Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jednak niektóre przychody takiej podstawy nie stanowią.
Wynagrodzenie zasadnicze, jakie zostało wpisane do umowy o pracę, nie zawsze jest jedynym świadczeniem, jakie otrzymuje pracownik w związku z łączącym go z pracodawcą stosunkiem pracy.
W trakcie zatrudnienia pracownicy mogą otrzymywać m.in. świadczenia finansowane ze środków ZFŚS, nagrody, premie, ekwiwalent za używanie własnego sprzętu.
Świadczenia te z uwagi na swą różnorodność często budzą jednak problemy przy rozliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne.
Co do zasady, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
W szczególności podstawę wymiaru składek stanowią: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty (niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona), a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątkowych przychodów, określonych w rozporządzeniu z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Nagroda jubileuszowa
Niewątpliwie nagroda jubileuszowa jest przychodem pracownika ze stosunku pracy. Gratyfikacja ta znalazła się jednak wśród wyłączeń wskazanych w ww. rozporządzeniu.
Nie stanowią podstawy wymiaru składek nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Nie oznacza to jednak, że od każdej nagrody jubileuszowej wypłacanej częściej niż co 5 lat zawsze są pobierane składki na ubezpieczenia społeczne.
Podstawy wymiaru składek nie stanowią również nagrody jubileuszowe wypłacane w sytuacji, gdy:
• pracownik nabywa prawo do nagrody w okresie krótszym niż pięć lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na fakt, że w czasie pięcioletniego okresu oczekiwania na następną nagrodę, przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienia, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu prawa do nagrody,
• nagroda wypłacana jest w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, a rozwiązanie to następuje w związku z przejściem:
– na emeryturę,
– na rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową,
– na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy,
• nagroda przysługuje w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów) bez względu na częstotliwość faktycznej ich wypłaty,
• nagroda jubileuszowa wypłacana jest częściej niż co 5 lat z uwagi na to, że prawo do jej nabycia nastąpiło wskutek zmiany wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania tych nagród. Przy czym warunkiem jest, aby zarówno nowe, jak i stare przepisy przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat oraz pracodawca, zmieniając je, nie działał w celu ominięcia prawa przez częstą zmianę przepisów dotyczących nagród jubileuszowych w celu wypłaty kwot wolnych od składek.
Poza wskazanymi wyżej wyjątkami nagrody jubileuszowe wypłacane częściej niż co 5 lat zawsze będą stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Inne nagrody
Nagroda jako gratyfikacja za szczególne osiągnięcia w życiu zawodowym może mieć bardzo różny charakter. Co do zasady, nagroda jako przychód podlega oskładkowaniu.
Nie rodzą jednak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne:
• nagrody za wynalazczość oraz nagrody za prace badawcze i wdrożeniowe,
• nagrody ministra gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie,
• nagrody za wyniki sportowe, wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe oraz za wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej wypłacane ze środków budżetowych.
Od pozostałych nagród (np. trzynastki), które są przychodami ze stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany naliczać i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne.
Odprawy i odszkodowania
Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią również odszkodowania i odprawy wypłacone pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.
Do świadczeń takich zaliczamy m.in.:
• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
• odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy,
• odszkodowania z tytułu:
– nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia,
– skrócenia okresu wypowiedzenia,
– niewydania w terminie lub niewłaściwego wydania świadectwa pracy.
Podstawy wymiaru składek nie będzie stanowić również odszkodowanie wypłacone byłemu pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy na podstawie umowy o zakazie konkurencji.
Wyłączenie to obejmuje również odszkodowania za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku pracownika.
Świadczenia z ZFŚS
Od świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (np. od karnetów na basen) bez względu na ich wysokość i formę nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne.
Należy przy tym podkreślić, że od podatku dochodowego zwolniona jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych – wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.
Ekwiwalent za własny sprzęt
Pracodawca może pracownikowi wypłacić ekwiwalent pieniężny np. za używany przez niego do celów służbowych komputer.
Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie stanowi przychód w postaci ekwiwalentu pieniężnego za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.