W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i niewykorzystania przez pracownika przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części - przysługuje mu ekwiwalent pieniężny, zgodnie z art. 171 § 1 k.p. Istotne jest, że pracownik ma prawo do ekwiwalentu bez względu na sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy. Nie ma więc znaczenia, czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych przez pracownika, czy nie. Podobnie bez znaczenie jest czy do rozwiązania doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika, czy też przez pracodawcę. Nie ma znaczenia także powód wygaśnięcia stosunku pracy (np. tymczasowe aresztowanie pracownika, czy śmierć pracodawcy). We wszystkich tych przypadkach pracownik może żądać zapłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Przykład
Marian S. podczas pracy pił alkohol, a następnie będąc pod jego wpływem spowodował wypadek i uszkodził służbowy samochód. Pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pomimo tego, że Marian S. miał niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 11 dni, pracodawca nie wypłacił mu ekwiwalentu, twierdząc, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia pozbawia go prawa do niego. Marian S. wniósł do sądu pracy pozew o zapłatę ekwiwalentu za urlop. Sąd zasądził wypłatę ekwiwalentu przez pracodawcę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje bowiem także wówczas, gdy umowa o pracę została rozwiązana bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Prawo do ekwiwalentu
Prawo do ekwiwalentu dotyczy każdego urlopu wypoczynkowego wynikającego z przepisów prawa, a nie tylko opartego na uregulowaniach kodeksu pracy. Już w uchwale z 27 lutego 1985 r., sygn. akt III PZP 6/85, Sąd Najwyższy wyjaśnił, że pracownikowi, który po rozwiązaniu stosunku pracy przedstawił pracodawcy orzeczenie o spełnieniu warunków uprawniających do zwiększonego o 10 dni urlopu wypoczynkowego, przewidzianego dla kombatantów, przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany w okresie pozostawania w stosunku pracy urlop w zwiększonym wymiarze.
Nie zawsze jednak należy pracownikowi wypłacać ekwiwalent pieniężny. Otóż pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Stanowi o tym art. 171 § 3 k.p. W kwestii, jak należy rozumieć bezpośrednie zawarcie nowej umowy o pracę między tymi samymi podmiotami, można spotkać się z poglądem, że oznacza to zawarcie umowy w tym samym roku kalendarzowym, w którym nastąpiło ustanie poprzedniego zatrudnienia.
Ponadto, zgodnie z art. 1721 k.p., ekwiwalent pieniężny nie będzie przysługiwał pracownikowi także wtedy, gdy pracodawca na podstawie odrębnych przepisów ma obowiązek objęcia pracownika ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu wypoczynkowego, przy czym jeżeli świadczenie to jest niższe od ekwiwalentu pieniężnego, pracownikowi przysługuje kwota stanowiąca różnicę między tymi należnościami.
Należy podkreślić, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika w naturze, zaś ekwiwalent przysługuje wyjątkowo w sytuacji, gdy pracownik nie może już skorzystać z urlopu. Nie jest więc możliwe, aby pracownik i pracodawca zawarli umowę, na mocy której pracownik w trakcie trwania stosunku pracy zamiast wykorzystać urlop w naturze, otrzymałby ekwiwalent pieniężny. Wypłata ekwiwalentu jest dopuszczalna jedynie w sytuacjach wskazanych w art. 171 k.p. Wypłata ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy nie jest dopuszczalna również wtedy, gdyby istniało niebezpieczeństwo przedawnienia roszczenia pracownika o zaległy urlop wypoczynkowy. Umowa taka nie zwalnia pracodawcy od obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu w naturze ani z odpowiedzialności za naruszenie przepisów kodeksu pracy o udzielaniu urlopów.
Wysokość ekwiwalentu
W celu ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego należy obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego danego pracownika stosując przepisy art. 1551-1553 k.p. Ekwiwalent ustala się odpowiednio do okresu niewykorzystanego urlopu, z zastosowaniem zasady proporcjonalności. Podkreślał to Sąd Najwyższy w uchwale z 20 sierpnia 1997 r., sygn. akt III ZP 26/97, w której stwierdził, że w przypadku rozwiązania stosunku pracy i niewykorzystania z tego powodu urlopu wypoczynkowego nabytego w pełnym wymiarze (art. 153 § 3 k.p.) pracownikowi przysługuje od dotychczasowego pracodawcy ekwiwalent pieniężny odpowiadający urlopowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku, w którym rozwiązano stosunek pracy.
