Liczba pracowników
W pierwszej kolejności każdy pracodawca powinien podać liczbę zatrudnionych pracowników, którzy automatycznie zostaną wpisani do PPK. Kolejną czynnością jest oszacowanie, ilu z nich rzeczywiście pozostanie w planach pracowniczych, biorąc pod uwagę, np. skalę zainteresowania.
– Deklarując liczbę zatrudnianych pracowników należy podać stan faktyczny na 31 grudnia 2018 roku. Jeżeli do tego czasu w firmie pracowało 240 osób, ale w 2019 roku zatrudnienie wzrosło o 15 osób, czyli przekroczyło 250 pracowników, to nie ma obowiązku wdrożenia w tej firmie PPK do dnia 1 lipca 2019 roku – mówi mec. Marta Pilarczyk z kancelarii prawnej Ecovis Milczarek i Wspólnicy.
Kolejny krok to określenie konkretnej instytucji finansowej, w której zostaną utworzone rachunki PPK dla pracowników. Do wyboru są: fundusz inwestycyjny zarządzany przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych, fundusz emerytalny zarządzany przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne, a także Zakład Ubezpieczeń.
Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców i płatników
Wybór instytucji finansowej
Każdy pracodawca zastanawiający się nad wyborem odpowiedniej instytucji finansowej, powinien w pierwszej kolejności skonsultować się z organizacją związkową działającą w przedsiębiorstwie lub z reprezentacją pracowników. Należy wziąć pod uwagę stabilność firmy, której zamierza się powierzyć zarządzanie finansami pracowników oraz skuteczne długofalowe zarządzanie aktywami przez daną instytucję.
– W pierwszej kolejności do PPK przystąpią największe firmy, dlatego wybierając instytucję finansową, należy sprawdzić czy posiada ona doświadczenie w obsłudze dużych podmiotów, czy dysponuje siecią wykwalifikowanych opiekunów, a także zapleczem i odpowiednimi systemami operacyjnymi. Pamiętajmy, że dokonujemy wyboru w zakresie powierzenia danej firmie wieloletniego prowadzenia programu, decyzji tej nie należy więc podejmować pochopnie – dodaje ekspert.
Umowy
Do 25 października 2019 roku każdy pracodawca ma czas na ostateczne zawarcie umowy o zarządzanie uzgadnianej między firmą a wybraną instytucją finansową. Natomiast do 12 listopada br. należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK, którą podpisuje pracodawca w imieniu i na rzecz pracownika.
– Umowa o zarządzanie PPK musi zostać zawarta w formie elektronicznej nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Jeśli tego nie zrobi, otrzyma pisemne wezwanie do zawarcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK. Po podpisaniu obydwu umów, będzie możliwa zmiana przez uczestnika funduszu zdefiniowanej daty właściwego do jego wieku na inny fundusz zdefiniowanej daty przez niego wybrany. Oczywiście każdy pracownik może dobrowolnie zrezygnować z dokonywania wpłat do programu na podstawie pisemnej deklaracji złożonej pracodawcy oraz powrócić do programu w dowolnym momencie. Dodatkowo, pracodawca może w przyszłości zmienić instytucję finansową dla całego przedsiębiorstwa. W tym przypadku będzie musiał wypowiedzieć wcześniejszą umowę i zawrzeć nową o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz swoich pracowników – kontynuuje mec. Pilarczyk.
Ustalenia końcowe
Kolejnym krokiem jest wybranie wysokości składek wpłacanych przez pracodawcę na rzecz pracownika. Obowiązkowo kwota ta wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Natomiast pracodawca może dodatkowo zasilić konto dobrowolną wpłatą w wysokości do 2,5% wynagrodzenia pracownika. Na koniec należy pomyśleć o odpowiednim oprogramowaniu, które ułatwi gromadzenie i archiwizowanie materiałów dotyczących PPK oraz pracowników będących w programie.
Jeśli do tego czasu pracodawca nie spełni wszystkich narzuconych przez ustawodawcę terminów i nie będzie wpłacał do PPK należytej składki za każdego pracownika, zapłaci grzywnę w wysokości od 1 000 do 1 000 000 zł.
mec. Marta Pilarczyk z kancelarii prawnej Ecovis Milczarek i Wspólnicy