Płatnik składek, który z powodu licznych korekt wyczerpie numery deklaracji rozliczeniowych z przeznaczonego dla siebie zakresu, nadal będzie mógł korygować dokumentację. Jeżeli zajdzie taka konieczność, płatnik powinien w kolejnych korektach używać ostatniego numeru ze wskazanego przepisami zakresu.
UZASADNIENIE
Płatnik, który przesyła do ZUS dokumentację rozliczeniową za swoich pracowników lub zleceniobiorców, dysponuje w jednym miesiącu następującymi numerami dokumentacji rozliczeniowej:
- 01 – komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (deklaracja ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne),
- 02-39 – kolejne numery kompletów korygujących za ten miesiąc.
Po wyczerpaniu dostępnego zakresu numeracji, w przypadku kolejnej korekty przedsiębiorca powinien używać numeru 39, zwracając szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów.
Zasada ta dotyczy wszystkich płatników składek. Dla poszczególnych grup płatników przewidziano dodatkowe zakresy numeracji. Obejmują one:
- numery od 40 do 49 – przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za nianie zatrudniane na podstawie tzw. umowy uaktywniającej (w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3) przez płatników zobowiązanych do ich rozliczenia (najczęściej zatrudniających je rodziców) – od 1 października 2011 r.;
- numery od 51 do 69 – przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za świadczeniobiorców przez:
– powiatowe urzędy pracy, wojskowe biura emerytalne, Zakład Emerytalno-Rentowy MSWiA, Biuro Emerytalne Służby Więziennej – za świadczeniobiorców,
– jednostki organizacyjne pomocy społecznej albo wójtów, burmistrzów i prezydentów miast – za osoby pobierające świadczenia rodzinne oraz za osoby korzystające ze świadczeń pomocy społecznej,
– banki i inne podmioty – za świadczeniobiorców, którym wypłacają emerytury lub renty z zagranicy albo renty strukturalne.
Instytucje te, rozliczając własnych zatrudnionych (pracowników, zleceniobiorców), składają dokumenty z zakresem numeracji 01–39. Zakres 51–69 dotyczy tylko wskazanych świadczeniobiorców;
- numery od 51 do 89 – przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za emerytów i rencistów oraz osoby pobierające zasiłek przedemerytalny lub świadczenie przedemerytalne przez ZUS;
- numery od 70 do 79 – przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za sędziów i prokuratorów oraz za żołnierzy i funkcjonariuszy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego;
- numery od 80 do 89 – przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez syndyka masy upadłościowej za okres od dnia ogłoszenia upadłości.
Odrębne zasady dotyczą płatników opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia.
Jeśli płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, składa za dany miesiąc więcej niż jedną deklarację rozliczeniową ze względu na różne sześcioznakowe kody tytułu ubezpieczenia lub zmianę sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia w trakcie miesiąca, oznacza te deklaracje odpowiednio:
- pierwszą – numerem identyfikatora 01 (korekty od 2 do 39),
- drugą – numerem identyfikatora 40 (korekty od 41 do 49),
- trzecią – numerem identyfikatora 51 (korekty od 52 do 69).
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą i zgłosił się do ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 00 (osoba prowadząca pozarolniczą działalność, dla której podstawę wymiaru składek stanowi kwota nie niższa niż 60% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia). Od 10 sierpnia 2011 r. płatnik ten przekształcił swoją działalność w spółkę z o.o, której jest jedynym wspólnikiem. Dla wspólników jednoosobowych spółek z o.o. przeznaczony jest kod tytułu ubezpieczenia 05 43 xx (wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej). Po złożeniu dokumentów zgłoszeniowych płatnik powinien złożyć dwie deklaracje rozliczeniowe za sierpień 2011 r.: z numerem identyfikatora 01 i z kodem 05 10 00 (obejmującą okres od 1 do 9 sierpnia) oraz z numerem identyfikatora 40 i kodem 05 43 00.
Obowiązujące przepisy pozwalają, aby ZUS w niektórych przypadkach z urzędu korygował dokumentację rozliczeniową złożoną przez płatnika. Dokonując korekty, ZUS zwykle nie podwyższa numeru deklaracji złożonej przez płatnika. Aby w numeracji kolejnych korekt nie powstał chaos, ZUS nadaje deklaracjom sporządzonym z urzędu podnumery. Przykładowo, jeśli ostatnia deklaracja złożona przez płatnika ma numer 5, to ZUS korygując dokumenty sporządzi komplet rozliczeniowy z numerem 5, podnumerem 1. Jeżeli zajdzie konieczność wprowadzenia przez ZUS kolejnych korekt, będą to kolejno komplety dokumentacji oznaczone numerami 5.2, 5.3, 5.4 itd. Ułatwia to ustalenie faktycznej kolejności składania korekt, nawet jeżeli były one sporządzane zarówno przez płatnika, jak i przez ZUS.
Tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy dokumenty są sporządzane z urzędu na podstawie decyzji, ZUS podwyższy numer kompletu rozliczeniowego i poinformuje płatnika o konieczności używania w przyszłości wyższego numeru deklaracji, jeżeli zajdzie konieczność ponownej korekty tego samego miesiąca.
Płatnik nie ma możliwości rozliczania się za pomocą numerów i podnumerów. Jeżeli wyczerpie przeznaczony dla siebie zakres numeracji, kolejne korekty dokumentów składa już tylko z jednym – ostatnim numerem swojego zakresu. Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów. System informatyczny będzie bowiem automatycznie nadawał podnumery kolejnym składanym przez płatnika dokumentom, zgodnie z następującymi po sobie datami wypełnienia dokumentów. Komplety korygujące będą systemowo zapisywane na koncie płatnika na koncie płatnika z numerem 39 i kolejnymi podnumerami. Jeżeli korekty z urzędu będzie w tym samym miesiącu składał również ZUS, będą się one zapisywały naprzemiennie z dokumentami składanymi przez płatnika.
Podstawa prawna
- art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- załączniki nr 15 i nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).