Wysłaliśmy dwóch kierowców samochodem ciężarowym z towarem do Francji.
Ich miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę jest województwo
mazowieckie. Czy należy im wypłacić ryczałt za noclegi w odbywanej
podróży, jeżeli samochód jest wyposażony w leżankę, na której na zmianę
spali?
RADA
Jeżeli zapewniają Państwo pracownikom bezpłatny nocleg w kabinie samochodowej przystosowanej do spania, to nie trzeba wypłacać ryczałtu za noclegi.
UZASADNIENIE
Pracownik, którego miejsce pracy jest określone w Polsce, a który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza granicami Polski w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, jest w podróży służbowej poza granicami kraju. Z tytułu odbywania takiej podróży pracownikowi przysługują takie świadczenia, jak: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, zwrot kosztów noclegów.
Jeżeli chodzi o zwrot kosztów noclegów w zagranicznej podróży służbowej, to przepisy przewidują dwie możliwości jego dokonania:
• rekompensata na podstawie przedłożonego rachunku hotelowego w granicach limitu określonego dla danego kraju (za zgodą pracodawcy można dokonać zwrotu kosztów noclegu potwierdzonego rachunkiem także powyżej limitu),
• jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 25% limitu określonego na noclegi w hotelu dla danego kraju.
Kwota limitu na nocleg dla podróży do Francji obecnie wynosi 120 euro. Ryczałt za nocleg dla tego państwa wynosi więc: 120 euro x 25% = 30 euro.
Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.
W kwestii podróży zagranicznych odbywanych przez kierowców samochodów ciężarowych, zarówno w literaturze prawniczej (np. Sebastian Samol w „Podróże Służbowe krajowe i zagraniczne” Komentarz, Wydawnictwo „iuris”, Polskie Wydawnictwo Prawnicze Warszawa – Poznań 2006, s. 119), jak i w utrwalonym orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że jeżeli samochód jest fabrycznie wyposażony w miejsce do spania, to kierujący nim pracownik ma zapewniony bezpłatny nocleg.
Podstawa prawna:
• § 2, § 9 i załącznik do rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Orzecznictwo uzupełniające:
Wykonywanie przez kierowcę samochodu ciężarowego zadań służbowych za granicą, wymagających ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów wyżywienia lub noclegów, stanowi zagraniczną podróż służbową. (Wyrok Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2004 r., I PK 298/03, OSNP 2004/23/399)