Płatnik, który nie jest w stanie opłacić składek ubezpieczeniowych w terminie, może zwrócić się do ZUS o odroczenie daty ich płatności. W tym celu powinien złożyć w ZUS stosowny wniosek przed przypadającym terminem zapłaty tych składek. Odroczyć można tylko termin płatności należności bieżących lub przyszłych, finansowanych ze środków płatnika składek.
Płatnik składek ma obowiązek opłacać należne składki na ubezpieczenia w ustawowych terminach, tj. odpowiednio 5., 10. lub 15. dnia każdego miesiąca (art. 47 ust. 1 ustawy systemowej). Za nieterminowe opłacenie składek ZUS naliczy płatnikowi odsetki za zwłokę, może także wymierzyć opłatę dodatkową. W celu uniknięcia tych skutków płatnik może złożyć w ZUS wniosek o odroczenie terminu płatności należnych składek. Może się o to starać każdy płatnik, który ma przejściowe problemy z płatnościami, wskutek czego nie może uregulować składek w ustawowym terminie. Odroczenie terminu płatności polega na tym, że za zgodą ZUS płatnik może uregulować należne składki w późniejszym terminie. Pozwoli to uniknąć egzekucji tych należności. W przypadku przesunięcia terminu zapłaty tych należności nie są także naliczane odsetki za zwłokę. ZUS nie wymierzy również z opłaty dodatkowej. Naliczona zostanie jednak opłata prolongacyjna.
Wniosek o odroczenie terminu płatności
Wniosek o odroczenie terminu płatności należy złożyć w ZUS najpóźniej w dniu upływu terminu płatności składek. Powinien on zawierać szczegółowe uzasadnienie, ze wskazaniem przyczyn, z powodu których płatnik nie jest w stanie opłacić składek w terminie. Ponadto płatnik powinien zaproponować nowy termin zapłaty tych składek, stosownie do swoich możliwości finansowych.
Samo złożenie wniosku nie gwarantuje udzielenia ulgi. Przy rozpoznawaniu sprawy ZUS bierze bowiem po uwagę możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych (art. 29 ust. 1 ustawy systemowej). Oznacza to, że to od uznania ZUS zależy, czy taka ulga zostanie udzielona.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca prowadzi działalność w zakresie projektowania stron internetowych i doradztwa informatycznego. Zatrudnia 10 pracowników. Składki na ubezpieczenia społeczne opłaca do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jego kontrahenci nie zapłacili mu za wykonane usługi za okres od czerwca do września br. Poinformowali go, że faktury zostaną zapłacone dopiero w listopadzie. W związku z tym właściciel firmy nie jest w stanie w terminie opłacić składek ubezpieczeniowych za wrzesień i październik. Powinien zatem złożyć w ZUS wniosek o odroczenie terminu płatności najpóźniej do 15 października 2012 r.
Płatnik może złożyć wniosek osobiście w jednostce ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika, wysłać pocztą bądź złożyć w formie elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) – www.pue.zus.pl.
Zapłata jakich składek podlega odroczeniu
Przesunięcie terminu płatności może dotyczyć wyłącznie składek bieżących lub przyszłych, których termin płatności jeszcze nie nadszedł (nie upłynął). Ponadto można odroczyć termin zapłaty tylko tych należności, które opłacają z własnych środków płatnicy składek (art. 30 ustawy systemowej), tj.:
- na ubezpieczenia społeczne – z wyłączeniem kwot odpowiadających wysokości składki na ubezpieczenie emerytalne za zatrudnionych pracowników,
- na ubezpieczenie zdrowotne – z wyłączeniem składek za zatrudnionych pracowników,
- Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.
WAŻNE!
Odroczenie nie obejmuje składek, które są finansowane przez ubezpieczonych.
Natomiast w przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność, opłacających składkę wyłącznie za siebie, odroczeniem może być objęta pełna kwota bieżących składek, w tym na ubezpieczenie zdrowotne.
PRZYKŁAD
Osoba prowadzi działalność gospodarczą i nie zatrudnia pracowników ani zleceniobiorców. Znajduje się w trudnej sytuacji materialnej. Na skutek wypadku samochodowego przez 2 miesiące nie wykonywała żadnych zleceń. Nie miała środków, by opłacić składki za sierpień i wrzesień 2012 r. 6 września br. złożyła wniosek o odroczenie do 10 grudnia 2012 r. terminu płatności składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za ten okres. W tym przypadku odroczenie obejmie całość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Warunki udzielenia ulgi i potrzebne dokumenty
Aby uzyskać odroczenie płatności składek, dłużnik musi najpierw złożyć umotywowany wniosek w tej sprawie. Powinien do niego załączyć dokumenty, które potwierdzą zasadność udzielenia ulgi, oraz dotyczące jego kondycji finansowej i możliwości płatniczych. Dowody takie dotyczą m.in.:
- zakresu prowadzonej działalności (np. zezwolenie/koncesja),
- sytuacji finansowej (np. bilans, wyciąg z księgi przychodów i rozchodów, ewidencji sprzedaży),
- stanu majątkowego (np. akt notarialny, dowód rejestracyjny pojazdu).
