Jednym z głównych obciążeń finansowych, które osoba prowadząca działalność gospodarczą musi wkalkulować w koszty przez cały okres prowadzenia działalności, są składki ZUS opłacane na własne ubezpieczenia. Prowadzenie przedsiębiorstwa jest samoistnym tytułem do objęcia obowiązkiem ubezpieczeniowym. Przedsiębiorca musi za siebie obowiązkowo opłacać składki emerytalno-rentowe, wypadkową i zdrowotną, a także – pod ustawowymi warunkami – składkę na Fundusz Pracy.
Od kiedy składki
Obowiązek ubezpieczeniowy w odniesieniu do osoby prowadzącej pozarolniczą działalność powstaje od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności, a ustaje z dniem zaprzestania jej wykonywania (art. 13 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przepisy wskazują jednoznacznie, że nie chodzi tu np. o datę zaplanowaną jako rozpoczęcie prowadzenia działalności, datę uzyskania stosownych zezwoleń czy koncesji, datę zgłoszenia do ewidencji czy też spełnienia innych wymogów formalnych. Decydujące znaczenie dla rozstrzygania o obowiązku ubezpieczeń przedsiębiorcy ma faktyczne prowadzenie przez niego działalności. W praktyce okres ten może nie pokrywać się z okresem, który wpisany jest we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Zdarzają się przypadki, w których działalność w ogóle nie jest podejmowana, mimo uzyskania wpisu do ewidencji. Bywa też, że jest rozpoczynana ze znacznym opóźnieniem w stosunku do danych zgłoszonych do organu ewidencyjnego. Może się tak zdarzyć np. w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń losowych, oczekiwania na wydanie wymaganej prawem licencji lub w związku z czasowym zaprzestaniem prowadzenia działalności.
Przykład
Emerytowany oficer policji postanowił założyć działalność, której przedmiotem będzie ochrona osób i mienia. Podjęcie działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług ochrony osób i mienia wymaga uzyskania koncesji określającej zakres i formę jej prowadzenia. Przedsiębiorca może ubiegać się o koncesję po uprzednim uzyskaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (osoba fizyczna) albo wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (osoba prawna).
Wpis do ewidencji przedsiębiorca uzyskał 16 maja 2011 r. i rozpoczął procedurę ubiegania się o koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony. Okres oczekiwania na wydanie decyzji w sprawie koncesji wyniósł prawie 2 miesiące od daty prawidłowo złożonego wniosku wraz z wymaganymi dokumentami (8 lipca 2011 r.). Dopiero po tym okresie przedsiębiorca uzyskał prawo do wykonywania działalności i faktycznie rozpoczął jej wykonywanie – zaczął zatrudniać pracowników i zleceniobiorców, nawiązywać kontakty z kontrahentami i podpisywać umowy. Bez koncesji działalność ta nie byłaby możliwa.
Obowiązek ubezpieczeniowy dla tej osoby powstał w dniu rozpoczęcia przez nią działalności, nie zaś w momencie uzyskania wpisu do ewidencji. ZUS nie ma prawa obciążyć takiego przedsiębiorcy należnością składkową od 16 maja, mimo że data ta widnieje w ewidencji działalności gospodarczej. W razie sporu z ZUS przedsiębiorca będzie jednak musiał udowodnić, że faktyczne prowadzenie przez niego działalności rozpoczęło się dopiero 8 lipca 2011 r. na podstawie posiadanej przez niego dokumentacji – przeprowadzenie takiego dowodu nie będzie czynnością skomplikowaną.
Oczywiście przedsiębiorca ma obowiązek dopełnić wszystkich powinności związanych ze zgłaszaniem organowi ewidencyjnemu zmian w stosunku do danych zawartych w zgłoszeniu o wpis do ewidencji. Dotyczy to również zgłoszonej daty rozpoczęcia i zakończenia działalności. Jednak sam fakt, że osoba prowadząca przedsiębiorstwo tego obowiązku nie dopełniła, nie może przesądzać o objęciu obowiązkiem ubezpieczeniowym – a co za tym idzie, o obciążeniu należnością składkową za okres, w którym działalność w rzeczywistości nie była wykonywana.
Zgłoszenie do ZUS
Rozpoczęcie działalności gospodarczej jest zgłaszane do ZUS za pomocą formularza ZUS ZFA (dla osób fizycznych) oraz ZUS ZPA (dla osób prawnych). Dokumenty te służą zgłoszeniu płatnika. Dzięki nim w systemie informatycznym Zakładu (KSI ZUS) zostaje założone konto płatnika, do którego odtąd będą przypisywane wszelkie rozliczenia, płatności i inne dane, dotyczące zarówno samego płatnika, jak i jego pracowników, a przekazywane w kolejnych okresach do ZUS. Oprócz tego przedsiębiorca musi zgłosić do ubezpieczeń samego siebie jako ubezpieczonego – na formularzu ZUS ZUA (ZUS ZZA dla osób, które po spełnieniu określonych warunków podlegają wyłącznie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu). Wyrejestrowania działalności z ZUS dokonuje się za pomocą formularzy ZUS ZWUA (wyrejestrowanie ubezpieczonego – osoby prowadzącej działalność) oraz ZUS ZWPA (wyrejestrowanie płatnika składek).
Kiedy powstają wątpliwości
Jeżeli daty podane w dokumentacji przekazanej do ZUS nie są zgodne z tymi przekazanymi do organu ewidencyjnego, ZUS przeprowadzi wnikliwe postępowanie wyjaśniające, a w razie konieczności – nawet kontrolę, w celu ustalenia prawidłowych dat faktycznego prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę. W sytuacji spornej, gdy dokumentacja wskutek zaniedbań przedsiębiorcy jest niekompletna bądź niezgodna ze stanem faktycznym, na przedsiębiorcy będzie spoczywać ciężar dowiedzenia, że stan ten był inny niż wskazany w dokumentacji przekazanej do urzędu gminy.
W wyroku z 22 lutego 2010 r. (I UK 240/09) skład orzekający wskazał, że „ocena, czy działalność gospodarcza rzeczywiście jest wykonywana, a więc także, czy zaistniała przerwa w jej prowadzeniu, należy do sfery ustaleń faktycznych. Istnienie wpisu do ewidencji nie przesądza o faktycznym prowadzeniu działalności gospodarczej, jednakże wpis ten prowadzi do domniemania prawnego, według którego osoba wpisana do ewidencji, która nie zgłosiła zawiadomienia o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej, jest traktowana jako prowadząca taką działalność. W konsekwencji domniemywa się, że skoro nie nastąpiło wykreślenie działalności gospodarczej z ewidencji, to działalność ta była faktycznie prowadzona i w związku z tym istniał obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne (...). Domniemanie to może być obalone w drodze przeprowadzenia przeciwdowodu, który obciąża stronę twierdzącą o faktach przeciwnych twierdzeniom wynikającym z domniemania. W rezultacie ciężar dowodu wystąpienia przesłanek uzasadniających ustanie obowiązku ubezpieczenia społecznego (rzeczywistego zaistnienia przerwy w prowadzeniu działalności) obciąża tę stronę, która z faktu tego wywodzi skutki prawne w zakresie ustania obowiązku ubezpieczenia”.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 13, art. 14 pkt 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Orzecznictwo:
- wyrok SN z 22 lutego 2010 r. (I UK 240/09, niepubl.).