Wydłużenie okresu rozliczeniowego a problem nadgodzin
Pytanie: “Pani Moniko, jestem kadrową w start-upie z branży IT. Produkujemy oprogramowanie dla firm z sektora finansowego. Zatrudniamy głównie programistów, testerów oprogramowania oraz księgowych. Ze względu na specyfikę naszej branży występuje u nas duża sezonowość i w okresie grudzień-luty mamy ogromne nadgodziny! Czy sądzi Pani, że istnieją zgodne z prawem rozwiązania, które moglibyśmy wdrożyć, aby zmniejszyć ilość nadgodzin, jednocześnie umożliwiając pracownikom nadrobienie zaległości w życiu prywatnym? Work-life balance, dla naszego Zespołu, to nie są tylko puste słowa, ale standard funkcjonowania. Dodam, że nie działają u nas żadne organizacje związkowe, nie mamy też układu zbiorowego pracy.”
Od pewnego czasu obserwuję duży wzrost zainteresowania pracodawców tematyką zarządzania czasem pracy – w tym optymalizacją i raportowaniem czasu pracy. Przesłankę do przyjrzenia się temu obszarowi stanowi nie tylko konieczność obniżenia kosztów pracy, ale coraz częściej, większa świadomość pracowników co do kosztów zdrowotnych pracy w zwiększonym wymiarze i ich dbałość o zachowanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym.
Odpowiedzią na potrzeby opisanej wyżej organizacji może być wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Aby wyjaśnić to rozwiązanie musimy sięgnąć do Kodeksu pracy, a dokładnie do art. 129 § 2:
W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
Jak wnioskujemy z powyższego, niezależnie od stosowanego w organizacji systemu czasu pracy, przy spełnieniu podanych warunków, możliwe jest wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, jeśli oczywiście zachodzą ku temu uzasadnione przesłanki.
Okres rozliczeniowy - wydłużenie do 12 miesięcy
Podczas rozmów o tym, czy dana organizacja może wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, często pojawia się pytanie – czy występująca u nas sezonowość jest wystarczającym powodem do zastosowania tego rozwiązania? Przypadki, z którymi spotkałam się w praktyce, wskazują na to, że tak! Pracodawcy powinni odpowiedzieć sobie na zasadnicze pytanie – czy mam wpływ na charakter działalności mojej organizacji? Czy specyfika branży, szczególnych potrzeb klientów, pozwala na rozłożenie natężenia pracą w inny sposób? Przyczyny natury technicznej czy też obiektywnej powinny być mocno związane ze specyfiką działalności przedsiębiorstwa, zaś strony stosunku pracy nie mogą mieć na nie wpływu.
Jak wydłużyć okres rozliczeniowy?
Wydłużenie okresu rozliczeniowego zasadniczo wprowadzić można w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli w firmie takie instytucje nie występują, należy sięgnąć po porozumienie zawarte z wyłonionymi przedstawicielami pracowników. W takim przypadku jednak, procedura nakłada na pracodawcę obowiązek przesłania kopii zawartego porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (zob. art. 150 § 4 Kodeksu pracy).
Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 wymiar i rozkłady czasu pracy § 2 oraz rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 ruchomy czas pracy, ustala się:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 Kodeksu pracy).
W treści porozumienia należy wskazać strony, które to porozumienie zawierają, czyli pracodawcę oraz imiennie, przedstawicieli pracowników, długość nowego okresu rozliczeniowego oraz miesiąc, od którego rozpocznie się wydłużony OR.
Wydłużony okres rozliczeniowy - wypłata nadgodzin
Pracodawcy bardzo często mylnie odbierają wydłużenie okresu rozliczeniowego, sądząc, że wszystkie powstałe nadgodziny rozliczone zostaną dopiero po jego zakończeniu. Czuję się w obowiązku wspomnieć tutaj, że po zakończeniu wydłużonego OR rekompensacie podlegają jedynie nadgodziny powstałe z przekroczeń średniotygodniowych, czyli powstałych po przekroczeniu przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy wynoszącej średnio 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (porównanie godzin faktycznie przepracowanych z godzinami obowiązującymi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym możliwe jest dopiero po zakończeniu OR).
Przekroczenia normy dobowej, występujące po przepracowaniu 8 godzin na dobę lub przedłużeniu wymiaru dobowego, dokonuje się na zakończenie każdego miesiąca, rekompensując udzieleniem czasu wolnego (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy) lub wypłatą stosownych dodatków za pracę w nadgodzinach.