Podstawą służącą do ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest średnie miesięczne wynagrodzenie pochodzące z okresu poprzedzającego miesiąc rozwiązania umowy o pracę.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się, przyjmując do jego podstawy co do zasady wszystkie składniki wynagrodzenia. Katalog wyjątków od tej reguły jest jednak szeroki.
Do podstawy nie wlicza się:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Średnie miesięczne wynagrodzenie
Ustając wysokość ekwiwalentu urlopowego, w pierwszej kolejności należy obliczyć średnie miesięczne wynagrodzenie.
Obliczając jego wysokość, należy uwzględnić:
1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, miesięczną premię regulaminową wypłacaną w stałej wysokości) – w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym rozwiązywana jest jego umowa o pracę,
2) składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. wynagrodzenie zasadnicze określone stawką godzinową, premię miesięczną w zmiennej wysokości) – w średniej miesięcznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę,
3) składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premię kwartalną), wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy.
Ustalając średnie miesięczne wynagrodzenie pochodzące ze składników, o których mowa w pkt 2 i 3, należy pominąć miesiące, w których pracownik nie otrzymał tych składników i uwzględnić wynagrodzenie z najbliższych miesięcy, za które takie wynagrodzenie przysługiwało.
Przykład
Stosunek pracy pracownika uległ rozwiązaniu 31 października 2011 r. Pracownik otrzymywał wynagrodzenie w wysokości 3000 zł oraz miesięczną premię regulaminową wypłacaną w wysokości 3% od wypracowanego utargu.
Średnią miesięczną wysokość premii uwzględnianą w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracodawca powinien ustalić, przyjmując jej wysokość wypłaconą w lipcu, sierpniu i we wrześniu. W sierpniu pracownik nie otrzymał premii, gdyż cały miesiąc korzystał z urlopu wypoczynkowego. Dlatego średnią miesięczną wysokość tej premii pracodawca ustalił, sumując premie wypłacone w czerwcu, lipcu i we wrześniu.
W przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy (dotyczy składników, o których mowa w pkt 2) lub 12 miesięcy (dotyczy składników, o których mowa w pkt 3), ustalając średnie miesięczne wynagrodzenie z tego okresu, należy ww. składki wynagrodzenia wypłacone za ten okres podzielić przez liczbę dni pracy, za które one przysługiwały. Następnie otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jest to tzw. dopełnienie wynagrodzenia i należy go dokonywać w odniesieniu do całego okresu przyjmowanego do ustalenia średniego miesięcznego wynagrodzenia.
Przykład
Stosunek pracy pracownika uległ rozwiązaniu 30 października 2011 r. Pracownik w okresie zatrudnienia był wynagradzany stawką 3000 zł oraz miesięczną premią regulaminową w zmiennej wysokości, pomniejszaną za okresy niewykonywania pracy. Przez 3 miesiące poprzedzające miesiąc rozwiązania umowy o pracę pracownik otrzymał premię w następujących wysokościach: w lipcu – 1000 zł, w sierpniu – 450 zł, we wrześniu – 900 zł.
W dniach od 1 do 12 sierpnia, pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego (pracownik zgodnie z rozkładem czasu pracy wykonywał swoje obowiązki od poniedziałku do piątku w wymiarze 8 godzin).
Aby ustalić wysokość średniej miesięcznej premii, należy ją uzupełnić za okres urlopu. Obliczenia w tym przypadku będą przebiegały następująco:
1000 zł + 450 zł + 900 zł = 2350 zł (premia wypłacona w okresie od lipca do września),
21 dni + 12 dni + 22 dni = 55 dni (dni przepracowane w okresie od lipca do września),
21 dni + 22 dni + 22 dni = 65 dni (dni, które pracownik powinien przepracować w okresie od lipca do września),
(2350 zł : 55 dni) x 65 dni = 2777, 27 zł (wysokość premii po dopełnieniu),
2777, 27 zł : 3 miesiące = 925, 76 zł – średnia miesięczna wysokość premii, którą należy przyjąć do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Nie zawsze dopełniamy
W przypadku gdy składnik wynagrodzenia nie jest pomniejszany za czas nieobecności, pracodawca, dokonując ustalenia podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nie musi dokonywać dopełnienia wynagrodzenia.
Przykład
Stosunek pracy pracownika uległ rozwiązaniu 30 października 2011 r. Pracownik w okresie zatrudnienia był wynagradzany stawką 3000 zł oraz miesięczną premią regulaminową w zmiennej wysokości, która zgodnie z regulaminem nie jest pomniejszana za okres urlopu wypoczynkowego. Przez 3 miesiące poprzedzające miesiąc rozwiązania umowy o pracę pracownik otrzymał premię w następujących wysokościach: w lipcu – 1000 zł, w sierpniu – 800 zł, we wrześniu – 900 zł.
Od 1 do 12 sierpnia pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego (zgodnie z rozkładem czasu pracy wykonywał swoje obowiązki od poniedziałku do piątku w wymiarze 8 godzin). Skoro premia ta nie jest pomniejszana za okres urlopu wypoczynkowego, jej średnią miesięczną wysokość ustala się w następujący sposób:
1000 zł + 800 zł + 900 zł = 2700 zł (premia wypłacona w okresie od lipca do września),
2700 zł : 3 miesiące = 900 zł.
Podstawa prawna:
- § 6, 14–17 rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).