Każda z umów nazwanych i nienazwanych w Kodeksie cywilnym może być dostosowywana do potrzeb stron umowy. W związku z tym zmiana kodeksowych zapisów dotyczących zwrotu zleceniobiorcy wydatków na wykonanie zlecenia może obejmować zarówno modyfikację lub uszczegółowienie tej zasady, jak i całkowite zniesienie tego obowiązku. Warto pamiętać, aby kwestię tę uregulować w umowie, gdyż realizacja prawie każdego zobowiązania polegającego na świadczeniu usług może powodować powstanie po stronie zleceniobiorcy wydatków z tym związanych.
Zakres umowy-zlecenia
W szerokim znaczeniu umowa-zlecenie polega na wykonywaniu określonych czynności (świadczeniu usług) przez zleceniobiorcę (formalnie: przyjmującego zlecenie) na rzecz zleceniodawcy (formalnie: dającego zlecenie). Katalog możliwych do wykonywania w ramach tej umowy prac jest właściwie nieograniczony rodzajowo.
Wykonanie uzgodnionej w umowie czynności w większości przypadków będzie za sobą pociągać konieczność poniesienia pewnych kosztów.
Przykład
Zleceniobiorca w ramach umowy wykonuje usługi marketingowe. Po zakończeniu każdego miesiąca sporządza w związku z tym szczegółowy raport i projekt działań na kolejny miesiąc. Zobowiązany jest do przesłania tych informacji zleceniodawcy w formie papierowej, przesyłką kurierską. W tym przypadku koszty zleceniobiorcy poniesione w związku z realizacją umowy to co najmniej opłata za przesyłkę i materiały biurowe (papier).
Obowiązek zwrotu wydatków
Dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie niezbędne wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowym.
Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki.
Należy uznać, że wydatkiem niezbędnym jest wydatek, bez którego poniesienia prawidłowa realizacja ustalonych w umowie czynności nie byłaby możliwa. Wydatki muszą mieć także ścisły związek z treścią zobowiązania zleceniobiorcy wynikającego z umowy-zlecenia. Im bardziej szczegółowo strony określą to zobowiązanie, tym łatwiej będzie ustalić, czy wydatek jest faktycznie ściśle powiązany z prawidłowym wykonywaniem zlecenia.
Modyfikacje umowne
Nawet w przypadku gdy strony nie zamierzają ograniczać zakresu zwrotu wydatków, kwestia zwrotu kosztów powinna zostać uregulowana szczegółowo w treści umowy. W razie braku odpowiednich zapisów w umowie znajduje zastosowanie reguła z Kodeksu cywilnego zobowiązująca do zwrotu kosztów.
Przykład
Zleceniobiorca uprawniony jest do otrzymania zwrotu kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z realizacją zlecenia. Rozliczanie wydatków będzie następować po zakończeniu każdego miesiąca, w ciągu 14 dni od dnia przedstawienia przez zleceniobiorcę dokumentów potwierdzających poniesiony wydatek.
W umowie-zleceniu można również wyłączyć obowiązek zwrotu kosztów lub znacznie go ograniczyć. Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku pracy, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. W wyroku z 21 sierpnia 2008 r. (IV CSK 168/08) Sąd Najwyższy podkreślił, że przepisy dotyczące umowy-zlecenia mają charakter względnie obowiązujący i w związku z tym strony tego stosunku prawnego mogą odmiennie w umowie, zgodnie z zasadą swobody umów, określić swoje prawa i obowiązki. Z tego względu należy przyjąć, że ius dispositivi stanowi także art. 742 k.c., gdyż nie występują żadne poważniejsze argumenty przemawiające za bezwzględnym charakterem tego unormowania.
Przykład
Zapis umowny: Kwota A ustalona na podstawie § X stanowi całość przysługującego zleceniobiorcy wynagrodzenia oraz obejmuje zwrot wszelkich ewentualnych wydatków poniesionych przez niego w celu wykonania umowy.
Często dobrym rozwiązaniem jest nie tyle całkowite wyłączenie prawa do domagania się zwrotu kosztów, co jego ograniczenie. Strony mogą ograniczyć zakres zwrotu kosztów lub uregulować procedurę dokonywania wydatku w taki sposób, aby zleceniodawca musiał każdorazowo wyrazić zgodę na określony koszt.
Przykład
1. Zleceniobiorca może dokonywać wydatków na zakup niezbędnych do wykonania zlecenia materiałów w kwocie nie wyższej niż 150 zł w każdym miesiącu realizacji zlecenia.
2. Zwrot wydatków w wyższej kwocie niż wskazana w pkt 1 możliwy jest jedynie wówczas, gdy przekroczenie limitu zostało uprzednio uzgodnione ze zleceniodawcą.
3. Zleceniodawca zobowiązany jest do zwrotu zleceniobiorcy wydatków w terminie 7 dni od dnia zakończenia miesiąca i przedłożenia dokumentów potwierdzających wydatki.
Koszty wyjazdów
Strony w umowie-zleceniu mogą również uzgodnić sposób rozliczania wydatków ponoszonych w związku z koniecznością wyjazdów w celu wykonania umowy. Zwrot kosztów takich wyjazdów nie będzie automatycznie obejmował wypłaty wszystkich świadczeń z katalogu świadczeń przewidzianych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. W celu pełnego rozliczenia w tym zakresie (łącznie z dietami i ryczałtami) strony powinny umieścić stosowne zapisy w treści umowy. Oczywiście także tutaj strony mają dowolność w zakresie ustalania katalogu świadczeń, ograniczania katalogu wskazanego w przepisach o rozliczeniach delegacji pracowników itp.
Przykład
Zapis umowny: W razie konieczności wyjazdu poza Poznań w związku z realizacją czynności wskazanych w § X niniejszej umowy zleceniobiorca otrzyma zwrot kosztów przejazdu, dietę oraz ryczałt na przejazdy lokalne na zasadach i w wysokości wskazanych w rozporządzeniu MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 336, poz. 1990 ze zm.). Żadne inne koszty poniesione w związku z wyjazdem nie podlegają zwrotowi.
Podstawa prawna:
- art. 742 Kodeksu cywilnego,
- wyrok Sądu Najwyższego z 21 sierpnia 2008 r. (IV CSK 168/08, niepubl.).