PROBLEM
Jeden z naszych pracowników przedstawił zwolnienie lekarskie po terminie wypłaty wynagrodzenia za grudzień br. który w naszej firmie przypada 25. dnia danego miesiąca. W związku z tym wypłaciliśmy pracownikowi wynagrodzenie za pełny miesiąc. Pracownik był niezdolny do pracy przez 7 dni grudnia (od 25 do 31 grudnia), nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego za 4 dni i do zasiłku chorobowego za pozostałe 3 dni (jesteśmy płatnikiem zasiłków). Osoba ta ma zaległość alimentacyjną, która wynosi 16 tys. zł. Ile możemy potrącić z wynagrodzenia pracownika za styczeń, jeśli chcemy odliczyć mu ze styczniowej pensji część wynagrodzenia, którego nie powinien otrzymać w związku z absencją chorobową w grudniu i dokonać potrącenia z tytułu alimentów? Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, która nie zmieniła się od dwóch lat i wynosi 3600 zł (nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia).
ROZWIĄZANIE
Obliczając wynagrodzenie pracownika za styczeń, powinni Państwo ustalić wysokość potrącenia alimentacyjnego na ogólnie obowiązujących zasadach, czyli powinni Państwo potrącić 60% kwoty netto od faktycznie wypłaconego w styczniu wynagrodzenia za czas przepracowany i wynagrodzenia chorobowego. W zakresie dokonywania potrąceń traktujemy je tak samo jak wynagrodzenie za pracę. Potrącenia powinni Państwo dokonać od wynagrodzenia pomniejszonego o odliczenie nadpłaconej kwoty w grudniu. Również na ogólnych zasadach powinni Państwo dokonać potrącenia z zasiłku, co oznacza, że należy potrącić 60% kwoty zasiłku brutto.
Zobacz: Potrącenie z wynagrodzenia - kiedy pracodawca może to zrobić bez zgody pracownika
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę
Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kodeksu pracy). Pracodawca nie musi przy tym uzyskać zgody pracownika na dokonanie odliczenia, lecz dokonuje go z mocy prawa. Warto podkreślić, że odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę nie jest tożsame z potrąceniem z wynagrodzenia. Podstawowa różnica między odliczeniem nadpłaconego wynagrodzenia a jego potrąceniem polega na tym, że do odliczeń z wynagrodzenia nie stosuje się tych regulacji, które chronią je przed nadmiernymi potrąceniami. Oznacza to, że w przypadku dokonywania odliczenia nie pozostawiamy pracownikowi kwoty wolnej ani nie stosujemy granicy odliczenia, czyli nie dbamy o to, aby odliczenie nie przekroczyło określonej wartości procentowej wynagrodzenia. Ponieważ w sytuacji opisanej w pytaniu pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, to aby dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za grudzień, należy zastosować przepis § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach.
W tym celu miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez 30 i otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Po dokonaniu odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia, dokonujemy potrącenia od odpowiednio pomniejszonej kwoty na ogólnie obowiązujących zasadach. Zatem w sytuacji opisanej w pytaniu w styczniu wypłacą Państwo pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o 7 dni grudniowej absencji chorobowej i jednocześnie wypłacą Państwo świadczenia chorobowe za 7 dni. W efekcie dokonają Państwo również potrącenia od wypłacanych w styczniu (za grudzień) świadczeń chorobowych.
Zobacz: Potrącenie świadczenia alimentacyjnego z wynagrodzenia
Aby obliczyć kwotę potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia za pracę i z wynagrodzenia chorobowego stosujemy przepis art. 87 § 1 Kodeksu pracy. Na jego podstawie potrącenia dokonujemy od kwoty netto wynagrodzenia. Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych podlegają potrąceniu w pierwszej kolejności, przed wszystkimi innymi potrąceniami, do wysokości 3/5 wynagrodzenia (do wysokości 60% wynagrodzenia netto). Jednocześnie ustawodawca, inaczej niż w przypadku wszelkich innych potrąceń, w przypadku dokonywania potrąceń alimentacyjnych nie przewidział kwoty wolnej od potrąceń. Zatem również w sytuacji, kiedy pracownik uzyskuje wyłącznie minimalne wynagrodzenie i ma zajęte wynagrodzenie z tytułu alimentów, to podlega ono potrąceniu do 60% kwoty netto.
Potrącenia z zasiłków
Inaczej niż potrąceń z wynagrodzenia dokonujemy potrąceń z zasiłków. Zasady dokonywania potrąceń z zasiłków nie są bowiem uregulowane w przepisach Kodeksu pracy lecz w przepisach ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 139–143 ustawy). Na podstawie tych przepisów, w przypadku potrącenia alimentacyjnego zasiłki podlegają potrąceniu do wysokości 60% kwoty świadczenia. Inaczej niż przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia, wysokość części zasiłku podlegającego potrąceniom i egzekucji ustala się od kwoty zasiłku przed odliczeniem miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Kwotą wolną od potrąceń z zasiłków, również gdy potrącenie dotyczy alimentów, jest wartość odpowiadająca kwocie 50% najniższej emerytury, ustalonej proporcjonalnie do okresu pobieranego zasiłku (przez podzielenie równowartości 50% kwoty najniższej emerytury przez dzielnik 30, a następnie pomnożenie przez liczbę dni pobieranego zasiłku).
