Wyznaczenie dnia wypłaty powinno zostać dokonane w odpowiednim akcie prawnym, w określony sposób i w wybranej przez pracodawcę formie.
Ważne!
Termin wypłaty wynagrodzenia określany jest przez pracodawcę w:
- układzie zbiorowym pracy (pod warunkiem, że pracodawca jest takim układem objęty),
- regulaminie wynagradzania (w przypadkach, gdy pracodawca tworzy taki regulamin),
- umowie o pracę.
Termin i sposób wypłaty pracownikom wynagrodzenia powinien w pierwszej kolejności zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Dopiero w przypadku braku takich aktów pracodawca może określić zasady wypłaty wynagrodzenia bezpośrednio w umowie o pracę.
W przypadku gdy w umowie o pracę nie będzie zapisu, kiedy pensja jest wypłacana, pracodawca ma obowiązek – zgodnie z art. 29 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) – poinformowania pracownika o terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia na piśmie.
Obowiązujące przepisy prawa pracy przewidują ogólne zasady wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, niezależnie od grupy zawodowej, do której pracownicy ci należą.
Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 k.p.). Dodatkowo wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Termin wypłaty nie może być ustalony później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Zobacz także: Odsetki od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia za pracę
W przypadku gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest w danym miesiącu dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie to wypłaca się pracownikom w dniu poprzedzającym – czyli dzień wcześniej. Jeżeli w danym miesiącu mamy do czynienia z kumulacją dni wolnych od pracy, wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu roboczym. Pojęcie dni wolnych od pracy obejmuje zarówno dni ustawowo wolne od pracy, jak również dni wolne od pracy wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy.
Wynagrodzenie jest zazwyczaj wypłacane z dołu za już wykonaną pracę. Istnieją również sytuacje, gdy jest ono regulowane z góry. Taka możliwość musi zostać jednak wcześniej określona w umowie o pracę (zob. wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt. I PKN 191/99). Pracownik, który ma otrzymywać wynagrodzenie miesięczne z góry, powinien się liczyć z tym, że jeśli nie wykona pracy, będzie musiał je zwrócić, chyba że z mocy obowiązujących przepisów zachowuje do niego prawo (zob. uchwałę SN z 8 grudnia 1994 r., sygn. akt. I PZP 49/94).
Wypłata wynagrodzenia przed końcem miesiąca
Taki termin wypłaty wynagrodzenia za pracę jest najkorzystniejszy dla pracowników, gdyż otrzymują oni pensje najwcześniej.
Przy zastosowaniu tego terminu, część wynagrodzenia jest wypłacana pracownikom tzw. awansem. W przypadku gdy termin wypłaty został ustalony np. na 25. dzień miesiąca, wynagrodzeniem z dołu objęty jest okres od 1. do 25. dnia tego miesiąca. Tyle bowiem do dnia wypłaty pracownik faktycznie przepracował. Za dni od 26. do 30. lub 31. dnia miesiąca pracownik otrzyma de facto zapłatę z góry, gdyż tych dni jeszcze nie przepracował (i nie wiadomo czy przepracuje).
Przykład
Termin wypłaty wynagrodzenia pracownikom fundacji został ustalony na 25. każdego miesiąca. Jeden z pracowników, w terminie od 26 do 31 sierpnia był nieobecny w pracy z powodu bezpłatnego urlopu. Czy możemy potrącić mu nadpłatę wynagrodzenia za te dni z wynagrodzenia za wrzesień? Czy pracownik musi wyrazić zgodę na takie potrącenie?
Nie – w takim przypadku nie mamy do czynienia z potrąceniem z wynagrodzenia, lecz z tzw. odliczeniem nienależnej kwoty wynagrodzenia, jaką pracownik otrzymał. Zgodnie z art. 87 § 7 k.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
W związku z tym, że pracownik za czas urlopu bezpłatnego nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, część pensji wypłacona za okres od 26 do 31 sierpnia jest świadczeniem nienależnym. Ta część wynagrodzenia podlega więc odliczeniu od wynagrodzenia wypłacanego temu pracownikowi w następnym miesiącu.
Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia
Co więcej, w związku z tym, że odliczenie takie nie jest potrąceniem z wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika. Stanowisko takie potwierdza wyrok SN z 11 października 1994 r., zgodnie z którym odliczanie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 k.p. kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika (sygn. akt I PRN 81/94).
Nie zawsze jednak po wypłacie wynagrodzenia, gdy przez pozostałą część miesiąca pracownik nie będzie wykonywać pracy, będzie go całkowicie pozbawiony. W praktyce mamy bowiem wiele przypadków, w których pracownik za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy otrzyma wynagrodzenie w tzw. niepełnej wysokości.
Przykład
Termin wypłaty wynagrodzenia został ustalony na 25. każdego miesiąca. Jeden z pracowników, w terminie od 26 do 31 sierpnia był nieobecny w pracy z powodu choroby. Jak postąpić z nadpłaconym wynagrodzeniem pracownika?
W takim przypadku pracodawca ma prawo dokonać odliczenia (z wynagrodzenia za miesiąc kolejny) różnicy pomiędzy wynagrodzeniem pracownikowi wypłaconym a faktycznie należnym – czyli pomniejszonym za czas choroby (do 80% wynagrodzenia).
Kwotę nadpłaty pracodawca powinien odliczyć przy kolejnym terminie płatności wynagrodzenia, czyli 25 września.
Trzeba pamiętać, że powstała nadpłata powinna zostać wyodrębniona w późniejszych rozliczeniach w taki sposób, aby wiadomo było, z jakiego powodu powstała i ile wynosi.
