 r., III ZP 31/98 (OSNP 1999/3/80).