Zmieniając wynagrodzenie pracownika, należy pamiętać, że istnieje obowiązek zatwierdzenia wszelkiego rodzaju zmian przez obie strony stosunku pracy. Dotyczy to nie tylko zmniejszenia wysokości wynagrodzenia, ale również jego podwyższenia. Sąd Najwyższy (SN) orzekł, że zmiana warunków wynagrodzenia na korzyść pracownika, polegająca na przyznaniu mu wyższego wynagrodzenia, wymaga dla swej skuteczności jego wyraźnej lub dorozumianej zgody (wyrok z 21 października 2003 r., sygn. akt I PK 512/02, OSNP 2004/22/380). Ponadto zmiana wysokości wynagrodzenia ustalonego w umowie o pracę wymaga złożenia zgodnego oświadczenia woli stron stosunku pracy (art. 11 k.p.), do którego może dojść w trybie ofertowym lub negocjacyjnym (art. 70 § 1 lub art. 72 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.; wyrok z 28 lutego 2006 r., sygn. akt II PK 186/05, OSNP 2007/1-2/8).
Pisemne potwierdzenie
Wszelkiego rodzaju zmiany uposażenia wymagają odpowiedniego pisemnego ich potwierdzenia. W takich przypadkach należy sporządzić bądź wypowiedzenie zmieniające warunki wynagrodzenia, bądź zawrzeć z pracownikiem porozumienie stron zmieniające umowę o pracę w zakresie wynagrodzenia. Pracodawcy często jednak przy zmianie wysokości wynagrodzenia wręczają pracownikom zamiast wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia aneksy do umów o pracę, w których pracownicy są informowani o zmianie ich zarobków.
Trzeba też pamiętać, że pracodawca ma obowiązek wypowiedzieć warunki wynagrodzenia lub zawrzeć z pracownikiem porozumienie stron, nawet gdy przyznano mu wyższe wynagrodzenie. Nie zawsze podwyższenie wynagrodzenia będzie bowiem dla pracownika sytuacją korzystną (przykład 1).
Pracodawca powinien mieć tego świadomość. W takich przypadkach zaleca się, aby pracodawca nie wręczał pracownikowi aneksu do umowy o pracę, tylko albo zawarł z pracownikiem porozumienie stron zmieniające wysokość wynagrodzenia lub dokonał wypowiedzenia warunków wynagrodzenia – tak, aby pracownik mógł ewentualnie odmówić przyjęcia oferowanych warunków.
Zmiana z datą wsteczną
Zmiana wynagrodzenia nie musi być dokonana tylko od bieżącego miesiąca. W przepisach dotyczących wynagradzania pracowników nie ma mowy o tym, aby nie można było dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia z datą wsteczną (przykład 2).
Podatek dochodowy
Podwyższenie wynagrodzenia dla pracownika zwłaszcza pod koniec roku może się przyczynić do tego, że przychód pracownika przekroczy pierwszy próg skali podatkowej. W konsekwencji jego dochód będzie opodatkowany wyższą stawką podatku dochodowego od osób fizycznych, co oznacza konieczność odprowadzenia wyższej zaliczki (przykład 3).
Pracownik, który otrzyma podwyżkę na tyle dużą, że spowoduje to wkroczenie w drugi próg podatkowy, może się ubiegać o utrzymanie stawki podatku na wcześniejszym niższym poziomie. Taką możliwość ma pracownik, który zamierza łącznie z małżonkiem opodatkować swoje dochody za dany rok podatkowy. Może on złożyć pracodawcy oświadczenie, w którym go poinformuje, że jego dochody będą opodatkowane łącznie z dochodami małżonka i w związku z tym prosi pracodawcę o naliczanie podatku według stawki obowiązującej dla pierwszego progu podatkowego, tj. 18%. Wówczas, mimo przekroczenia pierwszego progu podatkowego, pracodawca będzie naliczał pracownikowi zaliczki na podatek w wysokości 18%. Jeśli pracodawca ustalił wypłatę wynagrodzenia do 10. dnia następnego miesiąca, to dokonując pod koniec roku podwyższenia wynagrodzenia dla pracownika, którego wynagrodzenie jest bliskie przekroczenia pierwszego progu podatkowego, nie zawsze będzie to skutkowało naliczeniem wyższego podatku (przykład 4).
