Za okres zwolnienia od pracy w celu wykonania doraźnej czynności wynikającej z funkcji związkowej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, pod warunkiem że czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy. Jeżeli pracodawca po otrzymaniu pisma związków zawodowych o konieczności zwolnienia pracownika w celu udziału w szkoleniu tak zaplanował rozkład jego czasu pracy, że w dniach szkolenia pracownik ma dni wolne, to można uznać działanie pracodawcy za obejście przepisów prawa.
Należy również zaznaczyć, że przepis art. 31 ust. 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.) nie stwarza dla pracodawcy podstawy do badania i oceny celowości zwolnień od pracy niezbędnych do wykonywania określonych czynności wynikających z pełnionej przez pracownika funkcji związkowej.
Ustawa o związkach zawodowych w art. 31 ust. 3 przyznaje pracownikowi prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w celu załatwienia doraźnej czynności związkowej, jeżeli jest to czynność:
- doraźna,
- wynikająca z jego funkcji związkowej,
- która nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy.
Czynnościami doraźnymi są czynności jednorazowe, niecierpiące zwłoki, natychmiastowe, dorywcze lub krótkotrwałe (czasowe). Doraźność może być również utożsamiana z osiągnięciem określonego celu. W przypadku funkcji związkowej jest to każda funkcja związkowa, a więc nie tylko wynikająca z członkostwa w organach związków zawodowych.
Czynność, która stanowi podstawę do zwolnienia od świadczenia pracy, nie może być wykonana w czasie wolnym i przykładowo można wymienić:
- udział w pracach komisji, zespołu problemowego lub negocjacjach zbiorowych,
- pełnienie funkcji: delegata na zjazd, pełnomocnika procesowego,
- wyznaczenie do pracy w: radzie zatrudnienia, wojewódzkiej komisji dialogu społecznego czy komisji trójstronnej.
O tym, czy czynność może być wykonana w czasie wolnym od pracy, decyduje czas i charakter konkretnej czynności.
Pracownika objętego równoważnym systemem czasu pracy obowiązuje także norma dobowa wynosząca 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Przepisy Kodeksu pracy przewidują w tym systemie czasu pracy możliwość wydłużenia w niektóre dni dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Ten przedłużony wymiar jest równoważony jego obniżeniem w inne dni lub dniami wolnymi od pracy. Pracownikom tym przysługują dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.
Pracodawca ustala w harmonogramie dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, które dni są wolne od pracy. Jeżeli okazałoby się już po sporządzeniu harmonogramu, że szkolenie przypada w dni wolne od pracy, wówczas nie ma obowiązku zmiany tego harmonogramu. Inaczej będzie w przypadku, gdy nastąpi to po otrzymaniu pisma od związku zawodowego, a przed opracowaniem harmonogramu. W takiej sytuacji pracodawca powinien zaplanować na dni szkolenia dni pracy i udzielić pracownikowi zwolnienia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.