Nie można dopuścić do pracy pracownika nieposiadającego aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań do pracy na dotychczasowym stanowisku. Czas oczekiwania na badania specjalistyczne powinien zostać uznany za nieobecność usprawiedliwioną. Natomiast kwestia wynagrodzenia za ten okres jest dyskusyjna, ale bezpieczniej dla pracodawcy będzie wypłacać pracownikowi wynagrodzenie.
Jeśli ważność dotychczasowych badań okresowych już się skończyła, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, dopóki nie dostarczy aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania dotychczasowej pracy (art. 229 § 4 k.p.). Lekarz medycyny pracy może skierować pracownika na dodatkowe badania specjalistyczne. W przedstawionej sytuacji czas oczekiwania na takie badania powinien być traktowany jak nieobecność usprawiedliwiona. Pracodawca wie bowiem, co się dzieje w tym czasie z pracownikiem i z jakiego powodu nie stawia się w pracy.
Brak możliwości wykonywania pracy przez pracownika z powodu przeprowadzania badań okresowych należy uznać za nieobecność usprawiedliwioną.
Natomiast w kwestii wypłaty wynagrodzenia za taką nieobecność w pracy wśród praktyków zdania są podzielone. Część specjalistów prawa pracy uważa, że nieobecność w pracy wynikająca z oczekiwania na badania specjalistyczne przeprowadzane w ramach badań okresowych powinna być płatna. Podkreślają oni, że Kodeks pracy wyraźnie przyznaje pracownikowi prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami profilaktycznymi (w tym również badaniami okresowymi). Wynika to z art. 229 § 6 k.p. Ich zdaniem przepis ten dotyczy również sytuacji, w której pracownik nie może uzyskać jakiegokolwiek orzeczenia od lekarza medycyny pracy (zarówno o braku przeciwwskazań, jak i o istnieniu przeciwwskazań do określonej pracy) ze względu na fakt, że badania profilaktyczne trwają określony czas. Kilkumiesięczna przerwa między poszczególnymi badaniami wynikająca z przyczyn niezależnych od pracownika nie powinna pozbawiać go prawa do wynagrodzenia za ten czas. W rzeczywistości bowiem pracownik nie może podjąć pracy w związku z przeprowadzaniem badań profilaktycznych, gdyż jeszcze nie zakończył tych badań z przyczyn od niego niezależnych.
Przeciwnicy takiego stanowiska argumentują jednak, że kilkumiesięczną przerwę między badaniami profilaktycznymi trudno uznać za przeprowadzanie badań profilaktycznych. Ich zdaniem żaden przepis prawa pracy nie gwarantuje pracownikowi takiego wynagrodzenia w okresie, w którym oczekuje on na badanie specjalistyczne i nie świadczy pracy. Taki okres nie jest bowiem urlopem wypoczynkowym, chorobą ani także przestojem w pracy. Wynagrodzenie może być pracownikowi wypłacone jedynie w sytuacji, gdy gwarantują mu je korzystniejsze wewnątrzzakładowe przepisy płacowe, np. regulamin wynagradzania.
Ostateczna decyzja w kwestii wypłaty wynagrodzenia pracownikowi, o którym mowa w pytaniu, należy do pracodawcy. Zanim jednak podejmie decyzję w tej sprawie, warto rozważyć jeszcze kilka innych możliwości. W okresie oczekiwania na badanie specjalistyczne można powierzyć pracownikowi inną pracę. Jest to jednak możliwe w sytuacji, gdy lekarz medycyny pracy orzeknie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na nowym stanowisku. W praktyce będzie to więc dotyczyło pracy wykonywanej w innych warunkach niż dotychczasowe (np. praca w innym miejscu pracy, przy innych urządzeniach czy praca innego rodzaju).
Można również podjąć decyzję o wykonaniu zleconych przez lekarza medycyny pracy badań specjalistycznych w innej placówce zdrowia (nawet w innej miejscowości). Możliwe, że w innym miejscu dostępność badań zleconych przez lekarza medycyny pracy będzie większa. Koszty takich badań specjalistycznych wykonywanych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej ponosi pracodawca. Pracodawca ponosi również koszty dojazdów pracownika na takie badania do innej miejscowości. Pracownikowi przysługują wówczas należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych (art. 229 § 3 k.p.).
Jeżeli pracownik musi dojechać na badania profilaktyczne do innej miejscowości, koszty tego dojazdu pokrywa pracodawca.
Zdaniem części ekspertów prawa pracy w czasie oczekiwania na profilaktyczne badania lekarskie pracownik może skorzystać z urlopu wypoczynkowego lub bezpłatnego. Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań lekarskich do wykonywania pracy jest niezbędne do dopuszczenia pracownika do pracy, nie jest zaś wymagane, gdy pracownik nie podejmuje pracy, lecz wykorzystuje przysługujący mu urlop wypoczynkowy.
Jeżeli jednak wykorzystają Państwo wszystkie przedstawione możliwości, a na badanie specjalistyczne nadal trzeba będzie czekać, należy podjąć decyzję w kwestii wypłaty wynagrodzenia pracownikowi za pozostały okres oczekiwania na badanie, w którym pracownik nie wykonuje innej pracy ani nie korzysta z urlopu wypoczynkowego. Mimo podzielonych opinii wśród praktyków wypłata wynagrodzenia jest dla pracownika korzystniejsza, a zatem dopuszczalna. Ponadto sytuacja, w której znalazł się pracownik, nie wystąpiła z jego winy.