Zasady obliczania przez pracodawców odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zawarto w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i rozporządzeniach wykonawczych. Celem niniejszego artykułu jest opisanie krok po kroku, w jaki sposób należy obliczyć kwoty, które muszą być przekazane na fundusz.
Krok 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych
Przede wszystkim należy wskazać, że sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych określono w nowym rozporządzeniu MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Podstawową zmianą wprowadzoną w stosunku do poprzednio obowiązującego rozporządzenia z 14 marca 1994 r. jest rezygnacja z uwzględnienia przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych:
- osób, z którymi zakład pracy zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
- osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej, wykonujących pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni.
Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych bierze się więc pod uwagę osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, na czas nieokreślony i określony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy.
Przykład
Pracodawca zatrudnia w swoim zakładzie 20 osób, z tym że 10 z nich pracuje na pełnym etacie, 4 na 1/2 etatu, 3 na 1/3 etatu, kolejne 2 na 1/8 etatu, a jedna pracownica, zatrudniona w pełnym wymiarze, jest na urlopie wychowawczym. Jak w takim przypadku obliczyć przeciętną miesięczną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty?
Należy obliczyć sumę etatów, przyjmując za każdy niepełny etat odpowiedni ułamek. W naszym przykładzie będzie to wyglądało następująco:
10 x 1 liczba osób na pełnym etacie
+ 4 x 1/2 liczba osób zatrudnionych na pół etatu
+ 3 x 1/3 liczba osób zatrudnionych na 1/3 etatu
+ 2 x 1/8 liczba osób zatrudnionych na 1/8 etatu
+ 1 pracownica na urlopie wychowawczym na pełnym etacie
= 14,25 przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy zakład pracy działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na fundusz za niepełny rok kalendarzowy.
Krok 2. Ustalenie podstawy obliczania odpisu
Podstawą do ustalenia wysokości odpisu podstawowego jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
Podstawą ustalenia odpisu podstawowego na fundusz w 2009 r. jest kwota 2666,77 zł (obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r.).
Krok 3. Obliczanie odpisów
Wysokość odpisów na poszczególne grupy zatrudnionych przedstawia tabela:
Na jednego pracownika 1000,04 zł
Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych 1333,39 zł
Na jednego młodocianego:
- w pierwszym roku nauki 133,34 zł
- w drugim roku nauki 160,01 zł
- w trzecim roku nauki 186,67 zł
Ustawa wymienia też przypadki, gdy wysokość odpisu podstawowego można powiększyć o tak zwane zwiększenia:
Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności 1166,71 zł
Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy 166,67 zł
Wskazując w praktyczny sposób obliczania odpisów i zwiększeń, przyjmijmy, że u danego pracodawcy przeciętnie w każdym miesiącu 2009 r. należy uwzględnić następujące osoby:
1) 4 osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy,
2) osoby zatrudnione na pół etatu,
3) pracownik młodociany w drugim roku nauki,
4) 2 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach,
5) 10 emerytów objętych opieką socjalną.
Zasady obliczania odpisów przedstawiają się wówczas następująco:
1) 4 osoby w pełnym wymiarze czasu pracy
4 pracowników x 1000,04 zł = 4000,16 zł,
2) 2 osoby zatrudnione na pół etatu
2 pracowników x 1/2 x 1000,04 zł = 1000,04 zł,
3) 1 pracownik młodociany w drugim roku nauki
1 pracownik x 160,01 zł = 160,01 zł,
4) 2 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach
2 pracowników x 1333,39 zł = 2666,78 zł,
5) 10 emerytów objętych opieką socjalną
10 emerytów x 166,67 zł = 1666,70 zł.
W sumie za rok 2009 przykładowy pracodawca powinien przekazać na fundusz kwotę 9493,69 zł.
Krok 4. Wpłata na rachunek funduszu
Kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 31 maja tego roku, a pozostałą należną kwotę wpłaca się do 30 września tego roku.
Wracając do przykładu opisanego w kroku 2, pracodawca do 31 maja 2009 r. powinien przekazać na rachunek bankowy funduszu kwotę stanowiącą 75% sumy pkt 1, 2, 3 i 4, czyli kwotę 5870,24 zł. W tym terminie nie jest zobowiązany do przekazania zwiększeń wskazanych w pkt 5.
Do 30 września 2009 r. pracodawca musi wpłacić pozostałą część należności na fundusz, stanowiącą równowartość 25% sumy odpisów (pkt 1, 2, 3 i 4) i całość zwiększeń (pkt 5), czyli w naszym przykładzie kwotę 3623,45 zł.
Podstawa prawna:
- ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
- ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DzU nr 237, poz. 1656),
- rozporządzenie MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349),
- obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r. (MP nr 11, poz. 138).