Nieobecność w pracy – to sytuacja, w której pracownik jest nieobecny w pracy i jej nie świadczy w żaden inny sposób. Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową (za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego).
Od tego obowiązku należy odróżnić powinność dostarczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego. Zaświadczenie to pracownik musi dostarczyć pracodawcy nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania, jeżeli ZUS jest płatnikiem zasiłków. Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, obowiązany jest dostarczyć zaświadczenie lekarskie w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi, który przekazuje je niezwłocznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, podając datę dostarczenia tego zaświadczenia przez ubezpieczonego (liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia). Obliczając 7-dniowy termin, nie uwzględnia się dnia, w którym ubezpieczony otrzymał zaświadczenie lekarskie. Za datę otrzymania zaświadczenia lekarskiego przyjmuje się datę wystawienia zaświadczenia przez lekarza. Gdy ubezpieczony wykaże, że otrzymał zaświadczenie w terminie późniejszym niż data jego wystawienia, wówczas, obliczając ten termin, przyjmuje się datę późniejszą.
Niedopełnienie obowiązku dostarczenia zaświadczenia lekarskiego w terminie ustawowym powoduje obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego. Nie obniża się jednak wysokości wynagrodzenia za okres pierwszych 33 dni (lub pierwszych 14 dni w przypadku pracownika 50+) niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym.
W wypadku gdy niezdolność do pracy powstała po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego i jest orzekana więcej niż jednym zaświadczeniem lekarskim, wówczas termin 7 dni należy liczyć od daty wystawienia zaświadczenia lekarskiego, z którego będzie wynikało, że nieprzerwana zdolność do pracy trwa łącznie co najmniej 30 dni i daje prawo do zasiłku.
Obniżenia nie stosuje się, jeżeli niedostarczenie zaświadczenia w wymaganym terminie nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego.
Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są także:
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
- oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.