Mogą Państwo zawrzeć z pracownikiem umowę użyczenia na potrzeby służbowe sprzętu należącego do zatrudnionego. Z tego tytułu po stronie pracownika nie powstanie przychód. Natomiast Państwo uzyskają podlegające opodatkowaniu przysporzenie z nieodpłatnego świadczenia.
Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, biorący może używać rzeczy w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu. Bez zgody używającego biorący nie może oddać rzeczy użyczonej osobie trzeciej do używania (art. 710–712 Kodeksu cywilnego).
Zatem pracodawca i pracownik mogą zawrzeć umowę, której przedmiotem będzie użyczenie przez podwładnego sprzętu stanowiącego jego własność na potrzeby zakładu pracy. Oddanymi w używanie mogą być zarówno nieruchomości, jak i rzeczy ruchome, np. samochód, narzędzia, specjalistyczny sprzęt czy komputer.
Kodeks cywilny nie stawia żadnych wymagań co do formy umowy użyczenia ani co do jej treści. Oznacza to, że strony mają dowolność w tym zakresie. Umowa użyczenia może być zatem zawarta w formie pisemnej, ustnej czy aktu notarialnego.
W przypadku zakończenia umowy użyczenia biorący rzecz do używania powinien zwrócić ją użyczającemu w stanie niepogorszonym. Nie ponosi on odpowiedzialności za zużycie rzeczy w następstwie prawidłowego używania. Taki sam obowiązek zwrotu rzeczy ciąży na osobie, której biorący do używania tę rzecz powierzył (art. 718 Kodeksu cywilnego). Jeżeli mimo sprawowania należytej pieczy nad rzeczą przez biorącego do używania zostanie ona skradziona lub uszkodzona, nie można od niego żądać odszkodowania.
Cechą charakterystyczną użyczenia jest nieodpłatność oraz bezinteresowność. Dlatego pracownik, decydując się na użyczenie, rezygnuje z ewentualnego ekwiwalentu pieniężnego od pracodawcy z tytułu wykorzystywania w pracy sprzętu będącego jego własnością. Użyczający ogranicza się tylko względem osoby, której rzecz użycza, co nie pozbawia go kontroli nad rzeczą i prawa do korzystania z tej rzeczy, czerpania z niej korzyści. Treść stosunku użyczenia sprowadza się do bezpłatnego przysporzenia przez użyczającego korzyści – w tym przypadku dla pracodawcy. Zatem do celów podatkowych (a tym samym i składkowych) użyczenie nie wywołuje po stronie pracownika jako użyczającego żadnych skutków. Pracownik nie otrzymał bowiem z użyczenia żadnego przysporzenia.
WAŻNE!
Nieodpłatne użyczenie pracodawcy przez pracownika sprzętu stanowiącego jego własność nie powoduje powstania przychodu po stronie zatrudnionego.
W innej sytuacji pod względem podatkowym jest podmiot biorący rzecz w używanie. Ze względu na to, że umowa użyczenia nie jest umową wzajemną, lecz jednostronnie zobowiązującą (zobowiązanym do spełnienia świadczenia, tj. wydania rzeczy, jest tylko użyczający), korzystający z rzeczy odnosi przysporzenie o konkretnym wymiarze finansowym. Pracodawca dzięki użyczeniu nie musi inwestować w zakup czy wynajem danego sprzętu, ale po stronie zatrudniającego powstaje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych lub od osób fizycznych.
Przychodem z działalności gospodarczej jest bowiem wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, z wyjątkiem świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn (art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof). Podmioty podlegające ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych również uzyskują przychód z tytułu otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie rzeczy lub praw, a także innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń (art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Nieodpłatnym świadczeniem jest każde zdarzenie prawne i gospodarcze w działalności osób prawnych/fizycznych, które wiąże się z nieodpłatnym przysporzeniem majątku tej osoby o konkretnym wymiarze finansowym. Wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof). W opisanym przypadku muszą Państwo oszacować wartość przychodu z nieodpłatnego świadczenia na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług najmu sprzętu komputerowego na terenie prowadzonej przez Państwa działalności.
Podstawa prawna:
- art. 710–719 Kodeksu cywilnego,
- art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 14 ust. 2 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- art. 12 ust. 1 pkt 2, ust. 6 pkt 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.).