Osoby będące przedsiębiorcami są dodatkowo zobowiązane do załączenia do wniosku dokumentów wskazujących na rozmiar ewentualnie uzyskanej pomocy publicznej (np. informacji dotyczącej wnioskodawcy: imię, nazwisko/nazwa, adres siedziby oraz prowadzonej przez niego działalności: forma prawna, wielkość, data rozpoczęcia, opis przedmiotu działalności zgodnie z klasyfikacją PKD; zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis).
O tym, jakie dokumenty przedsiębiorca powinien dołączyć do wniosku, decyduje prowadzona przez niego forma działalności, długość wnioskowanego okresu spłaty oraz wysokość składek. Ich rodzaj jest każdorazowo ustalany indywidualnie. Wykaz wymaganych dokumentów dostępny jest na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl).
Na podstawie załączonej dokumentacji ZUS analizuje sytuację płatnika oraz ocenia, czy są podstawy do ustalenia nowego terminu płatności. W razie gdy płatnik nie przedłoży wszystkich wymaganych dokumentów, ZUS wezwie do ich uzupełnienia, wyznaczając odpowiedni termin.
Ponadto należy podkreślić, że za wnioskowany okres, który ma być objęty odroczeniem, płatnik musi w ustawowym terminie płatności uiścić składki na ubezpieczenie emerytalne, a także na ubezpieczenie zdrowotne za zatrudnionych pracowników oraz innych ubezpieczonych (np. zleceniobiorców, nakładców).
Jeśli ZUS uzna, że płatnik nie spełnia wymaganych kryteriów, odmówi odroczenia terminu płatności składek. Wówczas dłużnik będzie zobowiązany do uregulowania należnych składek wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi do dnia zapłaty włącznie.
W razie odmowy ZUS płatnik może wystąpić z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy, wskazując w uzasadnieniu wniosku argumenty, które nie zostały uwzględnione przy rozpatrywaniu wniosku, oraz powołując nowe okoliczności w tej sprawie.
WAŻNE!
W celu zapewnienia prawidłowości realizacji postanowień umowy ZUS może ustanowić na majątku płatnika zabezpieczenie w postaci hipoteki lub zastawu.
Umowa o odroczeniu terminu płatności
Odroczenie terminu płatności następuje w formie umowy, a nie decyzji (art. 29 ust. 1a ustawy systemowej). Nie przysługuje więc od niej odwołanie do sądu. Jest to umowa cywilnoprawna, określająca szczegółowe warunki realizacji ulgi. Z zawartej umowy dla każdej strony wynikają określone prawa i obowiązki. Przed jej podpisaniem płatnik powinien się dokładnie z nią zapoznać.
Opłata prolongacyjna
Jeśli wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony, to w stosunku do tych należności nie nalicza się odsetek za zwłokę, natomiast w zamian pobierana jest opłata prolongacyjna. Ustala się ją na zasadach i w wysokości określonej w Ordynacji podatkowej (art. 29 ust. 4 ustawy systemowej). Jest ona naliczana od następnego dnia po ustawowym dniu wymagalności składki do dnia odroczenia włącznie, w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy (art. 57 § 2 Ordynacji podatkowej).
WAŻNE!
Jeśli ulga została udzielona na skutek klęski żywiołowej lub wypadku losowego, opłaty prolongacyjnej nie nalicza się (art. 57 § 5 Ordynacji podatkowej).
Skutki zawarcia umowy o odroczeniu terminu płatności składek
W okresie obowiązywania umowy ZUS nie będzie przymusowo dochodził odroczonych należności w drodze egzekucji. Po zawarciu umowy płatnik jest zobowiązany opłacać odroczone składki w pełnej wysokości w terminach określonych w umowie. Wpłaty powinien dokonać na wskazane w umowie numery rachunków bankowych. Płatności muszą być oznaczone symbolami określonymi w umowie. Ich błędne określenie może spowodować, że zostaną rozliczone na inne należności, co będzie skutkowało zerwaniem umowy i natychmiastową ich wymagalnością. Do zerwania umowy może dojść także wtedy, gdy płatnik spóźni się z zapłatą odroczonych składek albo uiści je w niższej wysokości. W razie zerwania umowy odroczone składki staną się zaległościami. Wówczas zostaną naliczone odsetki za zwłokę za cały okres odroczenia, od daty wymagalności danej składki do dnia zapłaty włącznie.
WAŻNE!
W sytuacji gdy płatnik nie wywiązuje się z obowiązków wynikających z umowy, umowa zostaje zerwana, a składki objęte umową stają się natychmiast wymagalne.
Podstawa prawna:
- art. 29 ust. 1, 1a, 4, art. 30, art. 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 769
- art. 57 § 1–5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 848
- rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach – Dz.U. Nr 165, poz. 1373; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 40, poz. 204