Rozliczenie dopłaty do letniego obozu dziecka

Jak rozliczyć dopłatę do letniego obozu dziecka

PROBLEM

Pracownicy, po raz pierwszy w tym roku, zostało przyznane dofinansowanie do obozu żeglarskiego, w którym ma uczestniczyć jej 15-letni syn. Firma nie posiada zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Obóz został wykupiony w firmie usług turystycznych wpisanej do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych. Posiada ona zgodę na organizację wypoczynku dla dzieci i młodzieży od kuratorium oświaty w Warszawie. Czy dofinansowanie w wysokości 400 zł korzysta ze zwolnienia z podatku PIT oraz składek ZUS? Wynagrodzenie pracownicy wynosi 2200 zł.

ODPOWIEDŹ

Dopłata do wypoczynku dziecka pracownicy korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, natomiast w pełni podlega oskładkowaniu.

Finansowe świadczenie przeznaczone na wypoczynek dziecka pracownika jest przychodem ze stosunku pracy rodzica. Jednak, jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnione z opodatkowania są dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Rekomendowany produkt: Urlopy wypoczynkowe – udzielanie, ustalanie wymiaru i naliczanie wynagrodzenia

Powyższe zwolnienie jest obwarowane kilkoma warunkami, które muszą być spełnione łącznie. Po pierwsze ulga dotyczy dopłat, a nie sfinansowanego w 100 proc. kosztu wypoczynku młodocianych. Po drugie wypoczynek musi być zorganizowany przez podmioty zajmujące się taką działalnością. Przez zorganizowany wypoczynek należy rozumieć wszelkie formy wypoczynku zinstytucjalizowanego z wyjątkiem „wczasów pod gruszą”, wycieczek czy rodzinnych pobytów w hotelach, wynajmowanych pokojach, kwaterach. Wymóg co do strony organizującej będzie spełniony, jeśli podmiot ma formalnoprawne umocowanie do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę jego funkcjonowania (statut, wpis do ewidencji działalności gospodarczej). Ponadto wypoczynek musi być organizowany zgodnie ze specjalnymi regulacjami dotyczącymi organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży, czyli rozporządzeniem ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz.U. nr 12, poz. 67 ze zm.).

Porozmawiaj o tym na FORUM

Kolejne przesłanki to forma wypoczynku wymieniona w treści zwolnienia, np. kolonie, obozy, oraz wiek dziecka. Warto podkreślić, że ze zwolnienia korzysta dopłata do wakacji dziecka, które:

• ukończy 18 lat po zakończeniu wypoczynku,
• ukończyło 18 lat w trakcie jego trwania – istotny jest bowiem wiek dziecka w trakcie pobytu np. na obozie; innymi słowy, warunek wieku jest spełniony, jeżeli w którymkolwiek momencie wymienionej formy wypoczynku oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem dziecko nie miało ukończonych 18 lat.

Dla celów dowodowych pracodawca powinien uzyskać od pracownika dokument potwierdzający spełnienie warunków zwolnienia podatkowego. Dokument powinien zawierać co najmniej następujące elementy:

• nazwę i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku,
• formę wypoczynku (wczasy, kolonie, obóz lub zimowisko),
• imię i nazwisko dziecka korzystającego z zorganizowanej formy wypoczynku,
• imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty,
• kwotę i datę dokonania zapłaty.

W praktyce takie dane mogą zawierać faktury VAT, rachunki, dowody wpłaty KP, przelewy bankowe, przekazy pocztowe.

Zakres zwolnienia zależy od źródła sfinansowania dopłaty. Z pełnego zwolnienia korzystają te pochodzące z funduszu socjalnego lub zfśs, a gdy wykorzystano inne źródła (np. środki obrotowe) – do kwoty 760 zł na rok.

Wczasy pod gruszą

W przypadku składek na ZUS z podstawy wymiaru wyłączone są tylko:

• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs (bez ograniczeń kwotowych),
• świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs.

Jeżeli w firmie nie ma ani zfśs, ani funduszu socjalno-bytowego utworzonego na podstawie układu zbiorowego pracy, to wypłacone środki nie są objęte zwolnieniem ze składek.

Lista płac

* Składka zdrowotna do odliczenia obliczona wyłącznie od przychodu opodatkowanego; zaliczka na podatek nie podlega obniżeniu o składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.

** Odliczeniu od dochodu nie podlegają składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.

Podstawa prawna:

Art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 78, art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 27b ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).