Zawierając umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika, pracodawca nie dysponował jego adresem mailowym. Po kilku miesiącach pracownik zgłosił mu, że już taki adres posiada. Czy pracodawca może, bez dodatkowego upoważnienia pracownika, przekazać ten adres do instytucji finansowej?
Tak. Choć aktualizacja danych identyfikujących uczestnika PPK w instytucji finansowej to – zgodnie z ustawą o PPK – obowiązek samego uczestnika programu, pracodawca może przekazać instytucji finansowej brakujące dane uczestnika, których nie posiadał zapisując go do PPK. I może to zrobić także bez dodatkowego upoważnienia czy zgody takiej osoby.
Zawierając umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika, pracodawca przekazuje do instytucji finansowej jego dane identyfikujące. Danymi identyfikującymi uczestnika PPK są jego imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego.
Mail i numer telefonu nie są obligatoryjne
Przy czym adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu pracownik nie musi posiadać. W polskim systemie prawnym nie istnieje bowiem żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Oznacza to też, że zarówno adres poczty elektronicznej, jak i numer telefonu nie stanowią obligatoryjnych danych uczestnika PPK, których podanie jest niezbędne do zawarcia w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK. Innymi słowy, brak adresu poczty elektrycznej czy numeru telefonu nie stanowi przeszkody w „zapisaniu” pracownika do PPK. Ich posiadanie ułatwiłoby jednak niewątpliwie komunikację między instytucją finansową a uczestnikiem PPK.
Późniejsze uzupełnienia danych
Przepisy ustawy o PPK nie regulują kwestii uzupełniania danych identyfikujących uczestnika PPK, po zawarciu w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK. Jednocześnie – w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o PPK – dane identyfikujące uczestnika są danymi, które powinny zostać wskazane w umowie o prowadzenie PPK. Są one potrzebne zarówno w celu identyfikacji osoby, w imieniu i na rzecz której zawierana jest ta umowa, jak też w celu usprawnienia komunikacji pomiędzy instytucją finansową a uczestnikiem PPK. Skoro zatem pracodawca powinien wskazać dane identyfikujące uczestnika PPK w samej umowie o prowadzenie PPK, to nie ma przeszkód do uzupełnienia tych danych po zawarciu tej umowy.
Zatem, w sytuacji, w której w zawartej umowie o prowadzenie PPK zostały wskazane niekompletne dane identyfikujące uczestnika PPK, dopuszczalne jest ich późniejsze uzupełnienie przez pracodawcę, czyli przekazanie tych brakujących danych przez pracodawcę instytucji finansowej.
W celu przekazania instytucji finansowej przez pracodawcę brakujących danych nie jest wymagane uprzednie uzyskanie przez pracodawcę od uczestnika PPK zgody na uzupełnienie danych czy upoważnienia do takiego uzupełnienia.
Aktualizacja danych obowiązkiem pracownika
Uzupełnienia przez podmiot zatrudniający niekompletnych danych, o których mowa powyżej, nie należy utożsamiać ze zmianą danych, o której mowa w art. 4 ust. 2 ustawy o PPK. Obowiązek dbania, aby posiadane przez instytucje finansową dane identyfikacyjne były aktualne, spoczywa bowiem na uczestniku PPK. Uczestnik PPK jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych identyfikacyjnych, poinformować instytucję finansową o tej zmianie.
W sprawach dotyczących PPK uczestnik PPK składa instytucji finansowej oświadczenia woli w postaci elektronicznej – pozwalającej na utrwalenie ich na trwałym nośniku lub w innej postaci, jeżeli w umowie o zarządzanie PPK tak określono.
Więcej na temat PPK na www.mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: www.mojeppk.pl/szkolenia.htm.