Wypłata wynagrodzenia z końcem miesiąca
Ustalenie takiego terminu wypłaty oznacza, że pracownicy otrzymują pensję ostatniego dnia każdego miesiąca kalendarzowego. Taki termin wypłaty wynagrodzenia jest całkowicie zgodny z art. 85 § 2 k.p., bowiem co do zasady wynagrodzenie za pracę, które wypłaca się pracownikom raz w miesiącu, wypłaca się z dołu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Ostatniego dnia miesiąca wiadomo już, czy pracownik przepracował cały miesiąc i ma prawo do wynagrodzenia w pełnej wysokości, czy też jego pensja zostanie pomniejszona np. o usprawiedliwioną nieobecność w pracy.
Zadaj pytanie na: Forum Kadry
Wypłata wynagrodzenia do 10. dnia następnego miesiąca
Obowiązujące przepisy k.p. dają pracodawcom możliwość wyznaczenia późniejszego terminu wypłaty wynagrodzenia. W takim przypadku wypłata należnego pracownikom wynagrodzenia musi nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
W praktyce przepis ten budzi jednak spore wątpliwości, gdyż na pracodawcy ciąży również obowiązek wypłaty wynagrodzenia niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości (art. 85 § 2 k.p.).
Przykład
Termin wypłaty wynagrodzenia został ustalony na 4. dzień następnego miesiąca kalendarzowego, za który przysługuje. Czy pracodawca prawidłowo ustalił termin wypłaty wynagrodzenia? Nasi pracownicy otrzymują wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości.
Pracodawca wypłacający wynagrodzenie raz w miesiącu może przesunąć termin wypłaty na następny miesiąc kalendarzowy i dokonać wypłaty w ciągu następnych 10 dni, jednak dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy przesunięcie terminu wypłaty ma służyć ustaleniu jego pełnej wysokości. Takiej konieczności nie ma w przypadku, gdy wynagrodzenie ustalone jest w stałej stawce miesięcznej – a zatem wypłata tak określonego wynagrodzenia powinna być dokonana najpóźniej do końca miesiąca, za który przysługuje.
Przy ustalaniu terminu w przypadku stałych miesięcznych pensji pracowników właściwym dniem wypłaty jest ostatni dzień miesiąca. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, ale nieprzekraczającym 10. dnia miesiąca następnego, powinna być uzasadniona.
Ze względu na złożony charakter szeroko pojętego wynagrodzenia za pracę, w skład którego mogą wchodzić m.in. składniki obliczane na podstawie wyników pracy, wypłata pensji za dany miesiąc może wymagać również obliczenia wartości jej zmiennych elementów. W takim przypadku wypłata wynagrodzenia nie będzie możliwa w ostatnim dniu miesiąca. Uwzględniając takie przypadki, stosujemy art. 85 § 2 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie płatne raz w miesiącu powinno być wypłacone niezwłocznie po ustaleniu jego wysokości – nie później jednak niż do 10. dnia następnego miesiąca.
Obowiązek pracodawcy ustanowiony w tym przepisie polega przede wszystkim na niezwłocznej wypłacie wynagrodzenia. Opóźnienie wypłaty poza ostatni dzień danego miesiąca (okresu rozliczeniowego) może być uzasadnione tylko koniecznością ustalenia pełnej wartości wynagrodzenia i nie powinno wykraczać poza czas niezbędny do dokonania tych obliczeń. Nie ma zatem uzasadnienia dla opóźnienia do 10. dnia kolejnego miesiąca wypłaty wynagrodzenia pracownikowi, który otrzymuje wyłącznie stałą stawkę wynagrodzenia w systemie czasowym, podobnie jak nie wolno wskazać jako dnia wypłaty 10. dnia kolejnego miesiąca, jeśli pracodawca potrzebuje jedynie 3 dni na dokonanie obliczeń wartości wynagrodzeń. Narusza to bowiem obowiązek niezwłocznej wypłaty.
Sposób wypłaty wynagrodzenia a termin
Wypłata nie musi nastąpić bezpośrednio do rąk pracownika. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia za pracę przez pracodawcę może być spełniony zarówno poprzez wypłatę tego wynagrodzenia bezpośrednio do rąk pracownika lub w inny, przyjęty u pracodawcy sposób – np. przelewem na konto pracownika.
W większości przypadków pensja pracowników przelewana jest na ich indywidualne rachunki bankowe. Jeśli pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzenia za pracę w formie bezgotówkowej, przelewem na konto bankowe, powinien dokonać tego przelewu z takim wyprzedzeniem, aby pracownik mógł dysponować środkami pieniężnymi w dniu, który został ustalony jako dzień wypłaty. W przeciwnym razie pracodawca popada w zwłokę co do wykonania tego świadczenia. Jednocześnie nie jest przyjęte potwierdzanie przez pracownika odbioru takiego wynagrodzenia.
Zobacz również: Wynagrodzenie pracowników fundacji za prace w weekendy
Natomiast w przypadku, gdy u danego pracodawcy wypłaty wynagrodzenia dokonuje się bezpośrednio do rąk pracownika, fakt takiego osobistego odbioru wynagrodzenia powinien być przez pracownika potwierdzony na obowiązującej liście płac.
Oczywiście zasady odbierania przez pracownika przysługującego mu wynagrodzenia mogą być ustalone w sposób dowolny – pod warunkiem że nie narusza to ogólnych przepisów prawa pracy (zasad wypłaty wynagrodzenia pracownikom za wykonaną pracę).
Podstawa prawna:
- ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 896