Pracodawca ze względu na stan zatrudnienia zobowiązany do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) nie ma pełnej swobody zarówno w kwestii rezygnacji z jego tworzenia, jak i w zakresie ustalenia treści regulaminu gospodarowania tym funduszem (czyli podstawowego dokumentu wskazującego m.in. rodzaje wydatków z funduszu) i przyznawania świadczeń poszczególnym osobom.
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) nakłada w kilku miejscach na pracodawcę obowiązek dokonywania uzgodnień z działającą w zakładzie pracy organizacją związkową. Decyzja podjęta bez obowiązkowego uzgodnienia będzie nieważna (np. samodzielne wydanie regulaminu gospodarowania środkami zfśs).
Istotne znaczenie ma w tym zakresie art. 251ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.), zgodnie z którym uprawnienia zakładowej organizacji związkowej przysługują organizacji zrzeszającej co najmniej 10 członków będących:
• pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji albo
• funkcjonariuszami Policji, Straży Granicznej i Służby Więziennej oraz strażaków Państwowej Straży Pożarnej pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji.
Związek zawodowy, który nie spełnia wymogu liczby członków, nie posiada uprawnień organizacji związkowej, a co za tym idzie, m.in. nie trzeba uzgadniać z nim kwestii związanych z zfśs.
Regulamin zfśs
Przy tworzeniu regulaminu gospodarowania środkami zfśs pracodawca musi współpracować z przedstawicielami pracowników, a w razie gdy w zakładzie pracy działa związek zawodowy - z tym związkiem.
Uzgodnienie oznacza wypracowanie wspólnego stanowiska. Nie ograniczamy się tutaj zatem do skonsultowania, wystąpienia o opinię. Strony muszą dążyć do osiągnięcia obustronnie akceptowalnego stanowiska w każdej kwestii.
Procedura uzgadniania regulaminu
W przypadku gdy w zakładzie pracy nie działa związek zawodowy, pracodawca:
• tworzy projekt regulaminu,
• uzgadnia treści regulaminu z przedstawicielem pracowników (negocjacje),
• po dojściu do porozumienia podpisuje regulamin i podaje do wiadomości pracowników (wprowadzenie regulaminu w życie).
W przypadku braku pełnej zgody stron na treść regulaminu (brak uzgodnienia treści) należy prowadzić negocjacje do skutku, pracodawca nie może bowiem sam wydać regulaminu.
W przypadku gdy w zakładzie pracy działa jedna organizacja związkowa, pracodawca:
• tworzy projekt regulaminu,
• uzgadnia treści regulaminu z organizacją związkową (negocjacje),
• po uzgodnieniu wspólnej treści regulaminu podpisuje go i podaje do wiadomości w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.
Gdy nie ma pełnej zgody stron na treść regulaminu (brak uzgodnienia treści), prowadzimy negocjacje do skutku. W tym względzie ustawa nie przewiduje żadnego wyjątku. Nawet w sytuacji tzw. patowej negocjacje należy prowadzić, aż strony osiągną wspólne stanowisko.
Kilka związków
Jeżeli w firmie funkcjonuje kilka związków zawodowych, pracodawca powinien dokonać stosownych uzgodnień z każdym z nich (organizacje związkowe przedstawiają wspólne stanowisko). Pracodawca nie może się ograniczyć do prowadzenia negocjacji w tym zakresie tylko do niektórych (np. największych) organizacji związkowych. Każdy związek zawodowy - nawet najmniejszy, ale spełniający wymóg zrzeszania co najmniej 10 pracowników zakładu pracy - ma tutaj równe prawa.
Według art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych nieuzgodnienie przez związki zawodowe w ciągu 30 dni od przedstawienia im propozycji regulaminu wspólnego stanowiska daje pracodawcy możliwość samodzielnego podjęcia w tej sprawie decyzji, po rozpatrzeniu poszczególnych stanowisk związków zawodowych.
Przykład
W zakładzie pracy działają dwa związki zawodowe. Pracodawca przekazał każdemu z nich zawiadomienia o zamierzonym wydaniu regulaminu gospodarowania środkami zfśs. Niestety doszło między nimi do sporu o niektóre kwestie związane z regulaminem, którego nie udało się im rozwiązać we wskazanym terminie. W związku z tym pracodawca, po rozpatrzeniu stanowisk poszczególnych związków, sam tworzy regulamin.
Jeżeli jednak u pracodawcy działają m.in. organizacje reprezentatywne, nie jest konieczne przedstawienie wspólnie uzgodnionego stanowiska przez wszystkie związki zawodowe. Należy uznać, że wystarczy, aby wspólne uzgodnione stanowisko przedstawiły wszystkie z działających w zakładzie pracy organizacji reprezentatywnych.
Obowiązek dokonania uzgodnień z organizacjami związkowymi zobrazujmy orzeczeniem Sądu Najwyższego z 11 maja 1999 r. (I PKN 664/98, OSNP 2000/14/540), w którym podkreślono, że warunkiem obowiązywania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest jego uzgodnienie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie pracy.
A zatem schemat postępowania przy tworzeniu regulaminu zfśs, w przypadku gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, wygląda następująco:
• pracodawca tworzy projekt regulaminu i przekazuje jego treść związkom,
• związki zawodowe dyskutują przedstawiony przez pracodawcę projekt i przedstawiają wspólne stanowisko,
• strony (pracodawca i związki zawodowe) prowadzą negocjacje w sprawie treści regulaminu,
• po dojściu do porozumienia następuje podpisanie i wprowadzenie regulaminu w życie.
Gdy nie ma pełnej zgody stron na treść regulaminu (brak uzgodnienia treści), negocjacje należy prowadzić do skutku.
Przyznawanie świadczeń z zfśs
Współpraca ze związkami zawodowymi nie ogranicza się jednak tylko do spraw związanych z wydaniem regulaminu, czy też rezygnacją z tworzenia zfśs. Artykuł 27 ustawy o związkach zawodowych wskazuje, że uzgodnieniu z organizacją (organizacjami) związkowymi podlega też przyznawanie pracownikom świadczeń z zfśs. W konsekwencji pracodawca nie może przyznawać świadczeń z funduszu np. jedynie na podstawie decyzji powołanej przez siebie komisji socjalnej, w której skład nie wchodzą upoważnieni przedstawiciele wszystkich działających w zakładzie pracy związków zawodowych.
Związkom zawodowym przysługuje także prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na zfśs.
Marek Rotkiewicz