Okres rozliczeniowy to czas, w którym pracodawca (poza pewnymi wyjątkami, gdy np. na wniosek pracownika można mu udzielić czasu wolnego za godziny nadliczbowe w kolejnym okresie rozliczeniowym) powinien rozliczyć się z pracownikiem w zakresie jego czasu pracy oraz z wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Długość okresu rozliczeniowego często wpływa na możliwość uniknięcia pracy w godzinach nadliczbowych, dlatego dopasowanie czasu jego trwania do potrzeb pracodawcy jest bardzo ważne.
Ustalenie okresu rozliczeniowego
Informacja dotycząca długości okresu rozliczeniowego powinna być precyzyjna. Nie można np. w regulaminie pracy używać zwrotu kodeksowego i wskazywać, że np.: „pracownicy zakładu są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”. Z takiej informacji bowiem pracownik nie dowie się, czy obowiązujący go okres rozliczeniowy to tydzień, miesiąc czy może 4 miesiące. Dlatego informacja dotycząca okresu rozliczeniowego, bez względu na to, w jakim dokumencie się znajduje, musi wskazywać na jego konkretną długość.
Ponadto należy wskazać początkowe i końcowe ramy okresu rozliczeniowego. Pracownik musi wiedzieć, czy 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, które go obowiązują, rozpoczynają się od stycznia, maja lub września czy np. ze względu na większą ilość pracy pod koniec roku, a mniejszą z jego początkiem, zostały ustalone w sposób następujący: grudzień – marzec, kwiecień – lipiec, sierpień – listopad itd. Błędne jest również przyjmowanie, że obowiązujący w zakładzie pracy np. 3-miesięczny okres rozliczeniowy rozpoczyna się odrębnie dla każdego pracownika w dniu jego zatrudnienia przez pracodawcę.
WAŻNE!
Okres rozliczeniowy powinien być ustalony tak, aby precyzyjnie zostały wskazane miesiące, które on obejmuje.
Długość okresu rozliczeniowego została przez ustawodawcę ograniczona. W zależności od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, maksymalna długość tego okresu jest określona obowiązującymi przepisami. W pewnych przypadkach okres ten może zostać wydłużony ze względu na okoliczności wskazane w Kodeksie pracy.
Okresy rozliczeniowe w poszczególnych systemach czasu pracy
| System czasu pracy | Podstawowy okres rozliczeniowy | Przedłużony okres rozliczeniowy po spełnieniu określonych warunków |
| Podstawowy (art. 129 k.p.) Przerywany (art. 139 k.p.) Zadaniowy (art. 140 k.p.) | do 4 miesięcy | ● do 6 miesięcy (w rolnictwie, hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób) ● do 12 miesięcy (w rolnictwie, hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy) |
| Równoważny z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin (art. 135 k.p.) | do 1 miesiąca | ● do 3 miesięcy (w szczególnie uzasadnionych przypadkach) ● do 4 miesięcy (przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych) |
| Równoważny z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin (art. 136 k.p.) Skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) Weekendowy (art. 144 k.p.) | do 1 miesiąca | brak możliwości |
| Równoważny z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin (art. 137 k.p.) | do 1 miesiąca | ● do 3 miesięcy (w szczególnie uzasadnionych przypadkach) ● do 4 miesięcy (przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych) |
| Praca w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.) | do 4 tygodni | brak możliwości |
Wydłużenie podstawowego okresu rozliczeniowego przewidzianego dla danego systemu czasu pracy wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej. W przypadku gdy u pracodawcy nie działa taka organizacja bądź nie wyraża ona zgody na takie przedłużenie, pracodawca może dokonać przedłużenia tych okresów po zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 Kodeksu pracy). Taka informacja powinna zatem zostać przesłana do właściwego terytorialnie, ze względu na położenie zakładu pracy, Okręgowego Inspektoratu Pracy lub jego oddziału.
Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Jakie są skutki wprowadzenia długiego okresu rozliczeniowego