Pracodawca powinien obliczyć ekwiwalent z zastosowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14 z późn.zm.). Zgodnie z § 14 tego rozporządzenia ekwiwalent oblicza się według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia. Tak więc obliczając ekwiwalent za urlop należy brać pod uwagę te same składniki wynagrodzenia, co przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Należy tu przede wszystkim uwzględniać składniki wynagrodzenia w stałej wysokości, przy czym składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15). Oznacza to, że pracodawca bierze tu pod uwagę tylko wysokość ostatniego wynagrodzenia pracownika.
Jeżeli w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, ale nieokreślone w stałej stawce miesięcznej, to przy obliczaniu ekwiwalentu należy uwzględnić wypłatę tych składników z ostatnich 3 miesięcy. Wskazuje na to § 16 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. W przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, to przy obliczaniu ekwiwalentu wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez niego w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
W razie gdy w skład wynagrodzenia wchodzą składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc np. premie kwartalne lub półroczne, składniki te, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. W tym przypadku przepisy § 11 i 16 ust. 2 rozporządzenia stosuje się odpowiednio.
Pracodawca powinien również obliczyć tzw. współczynnik urlopowy służący do ustalenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu (§ 19). Współczynnik ten w 2008 r. wynosi 21, a więc jest taki sam jak w zeszłym roku. Należy zaznaczyć, że współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. A zatem dla ustalania ekwiwalentu za poszczególne lata należy stosować różne współczynniki ustalone dla odpowiednich lat, za które przysługiwał niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Wynagrodzenie służące do ustalenia ekwiwalentu za urlop ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy opisanych w § 6 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Na tym tle warto wspomnieć o dwóch orzeczeniach Sądu Najwyższego. W wyroku z 22 września 2000 r., sygn. akt I PKN 33/00, sąd przyjął, że premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia. Natomiast w wyroku z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, Sąd Najwyższy stwierdził, że tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego.
Śmierć pracownika
Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie jego stosunku pracy, natomiast niewykorzystany przez niego urlop wypoczynkowy przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Prawo to jest prawem majątkowym wobec tego obejmuje je art. 631 § 2 k.p. Zgodnie z tym przepisem prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 1998 r. Nr 162, poz. 1118 z późn.zm.). W razie braku wymienionych osób prawa te wchodzą do spadku. Należy podkreślić, że zgodnie z tym przepisem wymienione w nim osoby uzyskują prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany przez zmarłego urlop niezależnie od tego, czy są jego spadkobiercami, czy nie. Oznacza to, że przepis ten przewiduje odmienny od zasad dziedziczenia porządek następstwa praw majątkowych wynikających ze stosunku pracy zmarłego pracownika. Według art. 631 § 2 k.p. w pierwszej kolejności prawo do tego ekwiwalentu uzyskują małżonek zmarłego oraz osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów wspomnianej ustawy, nawet jeśli nie byli oni spadkobiercami zmarłego. Natomiast w razie braku osób wymienionych art. 631 § 2 k.p. prawo do ekwiwalentu wchodzi do spadku po pracowniku i podlega ogólnym regułom dziedziczenia.
Przykład
Robert L. sporządził testament, w którym powołał do spadku jako jedynego spadkobiercę swojego ojca, wyłączając od dziedziczenia żonę i dziecko. Mimo to w razie śmierci Roberta L. jego żona i dziecko spełniające warunki wymagane do otrzymania renty rodzinnej będą uprawnieni do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Wyłączenie ogólnych reguł dziedziczenia ma na celu ułatwienie osobom najbliższym uzyskania kwot ekwiwalentu za niewykorzystany przez zmarłego urlop, bez potrzeby przeprowadzania skomplikowanego postępowania spadkowego. Podobnie wypowiadał się także Sąd Apelacyjny w Katowicach w postanowieniu z 11 grudnia 1996 r. (sygn. akt III APz 18/96) stwierdzając, że art. 631 § 2 k.p. dotyczy materii wejścia w konkretne prawa po zmarłym pracowniku, a regulacja ta określa istotnie uproszczone, bo z pominięciem prawa spadkowego, zasady realizacji świadczeń wynikających ze stosunku pracy, w którym pozostawał zmarły pracownik na rzecz jego najbliższej rodziny. Realizacja tych świadczeń będzie mogła następować na rzecz małżonka i innych członków rodziny, do utrzymania których zmarły pracownik przyczyniał się za życia, bez wymogu uprzedniego wydania przez sąd spadkowy postanowienia o stwierdzeniu praw do spadku oraz o podziale tego spadku.
