Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek tworzyć fundusz (art. 3 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Ustawa zezwala jednak, aby ta grupa pracodawców zrezygnowała z tworzenia funduszu.
Postanowienia w tym zakresie powinny się znaleźć w:
- układzie zbiorowym pracy (jeżeli pracodawca takim układem jest objęty) lub
- regulaminie wynagradzania (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem).
Zmiany układu dokonuje się w trybie określonym w dziale XI Kodeksu pracy, a zmiany regulaminu wynagradzania w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeżeli w zakładzie nie działają związki zawodowe.
Rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić na czas nieokreślony lub określony (np. na czas przejściowych trudności finansowych pracodawcy), w tym ostatnim przypadku niezbędne jest precyzyjne wskazanie okresu, w którym fundusz nie będzie tworzony.
Możliwość rezygnacji z funduszu nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych (...). Pracodawcy ze sfery budżetowej mają obowiązek tworzyć fundusz bez względu na stan zatrudnienia.