Składki na ubezpieczenia i FEP
Wysokie wynagrodzenie pracownika w ciągu roku może wpłynąć na wysokość składek odprowadzanych do ZUS. Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (od 1 stycznia 2010 r. również składek na Fundusz Emerytur Pomostowych) w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach. Limit rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2010 r. wynosi 94 380 zł (MP z 2009 r. nr 80, poz. 997). Do momentu osiągnięcia górnej granicy limitu składek płatnicy powinni naliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Po osiągnięciu tego limitu, aż do końca roku kalendarzowego, składki nie powinny być naliczane. Limit dotyczy wynagrodzenia wypłaconego w danym roku kalendarzowym, a nie wynagrodzenia za dany rok kalendarzowy (przykład 5). Ustalając roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, uwzględnia się wynagrodzenie uzyskane przez pracownika w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Nie ma znaczenia, jakiego okresu wynagrodzenie dotyczy.
Zaprzestanie naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest możliwe na wniosek ubezpieczonego, płatnika lub ZUS. Jeśli pracodawca ustali z dokumentacji płacowej, że nastąpiło przekroczenie limitu, zaprzestaje naliczania składek od nadwyżki ponad limit. Jeśli pracownik uzyskuje dochody również z innego źródła i wie, że w związku z uzyskanym wynagrodzeniem nastąpi przekroczenie limitu ograniczającego naliczanie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, ma obowiązek poinformowania płatników składek o konieczności zaprzestania naliczania składek. Pracownik powinien w takim przypadku złożyć oświadczenie, na podstawie którego pracodawca zaprzestanie naliczania składek. W praktyce bywa to czasem kłopotliwe, bowiem nie zawsze pracownik informuje pracodawcę o tym fakcie w odpowiednim momencie i może się okazać, że zaprzestanie opłacania składek zostało dokonane za późno lub za wcześnie. Jeśli jednak ubezpieczony w oświadczeniu poda dane niezgodne ze stanem faktycznym, odpowiedzialność za to ponosi sam ubezpieczony i w przypadku wystąpienia niedopłaty, będzie zobowiązany do spłaty całości zadłużenia. Dla pracodawcy pojawi się jednak obowiązek korygowania dokumentów i naliczenia wynagrodzenia. Informację o przekroczeniu limitu może również przekazać Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Bez dyskryminacji
Pracodawca przy zmianie wynagrodzenia, zarówno na wyższe, jak i dokonując jego zmniejszenia, powinien tego dokonać tak, aby nie dyskryminować pozostałych pracowników.
Podwyższenie wynagrodzenia nie powinno być zaproponowane tylko jednemu pracownikowi, jeżeli pozostali wykonują pracę na takim samym stanowisku i posiadają takie same kwalifikacje i umiejętności. To samo dotyczy zmniejszania wynagrodzenia – nie należy dokonywać obniżenia wynagrodzenia tylko jednemu pracownikowi, skoro pozostali pracownicy wykonują to samo i nie ma żadnych przesłanek, aby wynagrodzenia pracownika zostało obniżone.
PRZYKŁAD 1: Utrata renty na dziecko
Pracodawca wręczył pracownicy aneks do umowy o pracę, w którym zawarł informację, że od 1 grudnia 2010 r. przyznaje pracownicy wyższe wynagrodzenie. Pracodawcy wydawało się, że zwiększenie wysokości wynagrodzenia będzie dla pracownicy korzystne. Okazało się jednak, że wcale z tego faktu nie była zadowolona. Pracownica pobierała rentę na dziecko, a przyznanie podwyżki będzie oznaczało, że w związku z wysokim wynagrodzeniem wypłata renty zostanie wstrzymana. Gdyby pracodawca zaproponował porozumienie stron w tej sprawie, kobieta mogłaby rozważyć, czy zmianę zaakceptować, czy nie.
