Jak rozliczyć umowę zlecenia zawartą z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie wychowawczym

RADA

Z tytułu zawartej umowy zlecenia Państwa pracownica podlega ubezpieczeniom społecznym na ogólnych zasadach dotyczących zleceniobiorców. Dokonując rozliczenia za styczeń 2012 r. należy zmniejszyć składki na ubezpieczenia społeczne należne za tę osobę z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym proporcjonalnie za okres wykonywania umowy zlecenia. Składka zdrowotna jest należna z obu tytułów, bez pomniejszeń – jest to składka miesięczna i niepodzielna. Od przychodu wypłaconego z tytułu umowy zlecenia powinni Państwo pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną na zasadach ogólnych dotyczących zleceniobiorców. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jednak w świetle przepisów ubezpieczeniowych definicja pracownika jest inna niż wynikająca z przepisów Kodeksu pracy. W rozumieniu ustawy systemowej, za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli taką umowę zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy (art. 8 ust. 2a ustawy systemowej).

Wskazana różnica w definicji pracownika wywołuje określone skutki dla płatników i ubezpieczonych w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym. Skutkuje ona tym, że jeżeli pracodawca zawrze np. umowę zlecenia z własnym pracownikiem, to w świetle przepisów ubezpieczeniowych z tytułu wykonywania umowy osoba ta jest pracownikiem, a nie zleceniobiorcą. Podlega zatem ubezpieczeniom społecznym według zasad obowiązujących pracowników (wszystkie ubezpieczenia dla pracownika są obowiązkowe, bez względu na ewentualne inne tytuły do ubezpieczeń).

Nie ma to jednak zastosowania do sytuacji opisanej w pytaniu, ponieważ zawarli Państwo umowę zlecenia z pracownicą przebywającą na urlopie wychowawczym. Taki zleceniobiorca nie jest w świetle przepisów ubezpieczeniowych traktowany jak pracownik. Szczególna definicja pracownika, zawarta w art. 8 ust. 2a ustawy systemowej, nie ma zastosowania do osób przebywających na urlopie macierzyńskim, wychowawczym i bezpłatnym.

WAŻNE!

Pracownik, który w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym został zatrudniony przez własnego pracodawcę na podstawie umowy zlecenia, podlega ubezpieczeniom zgodnie z zasadami obowiązującymi zleceniobiorców.

Z tytułu umowy zlecenia zawartej w trakcie urlopu wychowawczego, do celów ubezpieczeniowych Państwa pracownica jest traktowana jak zleceniobiorca. Tym samym z tytułu umowy zlecenia będzie podlegała ubezpieczeniom na zasadach ogólnych dotyczących zleceniobiorców, tj.:

● obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu,

● dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu (pod warunkiem wyrażenia przez nią woli przystąpienia do tego ubezpieczenia oraz terminowego zgłoszenia, które należy przekazać do ZUS najpóźniej 3 lutego br.).

Obowiązek ubezpieczeń powstaje od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy, tj. od 27 do 27 stycznia 2012 r. (art. 13 pkt 2 ustawy systemowej i art. 69 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Ubezpieczoną należy zatem zgłosić do ZUS na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla zleceniobiorcy (04 11 xx) od 27 stycznia, a następnie dokonać jej wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA od 28 stycznia. W okresie wykonywania umowy zlecenia (przez jeden dzień w styczniu) przebywanie na urlopie wychowawczym nie będzie dla pracownicy tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.

Za styczeń 2012 r. powinni Państwo naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym od nowej podstawy wymiaru, której kwota obowiązuje od 1 stycznia 2012 r. Wynosi ona 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia obowiązującego w poprzednim kwartale. Od stycznia do lutego 2012 r. jest to 2049,60 zł, czyli 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w III kwartale 2011 r. (60% z 3416 zł). Kwotę podstawy wymiaru składek za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym należy wykazać w dokumentacji po jej proporcjonalnym zmniejszeniu o okres wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2012 r., podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób podlegających ubezpieczeniom społecznym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy.

WAŻNE!

Od 1 stycznia 2012 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe za osoby przebywające na urlopach wychowawczych wynosi 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, jednak nie więcej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy.

Zakładając, że w przypadku Państwa pracownicy kwota 2049,60 zł jest niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone jej za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy, zmniejszenia podstawy wymiaru składek dokonuje się przez podzielenie podstawy przez liczbę dni kalendarzowych stycznia, a następnie pomnożenie przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu z tytułu urlopu wychowawczego (art. 18 ust. 9 ustawy systemowej): 2049,60 zł : 31 (liczba dni kalendarzowych miesiąca) x 30 (liczba dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego) = 1983,48 zł.

Nie powinni Państwo natomiast dokonywać analogicznego zmniejszenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne należy naliczyć od pełnej kwoty podstawy wymiaru obowiązującej dla osób przebywających na urlopie wychowawczym, czyli 520 zł – jest to kwota odpowiadająca wysokości świadczenia pielęgnacyjnego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy zdrowotnej). Składka zdrowotna jest składką miesięczną i niepodzielną (art. 79 ust. 2 ustawy zdrowotnej).

Pracownicę przebywającą na urlopie wychowawczym, z którą zawarli Państwo umowę zlecenia, należy wykazać w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2012 r. w następujący sposób:

● w jednym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx i rozliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty 1983,48 zł oraz na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty 520 zł,

● w kolejnym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx i rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od kwoty 640 zł (przychód z tytułu umowy zlecenia uzyskany w styczniu 2012 r.),

● w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, kodem świadczenia/przerwy – 121 (lub 122), okresem od 1 stycznia 2012 r. do 31 stycznia 2012 r., liczbą dni przerwy – 31,

● w kolejnym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx, kodem świadczenia/przerwy 350, okresem od 27 stycznia 2012 r. do 27 stycznia 2012 r., liczbą dni przerwy – 1.

Przychód uzyskany przez osobę przebywającą na urlopie wychowawczym z tytułu zawartej w trakcie tego urlopu umowy zlecenia jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 updof. Przychód ten podlega opodatkowaniu według zasad ogólnych określonych w art. 41 ust. 1 i ust. 1a updof. Zgodnie z przywołanymi przepisami, płatnik dokonujący wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek w wysokości 18% podstawy opodatkowania. Podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o miesięczne koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% uzyskanego przychodu. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowił przychód (art. 22 ust. 9 updof). Obliczoną zaliczkę zmniejsza się następnie o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej ze środków podatnika w wysokości 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Rozliczenie składkowo-podatkowe przychodu z tytułu umowy zlecenia zawartej z pracownicą przebywającą na urlopie wychowawczym*:

* W dwóch wariantach – z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym i bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

● art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 8 ust. 2a, art. 9 ust. 6, art. 13 pkt 2, art. 18 ust. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

● art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 69 ust. 1, art. 79 ust. 2, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),

● art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9, art. 41 ust. 1 i ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),

● załącznik nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).