Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia

Jeżeli zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń nastąpiła w regulaminie pracy i o tej zmianie pracownicy zostali poinformowani 16 stycznia, to nowe postanowienie regulaminu wejdzie w życie po upływie 2 tygodni, czyli jeszcze w styczniu. Zatem wynagrodzenia za styczeń mogą Państwo wypłacić 10 lutego.

Informację o terminie wypłaty wynagrodzeń pracodawca powinien zawrzeć w układzie zbiorowym, w regulaminie pracy lub w informacji do umowy o pracę. W razie zmiany terminu wypłaty wynagrodzeń dokumenty te powinny zostać zaktualizowane. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują, w jaki sposób należy zawiadomić pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia w zakresie terminu płatności poborów, jeżeli pracodawca podaje tę informację w piśmie o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z art. 29 § 3² Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia dotyczących:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Wśród zmian warunków zatrudnienia, o których pracodawca powinien poinformować pracownika, nie ma terminu wypłaty wynagrodzeń. Nie ma również uregulowań dotyczących daty wejścia w życie tych zmian w informacji do umowy o pracę. Można jednak przyjąć, że zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń powinna nastąpić w trybie przewidzianym dla zmiany innych warunków zatrudnienia. Zatem można tego dokonać przez sporządzenie nowych pisemnych informacji uwzględniających zmianę i skierowanych do każdego pracownika lub wprowadzić aneksy do dotychczasowych informacji o warunkach zatrudnienia.

Inaczej jest w przypadku, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest zobowiązany do opracowania regulaminu pracy. Jeżeli zatrudniający postanowi o zmianie ustalonego wcześniej terminu wypłaty wynagrodzeń, musi wprowadzić do regulaminu nowy zapis. O zmianach ma obowiązek poinformować załogę w sposób przyjęty w zakładzie, np. przez intranet, pocztą elektroniczną, na tablicy ogłoszeń czy wręczając każdemu z pracowników pismo w tej sprawie. Regulamin pracy w nowym brzmieniu wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Jeżeli pracodawca zamierza zastosować zmianę np. od pierwszego dnia następnego miesiąca, musi odpowiednio wcześniej powiadomić o tym pracowników. Zakładając, że są Państwo zobowiązani do utworzenia regulaminu pracy, nowe postanowienia w zakresie terminu wypłat wynagrodzeń wejdą w życie 31 stycznia br. Zatem wynagrodzenia za styczeń mogą Państwo wypłacić w nowym terminie, tj. 10 lutego.

Może się również zdarzyć, że termin wypłaty wynagrodzeń został zawarty w umowie o pracę. Wówczas zmiana terminu płatności poborów wymaga zmiany umowy o pracę. Może to nastąpić za porozumieniem stron lub – w przypadku braku zgody pracownika na taką formę wprowadzania zmian – za wypowiedzeniem zmieniającym. Jeżeli do połowy okresu wypowiedzenia pracownik nie wniesie sprzeciwu, nowe warunki zaczynają obowiązywać po upływie tego okresu. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie (art. 42 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia został zawarty w umowie o pracę, jego zmiana wymaga zmiany umowy.

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia (w omawianej sytuacji jego przesunięcie na kolejny miesiąc) za pierwszy miesiąc, tj. w omawianym przypadku za styczeń br., pracownicy nie uzyskają wynagrodzenia. Wynagrodzenia za grudzień zostały bowiem wypłacone ostatniego dnia grudnia, a za styczeń zostaną wypłacone 10 lutego. Oznacza to, że w styczniu pracownicy nie uzyskają przychodów ze stosunku pracy. Taka okoliczność ma znaczenie do celów podatkowo-składkowych. W dokumentach rozliczeniowych do ZUS za styczeń (w raportach imiennych ZUS RCA) płatnik powinien wówczas wykazać u każdego pracownika „zerowe” podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tym samym pracodawca nie będzie zobowiązany do ich zapłaty. Analogicznie, pracodawca nie pobierze od wynagrodzeń podatku dochodowego od osób fizycznych. Za styczeń płatnik nie dokona zatem jego zaliczkowej wpłaty. Jest tak, gdyż przychodem pracowników są kwoty wypłacone lub postawione do ich dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Zatem zapłaty składek i zaliczek na podatek pracodawca dokona dopiero w marcu.

Należy jednak mieć na uwadze, że przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu (art. 85 § 2 Kodeksu pracy). Zatem aby mogli Państwo uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami niezastosowania się do powyższego przepisu, należy wypłacić pracownikom zaliczkę na poczet wynagrodzenia za styczeń w tzw. miesiącu przejściowym, czyli w styczniu. Taką wypłatę powinni Państwo wówczas wykazać w dokumentach rozliczeniowych do ZUS za styczeń oraz w styczniu odprowadzić zaliczkę na podatek. W takiej sytuacji obowiązek wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu zostanie spełniony.

Podstawa prawna:

• art. 29, art. 42, art. 85 § 2, art. 104 § 2, art. 104¹ § 1, art. 104³ § 2 Kodeksu pracy,
• art. 11 § 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.).