PRZYKŁAD 2: Styczniowa decyzja o podwyżce od listopada
Pracodawca 3 stycznia 2011 r. uznał, że chce pracownikom podwyższyć wynagrodzenia od 1 grudnia 2010 r. Pracownicy wyrazili zgodę na podwyżkę i pracodawca zawarł z nimi porozumienia stron zmieniające umowy o pracę w zakresie wysokości wynagrodzenia. Taka sytuacja jest jak najbardziej dopuszczalna. Pracodawca może dokonać zmiany wynagrodzenia z datą wsteczną.
PRZYKŁAD 3: Przekroczenie progu podatkowego
Pracownik do końca października 2010 r. uzyskał dochód w wysokości 80 345,34 zł. Od 1 listopada 2010 r. pracodawca przyznał pracownikowi podwyżkę wynagrodzenia. Gdyby pracownik jej nie otrzymał, dochód nie przekroczyłby wysokości pierwszego progu podatkowego (wynoszącego 85 528 zł) i jego wynagrodzenie byłoby opodatkowane 18% stawką podatku. Jednak zmiana wysokości wynagrodzenia spowodowała w listopadzie 2010 r. przekroczenie pierwszego progu podatkowego i wynagrodzenie pracownika należało opodatkować 32% stawką.
PRZYKŁAD 4: Wypłaty każdego 5. dnia miesiąca
W zakładzie pracy pracodawca ustalił termin wypłaty wynagrodzenia na 5. dzień następnego miesiąca. Pracownik do 5 grudnia 2010 r. uzyskał dochód w wysokości 84 679 zł, czyli mieszczący się w pierwszym przedziale skali podatkowej. Z 1 grudnia 2010 r. pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie stron zmieniające umowę o pracę w zakresie wysokości wynagrodzenia, podnosząc mu wynagrodzenie zasadnicze do 15 tys. zł brutto. Ponieważ wypłata za grudzień 2010 r. zostanie wypłacona 5 stycznia 2011 r., podwyżka nie spowoduje naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych według wyższej stawki z drugiego progu podatkowego, tj. 32%. W 2010 r. nie będzie już bowiem wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie za grudzień 2010 r. wypłacone w styczniu 2011 r. będzie stanowiło przychód uzyskany w 2011 r. i na razie zaliczka na podatek będzie obliczana według stawki z pierwszego przedziału skali podatkowej.
PRZYKŁAD 5: Opłacanie składek przez cały rok
Pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikom 8. dnia następnego miesiąca. Do 8 grudnia 2010 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie podlegające naliczeniu składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w wysokości 90 345,67 zł. Od 1 grudnia 2010 r. pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie zmieniające wysokość wynagrodzenia na 8 tys. zł brutto. Ponieważ wypłata wynagrodzenia za grudzień 2010 r. zostanie pracownikowi wypłacona 8 stycznia 2011 r., płatnik składek nie może zaprzestać naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, bowiem w 2010 r. nie zostanie pracownikowi wypłacone żadne wynagrodzenie. Fakt, iż łączne wynagrodzenie, które pracownik otrzyma za 2010 r., przekroczy limit ograniczający podstawę naliczenia składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest wyższe od kwoty 94 380 zł (w przykładzie będzie to 98 345,67 zł), nie spowoduje zaprzestania opłacania składek, bowiem w tym przypadku liczy się data wypłacania wynagrodzenia, a nie okres, jakiego dotyczy.
Podstawa prawna
- Art. 183c, 42 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
- Art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.