W każdym przypadku pracownicy muszą zostać poinformowani o fakcie nieutworzenia funduszu. Ten obowiązek pracodawcy wynika bezpośrednio z ustawy o zfśs lub pośrednio z przepisów dotyczących tworzenia aktów wewnątrzzakładowych.
Każdy pracodawca (poza należącymi do sfery budżetowej) może zrezygnować z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W zależności od liczby zatrudnionych pracowników następuje to w różny sposób. Natomiast sam sposób przekazania takich informacji jest uzależniony od trybu rezygnacji i od zwyczajów panujących w firmie.
Przez dokonanie odpowiednich zapisów w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania pracodawca może zrezygnować z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli:
- zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i ma obowiązek tworzenia funduszu,
- zatrudnia co najmniej 20 pracowników (ale mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty); ci dodatkowo mogą również, obok rezygnacji z tworzenia funduszu, zaprzestać wypłacania świadczenia urlopowego.
Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy nie może zrezygnować z tworzenia funduszu w regulaminie wynagradzania. Nie jest także dopuszczalne zawieranie w tym celu odrębnego porozumienia ze związkami zawodowymi czy przedstawicielem załogi.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie mają sformalizowanego trybu rezygnacji z tworzenia funduszu (dotyczy to także wypłaty świadczenia urlopowego). Jedynym wymogiem jest przekazanie pracownikom odpowiedniej informacji.
Rezygnacja z funduszu w układzie zbiorowym pracy
Zmiany układu wchodzą w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania. Pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracowników o wejściu układu (lub zmiany układu) w życie. Jednak od takiej informacji nie jest uzależnione wejście w życie nowych postanowień układu. Nie musi to także być informacja o treści układu, ale wyłącznie o dacie rozpoczęcia obowiązywania nowych regulacji.
Przepisy nie określają, w jaki sposób ma nastąpić poinformowanie pracowników. Przyjmuje się, że powinno się tego dokonać w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pod warunkiem zapewnienia możliwości poinformowania o wejściu w życie układu wszystkich pracowników.
Pracodawca ma obowiązek udostępnić i wyjaśnić treść układu na życzenie pracownika.
Rezygnacja z tworzenia funduszu w regulaminie wynagradzania
Zmiany regulaminu wynagradzania wchodzą w życie najwcześniej po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. A zatem w tym przypadku poinformowanie pracowników stanowi warunek, aby zmiany weszły w życie.
Dodatkowo pracodawca ma wobec pracowników obowiązek poinformowania o wejściu w życie regulaminu (i zmian do regulaminu), wyjaśnienia i udostępnienia jego treści.
Rezygnacja z tworzenia funduszu w drodze decyzji pracodawcy
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników decyzję w sprawie nietworzenia funduszu (i niewypłacania świadczenia urlopowego) mogą podjąć i ogłosić pracownikom jedynie do 31 stycznia danego roku. Decyzja taka jest wiążąca jedynie na dany rok kalendarzowy. Jej podtrzymanie powoduje konieczność corocznego jej ogłaszania.
Decyzję w sprawie nieutworzenia funduszu można ogłosić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np.:
- za pośrednictwem poczty elektronicznej,
- przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
- przekazując informację na piśmie za potwierdzeniem otrzymania,
- na zebraniu.
Nawet jeżeli pracodawca dobrowolnie ustalił regulamin wynagradzania, nie może postanowień w przedmiocie nieutworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawrzeć w regulaminie. Przepis przewiduje, że sposób rezygnacji z tworzenia funduszu lub wypłaty świadczenia urlopowego jest uzależniony nie od posiadania układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, ale od zatrudnienia określonej liczby osób.
Sposoby informowania pracowników
„Sposób przyjęty u danego pracodawcy” jest pojęciem bardzo szerokim i będzie obejmował wszelkie metody umożliwiające pracownikom zapoznanie się ze skierowaną do nich informacją.
Do ustnych sposobów informowania będą należeć:
- ogłoszenie przez radiowęzeł,
- przekazanie informacji na zebraniach załogi lub zebraniach poszczególnych komórek organizacyjnych,
natomiast do pisemnych zaliczymy:
- pismo kierowane imiennie do poszczególnych pracowników,
- pismo obiegowe,
- e-mail,
- wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
- udostępnienie treści nowych regulacji do wglądu, np. w dziale kadr, za pisemnym potwierdzeniem,
- rozprowadzenie ulotek.
Treść informacji
Informacja skierowana do pracowników pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników musi być jak najbardziej pełna, aby wiadomo było, w jakim zakresie została podjęta decyzja.
Z podanej pracownikom informacji powinno wynikać:
- nietworzenie zfśs (i/lub niewypłacanie świadczeń urlopowych),
- od kiedy rezygnuje się z tworzenia funduszu,
- przez jaki okres fundusz nie będzie funkcjonował – jeżeli rezygnacja następuje na czas określony, najlepiej jest podać konkretne daty.
Przykład
Gdy pracodawca rezygnuje z tworzenia zarówno funduszu, jak i wypłaty świadczenia urlopowego, informacja będzie brzmiała tak: Informuję, że w 2013 r. zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie będzie tworzony. Nie będzie także wypłat świadczeń urlopowych.
Gdy pracodawca rezygnuje jedynie z tworzenia funduszu (wówczas musi wypłacać świadczenia urlopowe): Informuję, że w 2013 r. nie będzie tworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Gdy pracodawca rezygnuje jedynie z wypłaty świadczenia urlopowego (wówczas musi utworzyć fundusz): Informuję, że w 2013 r. nie będą wypłacane świadczenia urlopowe.
Zarówno w przypadku układu, jak i regulaminu wynagradzania dokładną informacją będzie treść zapisów, wiadomość zaś o wejściu w życie postanowień układu lub regulaminu może być skrótowa.
Podstawa prawna:
- art. 772, art. 24112 Kodeksu pracy,
- art. 3 ust. 3–3b, art. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r. poz. 592 ze zm.).