Nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – zwane dalej nowym rozporządzeniem – zacznie obowiązywać 1 marca 2013 r. Do tej pory przy rozliczaniu podróży służbowych obowiązują dotychczasowe rozporządzenia. Nowe rozporządzenie określa należności przysługujące pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę.
Dotychczasowe zasady
Obecnie problematykę należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników sfery budżetowej regulują dwa rozporządzenia wydane przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej na podstawie art. 775 § 2 k.p.
Od 1 stycznia 2003 r. w tym zakresie obowiązują rozporządzenia:
- z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990, ost. zm. DzU z 2006 r. nr 227, poz. 1661) oraz
- z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991, ost. zm. DzU z 2005 r. nr 186, poz. 1555).
Oba ww. rozporządzenia utracą moc obowiązującą 28 lutego 2013 r.
Uregulowania zawarte w powyższych rozporządzeniach dotyczą zwrotu należności za podróże służbowe nie tylko pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale i pracowników zatrudnionych u innych pracodawców, żołnierzy i funkcjonariuszy oraz zwrotu kosztów podróży osób niebędących pracownikami.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami (art. 775 § 3–4 k.p.). Jednak obowiązujące u danego pracodawcy zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzeń (art. 775 § 5 k.p.) – zasady te nie ulegną zmianie po wejściu w życie nowego rozporządzenia.
Najważniejsze różnice
Nowe rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zastępuje dwa obecnie obowiązujące rozporządzenia – rozporządzenie określające sposób rozliczania krajowej podróży służbowej i rozporządzenie o zagranicznych podróżach służbowych.
Krajowe podróże służbowe
W zakresie podróży krajowych zmiany dotyczą:
- podwyższono stawkę diety o 7 zł, tj. z 23 do 30 zł (§ 7 ust. 1 nowego rozporządzenia),
- określono sposób zmniejszenia należnej diety, w przypadku gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
– śniadanie – 25% diety,
– obiad – 50% diety,
– kolacja – 25% diety (§ 7 ust. 4 nowego rozporządzenia).
Obecne przepisy dotyczące obliczania diety należnej pracownikowi przewidują, że dieta nie przysługuje, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, a tym samym brak jest podstaw do zmniejszenia przez pracodawcę kwoty diety, w przypadku gdy podczas krajowej podróży służbowej miał on zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie, tj. jeden lub dwa posiłki.
- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety (do 600 zł). Limitowanie kosztów noclegów przewidują przepisy mające zastosowanie do zwrotu kosztów noclegu przy podróżach służbowych, np. żołnierzy i funkcjonariuszy: Służby Więziennej, Służby Wywiadu Wojskowego, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Jednak umożliwiono pracodawcy – w uzasadnionych przypadkach – wyrażenie zgody na zwrot udokumentowanych kosztów noclegu w wysokości przekraczającej wspomniany wyżej limit (§ 8 nowego rozporządzenia).
Zagraniczne podróże służbowe
W zakresie podróży zagranicznych zmiany dotyczą:
- wysokości diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw, jak i rodzaju waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach (nowe wysokości diet limitów noclegowych zostały określone w załączniku do nowego rozporządzenia);
- możliwości ustalania więcej niż jednego państwa docelowego podróży. Pracodawca będzie mógł ustalić więcej niż jedno państwo docelowe zagranicznej podróży służbowej (§ 13 ust. 2 nowego rozporządzenia). Rozwiązanie to wyeliminuje zgłaszane dotychczas wątpliwości, czy w przypadku gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwu lub więcej państwach (rozumianych jako państwa docelowe), pracodawca może ustalić wysokość diet, przewidzianych w załączniku, odpowiednią dla każdego z tych państw, a nie tylko jedną stawkę diety. Rozwiązanie to będzie miało zastosowanie do podróży zagranicznej, np. na trasie Warszawa–Berlin– Bruksela–Paryż, w sytuacji gdy w każdym z tych miast poza granicami RP pracownik odbywa służbowe spotkania. W takim przypadku pracodawca może ustalić należność z tytułu diet w sposób następujący: według diety przewidzianej dla Francji jako państwa docelowego (50 EUR) lub dodatkowo według diet przewidzianych dla Niemiec (49 EUR) i Belgii (48 EUR) bądź jednego z tych państw (Niemiec lub Belgii). Powyższa zasada nie będzie dotyczyła ustalania diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem;
- zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. Zwrot kosztów leczenia będzie następował ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt. 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027, ost. zm. DzU z 2012 r. poz. 1548 (§ 19 nowego rozporządzenia);
- zasad wypłacania zaliczki na poczet niezbędnych kosztów podróży zagranicznej (§ 20 nowego rozporządzenia).