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy przysługuje małżonkowi oraz członkom rodziny zmarłego pracownika, którzy spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej, zarówno wówczas, gdy prawo do tego ekwiwalentu nabył pracownik jeszcze przed śmiercią, jak i gdy prawo do tego ekwiwalentu powstało wyłącznie wskutek śmierci pracownika. Wskazane jest, aby dla większej pewności od osób domagających się wypłaty ekwiwalentu pieniężnego po zmarłym pracowniku, pracodawcy domagali się udokumentowania uprawnień do renty decyzją organu rentowego. Wymóg ten nie dotyczy małżonka zmarłego, gdyż jego prawo do ekwiwalentu po zmarłym nie jest powiązane z prawem do renty rodzinnej. Jednakże wobec zawartego w art. 631 § 2 k.p. zastrzeżenia, że małżonek nabywa prawo do ekwiwalentu po zmarłym w częściach równych z pozostałymi uprawnionymi, celowe byłoby także w stosunku do niego wstrzymać się z wypłatą przypadającej nań części ekwiwalentu, gdyż ilość osób uprawnionych do renty rodzinnej może być różna, co w konsekwencji powoduje, że różna może być także wysokość przypadającej na małżonka części ekwiwalentu.
Wypłata ekwiwalentu
Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W tym też dniu ekwiwalent powinien być wypłacony pracownikowi. Jeżeli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu w tym terminie, pracownik może dochodzić od niego zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie (art. 481 § 1 k.c.). Warto też dodać, że zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 czerwca 1980 r., sygn. akt I PR 43/80, w świetle przepisów art. 152, 171 i 172 k.p. ekwiwalent pieniężny należny pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy podlega ochronie w takim samym zakresie jak wynagrodzenie za pracę. Tak więc ekwiwalent za urlop wypoczynkowy podlega szczególnej ochronie prawnej, przewidzianej w art. 87 k.p. dla wynagrodzenia za pracę, co oznacza, że pracodawca nie może samowolnie dokonywać potrąceń własnych wierzytelności z należnego pracownikowi ekwiwalentu.
Wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w razie niewykorzystania przysługującego mu urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy nie przedłuża czasu trwania umowy o skonsumowany przez ekwiwalent okres urlopu.
Przedawnienie
Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przepis ten ma zastosowanie także w stosunku do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania umowy o pracę - zdarzenia uniemożliwiającego realizację prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze. W tym też dniu prawo do urlopu w naturze przekształca się w jego pieniężny ekwiwalent. Z dniem powstania prawa do ekwiwalentu rozpoczyna się bieg przedawnienia roszczenia o to świadczenie. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 29 marca 2001 r., sygn. akt 336/00.
Przykład
Lidia G. wypowiedziała umowę o pracę, która uległa rozwiązaniu 31 marca 2005 r. Pracodawca nie wypłacił jej ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a Lidia G. nie zdawała sobie sprawy z przysługującego jej prawa. Dopiero w maju 2008 r. dowiedziała się o prawie do ekwiwalentu i chciała uzyskać to świadczenie, jednak roszczenie uległo już przedawnieniu.
Słownik terminologiczny
Urlop wypoczynkowy - przysługująca pracownikowi coroczna, nieprzerwana i płatna przerwa w świadczeniu pracy. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Wymiar urlopu wynosi: 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, lub 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony wyżej. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia: zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata; średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat; średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat; średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata; szkoły policealnej - 6 lat; szkoły wyższej - 8 lat. Okresy nauki nie podlegają sumowaniu.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent ustala się stosując, z pewnymi zmianami, zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Marek Lotar
Podstawa prawna:
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14 z późn.zm.).