Zmniejszony wymiar czasu pracy należy wykazać wyłącznie na druku ZUS RCA w bloku III. B, pole 03. Niższy wymiar czasu pracy mogą Państwo wykazać w raporcie za wrzesień, ale nie będzie błędem, jeśli zostanie on wykazany dopiero w raporcie za październik. Nie należy składać żadnych dokumentów zgłoszeniowych.
UZASADNIENIE
Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy. Po obniżeniu wymiar czasu pracy nie może być niższy niż 1/2 etatu (art. 1867 Kodeksu pracy).
Taki wniosek może obejmować tylko okres, w którym pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. Wniosek pracownik powinien złożyć na 2 tygodnie przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli wniosek zostanie złożony bez zachowania terminu, pracodawca musi obniżyć wymiar czasu pracy dopiero od dnia przypadającego po upływie 2 tygodni od dnia złożenia wniosku.
Pracownicy często korzystają z tego rozwiązania (wnosząc np. o obniżenie wymiaru czasu pracy o 30 minut dziennie), gdyż chroni ich to przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem stosunku pracy przez okres pierwszych 12 miesięcy pracy w obniżonym wymiarze.
W opisanym przypadku pracownicy zostanie obniżony wymiar czasu pracy bezpośrednio po powrocie z urlopu wypoczynkowego. We wrześniu pracownica nie przebywała już na urlopie macierzyńskim. W tym miesiącu miała już tylko jeden tytuł do ubezpieczeń – stosunek pracy (kod tytułu ubezpieczenia 01 10 xx). Za ten miesiąc należy za nią złożyć raport ZUS RCA z kodem 01 10 xx, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od sumy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i wynagrodzenia za pracę.
Jedną z informacji, jaką należy podawać w raporcie ZUS RCA, jest wymiar czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik. Wymiar ten należy wykazywać w części III. B, w polu 03 raportu. Wypełnienie tego pola nie sprawia trudności, jeśli pracownik pracuje w jednakowym wymiarze czasu pracy przez cały miesiąc.
Problem może się jednak pojawić, gdy wymiar czasu pracy zmienia się w trakcie miesiąca. Druk raportu ZUS RCA nie uwzględnia bowiem żadnych podziałów czasowych, tzn. nie jest możliwe wykazanie, od jakiego dnia nastąpiła zmiana w zakresie wymiaru etatu.
Sytuacji tej nie można rozwiązać w ten sposób, by złożyć za pracownika dwa raporty na okresy pracy w różnych wymiarach etatu. Za jedną osobę nie można bowiem złożyć za ten sam miesiąc dwóch raportów składkowych z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.
WAŻNE!
Nie można za tego samego pracownika złożyć dwóch raportów ZUS RCA za ten sam miesiąc.
Dlatego dopuszczalne są dwa warianty – można wpisać zredukowany wymiar czasu pracy (z 1/1 do 3/4) w raporcie ZUS RCA za wrzesień albo dopiero w raporcie ZUS RCA za październik.
Do zastosowania pierwszego wariantu nie jest przeszkodą, że wystąpi faktyczna różnica w wypłaconym wynagrodzeniu (wykazane jest 3/4 etatu, a wynagrodzenie będzie większe, gdyż przez połowę miesiąca pracownica otrzymała wynagrodzenie za cały etat). Pracodawca, w razie ewentualnej kontroli, będzie mógł wykazać i udowodnić taką różnicę na podstawie wniosku pracownicy o obniżenie jej wymiaru czasu pracy od 15 września.
Zmiana wymiaru czasu pracy nie powoduje konieczności wyrejestrowania pracownicy z ubezpieczeń i na nowo zgłoszenia jej do ubezpieczeń. Obecnie w dokumentach zgłoszeniowych ZUS ZUA nie ma informacji o wymiarze czasu pracy, zatem zmiana etatu nie jest zmianą, która wymaga sporządzania dokumentów zgłoszeniowych.
Gdyby pracownica w trakcie miesiąca rozpoczynała pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy bezpośrednio po powrocie z urlopu macierzyńskiego, wówczas zmieniłby się jej także kod tytułu ubezpieczeń. Za taki miesiąc trzeba byłoby złożyć za pracownicę dwa raporty ZUS RCA, każdy z innym kodem tytułu ubezpieczeń, oraz dodatkowo raport ZUS RSA.
PRZYKŁAD
Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownica (zgłoszona do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00) złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 3/4 etatu, począwszy od 15 września, tj. od pierwszego dnia po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński wypłacał jej pracodawca. Za wrzesień pracodawca musi złożyć za pracownicę:
- za okres przebywania na urlopie macierzyńskim:
– raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 40 00, wykazując składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty wypłaconego we wrześniu zasiłku macierzyńskiego (bez wykazywania wymiaru czasu pracy, z jakiego pracownica korzysta z urlopu macierzyńskiego),
– raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 00, wykazując kod świadczenia i przerwy 311 („zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego”) oraz okres od 1 do 14 września i kwotę wypłaconego zasiłku,
- za okres od powrotu do pracy i rozpoczęcia jej w obniżonym wymiarze czasu pracy:
– ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 00, wykazując wymiar czasu pracy „3/4”, wynagrodzenie zmniejszone do wymiaru etatu i kwotę składek ustalonych od tego wynagrodzenia.
Podstawa prawna
- art. 1867 Kodeksu pracy,
- art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- § 1 rozrządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444).