Układ zawiera się dla wszystkich pracowników zatrudnionych przez pracodawców objętych jego postanowieniami, chyba że strony w układzie postanowią inaczej. I tak, układem mogą być objęte osoby świadczące pracę na podstawie umowy o pracę oraz na innej podstawie niż stosunek pracy, a także byli pracownicy – emeryci i renciści.
Artykuł 239 § 3 k.p. określa grupy pracownicze, dla których nie zawiera się układów. Zalicza się do nich:
- członków korpusu służby cywilnej,
- pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania,
- sędziów i prokuratorów,
- pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w:
– urzędach marszałkowskich,
– starostwach powiatowych,
– urzędach gminy,
– biurach związków jednostek samorządu terytorialnego,
– biurach jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
Ustawodawca określił także sposób i treść umieszczanych informacji w układach zbiorowych. Przede wszystkim układ wskazuje warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy pracowników chronionych tym układem. Określa również wzajemne zobowiązania stron układu, w tym także te dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień. Jest to akt, który może dotyczyć także innych spraw poza wyżej wymienionymi, jednak pod warunkiem że nie są uregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący.
Układ można zawrzeć na czas nieokreślony lub na czas określony, lecz zawsze w formie pisemnej (oświadczenie o rozwiązaniu układu musi również być w tej formie). Jednak przed upływem terminu obowiązywania układu zawartego na czas określony strony mogą przedłużyć jego obowiązywanie na czas określony lub uznać układ za zawarty na czas nieokreślony. Strony wspólnie wyjaśniają treść układu, a te wyjaśnienia wiążą także strony, które zawarły porozumienie jedynie o stosowaniu tego układu.
Zawarcie układu następuje w drodze rokowań. Każda ze stron jest zobowiązana prowadzić rokowania w dobrej wierze i z poszanowaniem słusznych interesów drugiej strony. Podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu jest obowiązany powiadomić o tym każdą organizację związkową reprezentującą pracowników, dla których ma być zawarty układ, w celu wspólnego prowadzenia rokowań przez wszystkie organizacje związkowe.
Układ rozwiązuje się:
- na podstawie zgodnego oświadczenia stron,
- z upływem okresu, na który został zawarty,
- z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron.
Okres wypowiedzenia układu wynosi 3 miesiące kalendarzowe, chyba że strony w układzie postanowią inaczej.