Na co można przeznaczyć środki zfśs

Pracodawca jako administrator zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ma obowiązek gospodarować jego środkami zgodnie z prawem. Wygospodarowane środki można przeznaczyć na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Rodzaje świadczeń finansowanych z zfśs

Działalność socjalna pracodawcy finansowana ze środków zfśs to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wycieczki),
• działalności kulturalno-oświatowej (zakup biletów wstępu na koncerty, do kina, teatru, opery, organizowanie imprez kulturalnych w zakładzie pracy itp.),
• działalności sportowo-rekreacyjnej (karnety na basen, siłownię, organizowanie zawodów sportowych i gier, w których biorą udział pracownicy i ich rodziny, zakup sprzętu oraz wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni w firmie, pikniki, wynajem kortu tenisowego itp.),
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego lub np. dofinansowywanie kosztów przedszkola, do którego chodzą dzieci pracownika),
• udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (zapomogi, pomoc w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci itp.),
• ● udzielania zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (np. na budowę, remont, modernizację mieszkania, zakup mieszkania).

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie zfśs (ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – zwanej dalej ustawą o zfśs). Oznacza to, że katalog świadczeń socjalnych z funduszu dla pracowników powinien być zapisany w wewnętrznym regulaminie zfśs.

Prawidłowe przyznawanie środków z zfśs często sprawia pracodawcom kłopoty. Pracodawcy popełniają wiele błędów, finansując z funduszu wydatki, które nie mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej. Wydatkowanie środków pieniężnych zfśs na inne cele niż określone w ustawie jest niedopuszczalne. Może to skutkować otrzymaniem mandatu w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kara grzywny może wynieść nawet do 5000 zł w sytuacji, gdy dojdzie do postępowania przed sądem grodzkim (art. 24 Kodeksu wykroczeń).

Nie należy finansować ze środków zfśs wydatków, takich jak:

• świadczenia zdrowotne, opieka medyczna, szczepienia ochronne,
• szkolenia, dokształcanie, podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
• bilety na dojazd do pracy, transport do pracy,
• wydatki związane z obchodami jubileuszy zakładowych, wigilie firmowe,
• ubezpieczenia na życie czy emerytalne,
• prowadzenie przyzakładowego żywienia zbiorowego, np. stołówki.

Pracodawca finansuje powyższe wydatki ze środków obrotowych firmy.

Kryteria przyznawania pomocy z zfśs

Przyznawanie świadczeń finansowanych z zfśs oraz ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 pkt 1 ustawy o zfśs). Oznacza to, że pracodawca nie może wszystkim pracownikom przyznać świadczeń w takiej samej ilości i o takiej samej wartości. W pierwszej kolejności, jeszcze przed przyznaniem świadczeń, pracodawca musi rozpoznać potrzeby związane z sytuacją socjalną poszczególnych osób zatrudnionych. Sposób ustalania przyznania środków w zależności od kryterium socjalnego pracowników powinien być unormowany w regulaminie zfśs.

Pracodawca, przyznając pomoc z zfśs, powinien pamiętać, że:

• możliwość ubiegania się pracowników o świadczenia z funduszu powinna wynikać z postanowień regulaminu zfśs,
• przy kwalifikowaniu osób uprawnionych do tego rodzaju pomocy należy stosować kryteria socjalne, tzn. ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Przykłady

Pracownik złożył po raz pierwszy wniosek o przyznanie zapomogi losowej w związku z trudną sytuacją finansową i rodzinną. Spełnia wszystkie kryteria socjalne. Pomimo to zapomoga nie została przyznana. Jako przyczynę pracodawca podał, że pracownik jest zatrudniony od niedawna w firmie, a powinien przepracować co najmniej rok. Takie działanie jest niedopuszczalne. Uzależnienie przyznania świadczenia od okresu zatrudnienia w zakładzie jest sprzeczne z przepisami. Kryterium przyznania zapomogi powinno być uzależnione jedynie od sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

***

Pracodawca przyznał wszystkim pracownikom bony na święta, które sfinansował ze środków zfśs. Każdy otrzymał świadczenie w jednakowej wysokości, tj. po 300 zł. Takie działanie pracodawcy jest niezgodne z regulaminem zfśs, ponieważ świadczenia nie mogą być przyznane w jednakowej wysokości dla wszystkich. Ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej każdej osoby uprawnionej.

Pracodawcy często również popełniają błąd, przyznając wszystkim pracownikom taką samą wysokość świadczenia, nie oceniając sytuacji finansowej poszczególnych pracowników. Oceniając sytuację materialną pracownika, należy brać pod uwagę również dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny. Aby pracodawca mógł prawidłowo przyznać pomoc socjalną, osoba uprawniona powinna przedstawić np. zaświadczenie o swoich zarobkach i o zarobkach współmałżonka.

Przykład

Pracownica wychowująca samotnie trójkę dzieci wystąpiła z wnioskiem o dofinansowanie wczasów dla niej i dla jej dzieci. Przedstawione dochody na jedną osobę były niskie, dlatego też spełniła kryterium materialne. Jednak pracodawca uznał, że może sfinansować wczasy tylko dla niej, ponieważ do tej pory dofinansowanie do wypoczynku przyznawał tylko swoim pracownikom. Takie działanie pracodawcy jest niezgodne z przepisami ustawy o zfśs, ponieważ osobami uprawnionymi do otrzymania świadczeń są również dzieci pracowników.

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 1, art. 7 ust. 1, art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 24 Kodeksu wykroczeń.