Świadczenia w postaci bonów towarowych na zakup produktów oraz okolicznościowych paczek, związanych z okresem bożonarodzeniowym, w większości firm są kwalifikowane do wyłączenia z podstawy wymiaru składek jako świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalno-bytowe w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, dalej: rozporządzenie składkowe).
Podobne zasady stosują także pracodawcy, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – jednak w ich przypadku wartość świadczeń została zwolniona z oskładkowania do wysokości rocznej kwoty odpisu podstawowego wskazanego w art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Wartość tego rodzaju bonusów, do 2004 r. w całości wyłączanych z obowiązku ich oskładkowania (na mocy uchylonego § 2 ust. 1 pkt 12 rozporządzenia składkowego), obecnie – jak wskazuje praktyka – sprawia płatnikom wiele problemów przy ustalaniu prawidłowej podstawy wymiaru składek za poszczególnych ubezpieczonych.
Kryterium dochodowe
O tym, czy wartość świadczenia należy wliczyć do podstawy wymiaru składek, decyduje przede wszystkim prawidłowo ustalone kryterium przyznawania takich świadczeń. Musi być ono zgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która określa zarówno zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS, jak i gospodarowanie środkami tego funduszu.
Ustawa ta uzależnia przyznawanie świadczeń – między innymi w postaci bonów świątecznych – od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z takiego funduszu. Oznacza to, że ich wysokość oraz ilość powinna być ściśle uzależniona od indywidualnej sytuacji każdego pracownika uprawnionego do otrzymania świadczenia. Zasady, kryteria i warunki przyznawania takiej pomocy oraz cele i rodzaje działalności socjalnej powinien precyzyjnie określić pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin ZFŚS jest ustalany w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania ich interesów – jeśli w danym zakładzie pracy nie ma organizacji związkowej. Zostają w nim określone takie elementy, jak podstawa prawna tworzenia i działania funduszu, krąg osób uprawnionych do świadczeń, przeznaczenie środków funduszu oraz rodzaj świadczeń, które mogą zostać z nich sfinansowane. W regulaminie można również uściślić kryteria przyznawania świadczeń z ZFŚS, pamiętając jednak zawsze, że podstawowym spośród nich zawsze pozostaje kryterium socjalne. Regulamin ZFŚS w żaden sposób nie może ograniczać stosowania tej zasady. Stanowisko takie zostało utrwalone w wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09, Infor Lex Biznes).
Wydając osobom uprawnionym bony świąteczne na podstawie takich kryteriów, pracodawca nie wskazuje ich wartości w podstawie wymiaru składek i nie opłaca od nich składek na ubezpieczenia społeczne. Według tego samego kryterium socjalno-bytowego powinny być przyznawane świadczenia w naturze w postaci np. paczek świątecznych – wówczas od nich również nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne. Zasady te mają zastosowanie do wszystkich osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS bez względu na formę zatrudnienia (czyli zarówno pracownicy, jak i np. zleceniobiorcy), a także osób przebywających na zasiłku macierzyńskim, urlopie wychowawczym czy będących beneficjentem tego funduszu z innego tytułu.
Warunki konieczne, aby wyłączyć wartość świadczeń z podstawy wymiaru składek
- Całość środków pieniężnych, które są przekazywane w postaci bonów lub paczek świątecznych, musi pochodzić z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
- Świadczenie musi mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej, określonej przepisami ZFŚS.
- Środki te są prawidłowo rozdysponowywane – w szczególności z zachowaniem zasady zróżnicowania wysokości świadczeń, opierając się na sytuacji socjalno-bytowej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
- Regulamin, na podstawie którego działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jest prawidłowo zawarty i zatwierdzony.
Kiedy oskładkować świadczenia
W przypadku gdy świadczenia są przyznawane na podstawie kryteriów innych niż socjalne – na przykład opierając się na stażu pracy, rodzaju zajmowanego stanowiska czy uznaniu pracodawcy – płatnik i ubezpieczeni nie będą mogli skorzystać z wyłączenia wskazanego w § 2 ust. 1 pkt 19 i 20. W takiej sytuacji od całości przyznanego świadczenia będzie trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji także i obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne.
