Państwa firma, jako płatnik składek, ma obowiązek rozliczyć i opłacić należne składki od wynagrodzenia uzyskanego przez pracownicę w okresie wypowiedzenia, w którym Państwa pracownica została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. Podstawę opodatkowania oraz podstawę wymiaru składek stanowi również wartość świadczenia w naturze w postaci użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych. Pracownicę należy wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, wskazując datę wyrejestrowania 1 listopada 2012 r. Formularz musi trafić do ZUS najpóźniej 8 listopada br. Szczegóły w uzasadnieniu.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników stanowią przychody z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Z podstawy wymiaru składek wyłączone są jedynie:
- wynagrodzenie chorobowe (jednak opłaca się od niego składkę zdrowotną),
- zasiłki z ubezpieczenia społecznego (zwolnione zarówno ze składek na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne),
- przychody wyszczególnione w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwolnienie dotyczy zarówno ubezpieczeń społecznych, jak i ubezpieczenia zdrowotnego).
Wynagrodzenie wypłacane w okresie wypowiedzenia nie zalicza się do żadnej z ww. kategorii przychodów, dlatego należy odprowadzić od niego wszystkie składki, tak jak od innych wypłat realizowanych w ramach stosunku pracy. Bez znaczenia jest fakt, że w Państwa przypadku w okresie wypowiedzenia zatrudniona osoba faktycznie nie będzie świadczyła pracy.
Okresu wypowiedzenia, w trakcie którego pracownica nie wykonuje zatrudnienia, nie należy wykazywać w raportach ZUS RSA. Okres wypowiedzenia nie jest bowiem ani okresem przerwy w opłacaniu składek, ani okresem pobierania świadczenia lub zasiłku z ubezpieczeń, a właśnie do opisania takich okresów służy raport ZUS RSA. Należne składki trzeba rozliczyć w imiennych raportach ZUS RCA składanych za miesiące, w których nastąpi wypłata wynagrodzenia – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, jeżeli wypłata nastąpi jeszcze w okresie zatrudnienia (lub po jego ustaniu, ale w tym samym miesiącu, w którym ustało zatrudnienie) bądź z kodem 30 00 xx, jeżeli wypłata nastąpi w miesiącu następującym po ustaniu stosunku pracy.
WAŻNE!
Za pracownika zwolnionego z obowiązku wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia pracodawca nie składa raportu ZUS RSA.
Pracownicy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku (art. 13 pkt 1 ustawy systemowej). Na wyrejestrowanie pracownika płatnik ma 7 dni od daty ustania zatrudnienia. Należy pamiętać, że w formularzu ZUS ZWUA w bloku IV polu 02 jako „datę wyrejestrowania” wpisuje się pierwszy dzień, w którym ubezpieczony nie podlega ubezpieczeniom. W przypadku Państwa pracownicy będzie to 1 listopada 2012 r., a 7-dniowy termin na wyrejestrowanie, zgodnie z aktualnym stanowiskiem ZUS, należy liczyć również od tej właśnie daty.
WAŻNE!
Termin na wyrejestrowanie pracownika należy liczyć od dnia wskazanego w formularzu ZUS ZWUA jako data wyrejestrowania, a nie od dnia ustania stosunku pracy.
Państwa pracownicy w okresie wypowiedzenia umożliwiono korzystanie z auta służbowego. Dotychczas użytkowała je tylko w celach służbowych, lecz od dnia zwolnienia jej z obowiązku świadczenia pracy używa samochodu wyłącznie prywatnie – nie wykonując żadnej pracy na rzecz swojego pracodawcy. Pracownica nie ma w ogóle obowiązków służbowych, do których samochód mógłby być wykorzystany.
Nieodpłatne świadczenie, jakim jest udostępnienie pracownikowi pojazdu służbowego do celów prywatnych, jest jego przychodem ze stosunku pracy. Niektóre rodzaje przychodów pracowniczych są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Zaliczają się do nich m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego).
Korzyści (+)
Bezpłatne lub częściowo odpłatne przejazdy środkami lokomocji, przyznawane zatrudnionym osobom na podstawie układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, są zwolnione z oskładkowania.
Ponieważ w cytowanym przepisie rozporządzenia użyte zostało sformułowanie „środek lokomocji” (którym bez wątpienia jest samochód), zwolnienie to – po spełnieniu dodatkowych warunków – mogłoby mieć zastosowanie także do udostępnionego pracownikowi do celów prywatnych samochodu służbowego (chociaż zdania w tej kwestii są podzielone). Niezależnie od przyjętej interpretacji, w Państwa przypadku jednak nie będzie takiej możliwości. Zgodnie z regulacjami rozporządzenia składkowego, warunkiem zwolnienia ze składek takiego nieodpłatnego świadczenia jest uregulowanie prawa do niego w wewnętrznych przepisach o wynagradzaniu (czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę). Tymczasem Państwo udostępnili swojej pracownicy samochód na podstawie indywidualnych uzgodnień. Nawet jeżeli uzgodnienia te zostały spisane, wartość takiego świadczenia nie będzie mogła zostać wyłączona z podstawy wymiaru składek, jeżeli prawa do świadczenia nie regulują przepisy o wynagradzaniu funkcjonujące w Państwa firmie.
Muszą Państwo zatem prawidłowo ustalić kwotę podstawy wymiaru składek należną z tytułu przyznanego pracownicy świadczenia. Przepisy rozporządzenia składkowego stanowią, że wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu (§ 3 pkt 1 rozporządzenia składkowego). Jeżeli w Państwa firmie nie ma takich zapisów, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia w formie udostępnienia pracownikowi służbowego pojazdu do celów prywatnych należy ustalać według cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof).
Wskazówką przy wycenie świadczenia może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2010 r. (sygn. IPPB2/415–666/09–4/MG), w której organ podatkowy wskazuje, iż „ustalając (...) wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie (...) firmy zajmujące się wynajmem (...) samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika”.
PRZYKŁAD
Jeden z dyrektorów handlowych dużej spółki z o.o. z siedzibą w Warszawie przebywa przez 3 miesiące na urlopie bezpłatnym. Pracodawca udostępnia mu samochód służbowy, należący do floty spółki (mercedes C-180). W okresie urlopu bezpłatnego auto będzie przez urlopowanego pracownika wykorzystywane wyłącznie do celów prywatnych. Samochód jest udostępniany pracownikowi na podstawie odrębnej umowy. Prawo do nieodpłatnego świadczenia w formie użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych nie wynika z przepisów o wynagradzaniu funkcjonujących w spółce. Przepisy te również nie określają wysokości ekwiwalentu pieniężnego za takie świadczenie. Od przychodu ze stosunku pracy w postaci przyznanego pracownikowi nieodpłatnego świadczenia (udostępnienia służbowego samochodu do użytku prywatnego) pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne. Podstawę wymiaru składek stanowi wolnorynkowa cena wynajmu podobnego auta, obowiązująca na tym samym obszarze. Została ona ustalona na podstawie średniej rynkowej ceny wypożyczenia podobnego samochodu klasy premium, która w Warszawie kształtuje się na poziomie 4000 zł miesięcznie (wynajem średnioterminowy).
Podstawa prawna:
- art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1584 ze zm.),
- art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
- art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 26, § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).