ZUS dokona zwrotu nadpłaty w ciągu 30 dni od złożenia przez Państwa dokumentacji korygującej z wykazanymi prawidłowymi podstawami wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Kwota podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych jest ograniczona do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Roczne ograniczenie dotyczy wszystkich ubezpieczonych. Płatnik zaprzestaje obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (a także na FEP, jeżeli składki są opłacane za pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty ograniczenia (art. 19 ust. 5 ustawy systemowej). W 2011 r. ograniczenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych wynosi 100 770 zł.
Stwierdzenie nadpłaty powstałej wskutek dalszego opłacania składek emerytalno-rentowych po przekroczeniu przez ubezpieczonego progu 30-krotności może nastąpić w wyniku stwierdzenia nadpłaty przez płatnika (który np. otrzymał dodatkowe informacje od ubezpieczonego lub stwierdził błąd na podstawie własnej dokumentacji kadrowo-płacowej). O fakcie opłacenia nienależnych składek płatnika może także poinformować ZUS, który na podstawie danych zaewidencjonowanych w kompleksowym systemie informatycznym (KSI ZUS) ma możliwość stwierdzenia takiego faktu. ZUS powinien zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mają być zwrócone, chyba że ich kwota nie przekracza wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (4-krotność opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej, tj. obecnie 4 x 2,20 zł = 8,80 zł).
Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6 a ustawy systemowej). Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS płatnik może wnioskować o zwrot składek w dowolnym terminie – ograniczonym jedynie terminem przedawnienia należności. Ten stan prawny obowiązuje od 20 lipca br. Przed tą datą płatnicy mieli tylko 7 dni na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS w tej sprawie. Po tym terminie nadpłata mogła być „zwrócona” tylko w formie zaliczenia jej w poczet bieżących lub przyszłych składek.
Po wpłynięciu Państwa wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS wszczyna postępowanie wyjaśniające. Szczegółowej analizie zostanie poddana dokumentacja rozliczeniowa złożona za ubezpieczonego, który przekroczył roczną podstawę wymiaru składek. Analizowane będą raporty i deklaracje, a także dokonywane na ich podstawie wpłaty i to nie tylko przez Państwa firmę, ale również przez innych płatników – jeżeli ubezpieczony, którego dotyczy przekroczenie, posiada jeszcze inne tytuły do ubezpieczeń. W wyniku tej analizy zostanie ustalona kwota składek, które zostały opłacone nienależnie. Nienależnie opłacone składki powinny zostać zwrócone w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika o zwrot nadpłaty (art. 24 ust. 6d ustawy systemowej). ZUS jednak stoi na stanowisku, że w przypadku przekroczenia górnego pułapu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 30-dniowy termin na zwrot nadpłaty należy liczyć dopiero od dnia otrzymania przez ZUS korekty dokumentacji rozliczeniowej – imiennego raportu korygującego za ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej (taka wykładnia przepisów została opublikowana na oficjalnej stronie organu www.zus.pl). ZUS powołuje się tu na przepis art. 41 ust. 6 i 7a oraz art. 47 ust. 3 ustawy systemowej. Zgodnie z nim, płatnik składek, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym, jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni imienny raport miesięczny korygujący, a wraz z nim deklarację rozliczeniową korygującą, w formie nowych dokumentów zawierających wszystkie prawidłowe informacje. Zatem najpierw otrzymają Państwo wezwanie do złożenia korekt. Dopiero po ich przesłaniu do ZUS na koncie płatnika zostanie uwidoczniona nadpłata składek (kwoty wpłat będą wyższe niż kwoty należnych składek, zadeklarowane w dokumentacji po korekcie). W Państwa interesie leży zatem zastosowanie się do wykładni prezentowanej przez ZUS i jak najszybsze złożenie prawidłowych dokumentów rozliczeniowych, uwzględniających przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek. W ciągu 30 dni od ich złożenia zwrot nadpłaty powinien pojawić się na koncie Państwa firmy.
WAŻNE!
Jeżeli płatnik nie złoży dokumentacji korygującej, ZUS odmówi zwrotu nadpłaty aż do momentu, kiedy korekty wpłyną do ZUS.
Granicą czasową roszczeń o zwrot nienależnie opłaconych składek jest ich przedawnienie. Bieg terminu przedawnienia liczy się od dnia:
- otrzymania zawiadomienia o nadpłacie z ZUS lub
- opłacenia składek – w przypadku braku takiego zawiadomienia.
Termin przedawnienia wynosi obecnie 10 lat. Od 1 stycznia 2012 r., na mocy tzw. drugiej ustawy deregulacyjnej, został on skrócony do 5 lat.
Podstawa prawna:
- art. 19, art. 24, art. 41 ust. 6 i ust. 7a, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 11 i art. 27 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 232, poz. 1378).