Natomiast jeśli pracodawca tylko w części sfinansował dane świadczenia z ZFŚS, ich wartość podlega proporcjonalnemu podzieleniu i podstawą oskładkowania będzie ta część, która nie pochodzi ze środków funduszu.
W razie wątpliwości, czy świadczenie, które płatnik planuje sfinansować dla swoich pracowników z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, będzie stanowiło podstawę wymiaru składek, najpewniej wystąpić do ZUS o wydanie pisemnej interpretacji w tej sprawie. W celu wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego najlepiej do wniosku od razu dołączyć kopię regulaminu ZFŚS. Dysponując pisemną interpretacją organu, płatnik nie poniesie negatywnych konsekwencji swoich działań w zakresie, w jakim zastosuje się do wykładni ZUS.
Trzeba pamiętać, że ZUS, w celu ustalenia, czy w danej sytuacji przychody podlegają oskładkowaniu, może badać zasady przyznawanych przez pracodawcę świadczeń. W przypadku stwierdzenia, np. w toku kontroli, że są one rozdzielane z pominięciem charakterystycznego dla ZFSŚ kryterium socjalnego, zostanie wydana decyzja ustalająca wymiar składek od wyłączonych przez płatnika świadczeń i nakazująca ich zapłatę wraz z należnymi odsetkami.
PRZYKŁAD 1: Świadczenia wyłączone z podstawy wymiaru składek
Pracodawca postanowił rozdać pracownikom bony świąteczne. W tym celu zakupił odpowiednią kwotę bonów i zgodnie z postanowieniami regulaminu ZFŚS przyznał je za pośrednictwem komisji socjalnej: bony o wartości 600 zł pracownikom, których dochód na rodzinę nie przekracza 1500 zł; bony o wartości 400 zł pracownikom, których dochód nie przekracza 2500 zł i pozostałym pracownikom – bez dalszego zróżnicowania – po 250 zł. Wartość bonów przyznanych na powyższych zasadach nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
PRZYKŁAD 2: Świadczenia stanowiące podstawę do oskładkowania
Firma w związku ze zbliżającymi się świętami planuje wszystkim swoim pracownikom rozdać paczki świąteczne (słodycze, owoce, jedzenie), w jednakowej ilości i o tej samej wartości. Pracodawca nie uwzględnia przy tym sytuacji materialnej świadczeniobiorców, np. opierając się na kryterium dochodowym czy rodzinnym (ilość członków rodziny pozostających na utrzymaniu).
Płatnik ma obowiązek opłacić składki na ubezpieczenia społeczne od wartości pieniężnej przyznanych pracownikom świadczeń.
PRZYKŁAD 3: Zróżnicowanie świadczeń pod względem obowiązku składkowego
Pracodawca prawidłowo przeznaczył środki ZFŚS na świadczenia rzeczowe w postaci paczek świątecznych dla osób zatrudnionych, właściwie je zróżnicował, uwzględniając sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.
Ponadto wszystkim pracownikom kadry kierowniczej średniego i wyższego szczebla zorganizowano w restauracji uroczystą kolację połączoną z „opłatkiem”. Środki na wszystkie spośród tych świadczeń zostały przeznaczone z ZFŚS.
W tej sytuacji zwolnione ze składek będą jedynie świadczenia, które dotyczyły wszystkich uprawnionych i zostały przyznane na podstawie kryterium socjalnego. Natomiast koszty kolacji podlegać będą oskładkowaniu.
ZUS nie będzie natomiast orzekał o prawidłowości wydatkowania środków z funduszu na uroczystą kolację dla kadry kierowniczej – rozstrzygnięcie w tym zakresie nie leży w kompetencji Zakładu. Wobec kontrowersji, dotyczących tematu wydatkowania środków z ZFŚS i obowiązku uwzględniania przy tym kryterium socjalno-bytowego, może się zdarzyć, że wiążącą wykładnię w tej sprawie płatnik uzyska dopiero na drodze postępowania sądowego.
Podstawa prawna
- § 2 pkt 19 i 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – t.j. Dz.U. nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 127, poz. 860.
- Art. 5 ust. 2, art. 8 ust. 1 i 2, art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – t.j. Dz.U z 1996 r. nr 70, poz. 335, ost. zm. Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1241.