PRZYKŁAD
Przyjmując założenia z przykładu, dokonajmy potrącenia z wynagrodzenia za pracę, z wynagrodzenia chorobowego i z zasiłku, jeżeli hipotetyczna podstawa przysługujących pracownikowi świadczeń chorobowych wynosi 3106,44 zł, tj. 3600 zł – (3600 zł x 13,71%), a pracownik ma prawo do świadczeń chorobowych w wysokości 80%. Pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył pracodawcy oświadczenia PIT-2 do celów stosowania ulgi podatkowej.
Ponieważ pracownik, którego wynagrodzenie zostało zajęte, w styczniu br. otrzyma wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie chorobowe i zasiłek, to pracodawca powinien odrębnie ustalić kwoty potrącenia, stosując odpowiednie przepisy. W pierwszej kolejności pracodawca musi ustalić kwotę netto wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia chorobowego (faktycznie wypłacanego w styczniu). Nie ma przy tym znaczenia fakt, że wynagrodzenie za pracę zostało pomniejszone o kwotę nadpłaconą w grudniu, jak również to, że wynagrodzenie chorobowe wypłacane w styczniu przysługuje za miesiąc poprzedni.
W tym celu pracodawca powinien dokonać następujących obliczeń:
- 3600 zł : 30 = 120 zł,
- 120 zł x 7 dni absencji chorobowej z grudnia = 840 zł (kwota pomniejszenia wynagrodzenia do wypłaty w styczniu br.),
- 3600 zł – 840 zł = 2760 zł (wynagrodzenie po pomniejszeniu o czas absencji chorobowej z grudnia),
- 3106,44 zł x 80% = 2485,15 zł; 2485,15 zł : 30 = 82,84 zł (kwota świadczenia chorobowego za 1 dzień); 82,84 zł x 4 dni = 331,36 zł (wynagrodzenie chorobowe za 4 dni niezdolności do pracy),
- 2760 zł (wynagrodzenie za pracę po pomniejszeniu) + 331,36 zł (wynagrodzenie chorobowe) = 3091,36 zł.
Od tak ustalonego wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia chorobowego pracodawca powinien wyliczyć kwotę netto, a następnie dokonać potrącenia 60% tej kwoty:
- składki na ubezpieczenia społeczne: [(2760 zł x 9,76% = 269,38 zł) + (2760 zł x 1,5% = 41,40 zł) + (2760 zł x 2,45% = 67,62 zł)] = 378,40 zł,
- składka na ubezpieczenie zdrowotne do przekazania do ZUS: (2760 zł + 331,36 zł – 378,40 zł) x 9% = 244,17 zł,
- składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku: (2760 zł + 331,36 zł – 378,40 zł) x 7,75% = 210,25 zł,
- podstawa opodatkowania: 2760 zł + 331,36 zł – 111,25 zł (KUP) – 378,40 zł (składki ZUS finansowane ze środków pracownika) = 2602 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),
- podatek: 2602 zł x 18% – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 422,03 zł,
- zaliczka do wpłaty do US: 422,03 zł – 210,25 zł = 211,78 zł; po zaokrągleniu 212 zł,
- kwota netto: 2760 zł + 331,36 zł – 378,40 zł – 244,17 zł – 212 zł = 2256,79 zł,
- kwota potrącenia alimentacyjnego: 2256,79 zł x 60% = 1354,07 zł,
- kwota do wypłaty po potrąceniu alimentacyjnym: 2256,79 zł – 1354,07 zł = 902,72 zł.
W dalszym etapie pracodawca powinien dokonać potrącenia i ustalić kwotę do wypłaty z tytułu zasiłku. W przypadku egzekucji na zaspokojenie należności alimentacyjnych można potrącić 60% kwoty zasiłku. Część świadczenia podlegającego potrąceniu pracodawca ustali jednak od kwoty zasiłku przed odliczeniem miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:
- zasiłek chorobowy za dni niezdolności do pracy: 82,84 zł x 3 dni = 248,52 zł,
- wysokość potrącenia: 248,52 zł x 60% = 149,11 zł.
Zobacz również: Forum Kadry - ZUS i Płace
W dalszym etapie należy ustalić kwotę wolną od potrąceń, która przy egzekwowaniu należności alimentacyjnych odpowiada wartości 50% najniższej emerytury, tj. kwocie 399,59 zł. Jest to kwota wolna w przypadku, gdy zasiłek przysługuje za cały miesiąc. Ponieważ w przypadku pracownika, o którym mowa w przykładzie, zasiłek przysługuje tylko za część miesiąca, to kwotę wolną należy zmniejszyć proporcjonalnie do okresu, za który przysługuje zasiłek:
- 399,59 zł : 30 = 13,32 zł,
- 13,32 zł x 3 dni = 39,96 zł.
Pracodawca może wówczas ustalić faktyczną kwotę potrącenia z zasiłku:
- podstawa opodatkowania, tj. przychód z zasiłku po zaokrągleniu do pełnych złotych: 249 zł,
- zaliczka na podatek (bez stosowania kwoty wolnej od podatku, która została odliczona od zaliczki ustalonej od wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia chorobowego): 249 zł x 18% = 44,82 zł; po zaokrągleniu 45 zł,
- zasiłek netto: 248,52 zł – 45 zł = 203,52 zł,
- kwota zasiłku do wypłaty po potrąceniu alimentacyjnym: 203,52 zł – 149,11 zł = 54,41 zł.
Ponieważ po uwzględnieniu kwoty wolnej od potrąceń z tytułu zasiłku pracownikowi pozostanie kwota wyższa niż kwota wolna od potrąceń (54,41 zł > 39,96 zł), to pracodawca może potrącić pełną ustaloną kwotę, tj. 60% zasiłku (149,11 zł).
PODSTAWA PRAWNA
● § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.)
● art. 139–143 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.)