Przepis art. 38 § 1 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Jednocześnie art. 232 k.p. wyjaśnia, że jeżeli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracowniczych pracownika niezrzeszonego w związku - zgodnie z ustawą o związkach zawodowych. Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.), do której przepisów odwołuje się art. 232 k.p., w art. 30 ust. 1 stanowi, że w zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swoich członków. Reguła ta pozostaje w zgodzie z zasadą, że w sprawach indywidualnych stosunków pracy związek zawodowy reprezentuje prawa i interesy swoich członków, przy czym na wniosek pracownika niezrzeszonego może podjąć się obrony jego praw i interesów wobec pracodawcy (art. 7 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych). Oznacza to, że jeżeli pracownik jest członkiem związku zawodowego, w sprawach z jego stosunku pracy może być reprezentowany tylko przez tę organizację, do której należy. Wykluczona jest tym samym możliwość objęcia go ochroną przez zakładową organizację innego związku zawodowego.
Przewidziany przez art. 38 § 1 k.p. obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia dotyczy wyłącznie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli więc pracownik nie jest reprezentowany przez daną organizację związkową, to na pracodawcy nie ciąży powinność współdziałania z nią w tym przedmiocie. Jeżeli więc pracownik nie jest reprezentowany przez żadną zakładową organizację związkową, pracodawca jest zwolniony od tego obowiązku. Pracodawca nie musi konsultować zamiaru wypowiedzenia także wtedy, gdy pomimo dopełnienia ze swej strony wszelkich powinności nie dysponuje wiedzą w przedmiocie statusu danej osoby jako posiadającej bądź nieposiadającej przymiotu osoby reprezentowanej przez zakładową organizację związkową. Z utrwalonego orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że przewidziany przepisem art. 30 ust. 21 ustawy związkowej obowiązek pracodawcy zasięgnięcia od działających u niego zakładowych organizacji związkowych informacji o pracownikach korzystających z ich obrony, prawidłowo wypełnia jednorazowe zwrócenie się do tych organizacji o informację dotyczącą wszystkich zatrudnionych pracowników. Dopiero umieszczenie danego pracownika w przekazanym pracodawcy wykazie obliguje go do współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach stosunku pracy tej osoby.
Pracodawca wypełnia więc swój obowiązek przewidziany w art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych, zwracając się o udzielenie informacji o pracownikach korzystających z obrony organizacji związkowych. Troska o prawidłowość i aktualność udzielonej pracodawcy informacji spoczywa na związkach zawodowych (i ewentualnie zainteresowanym pracowniku). Artykuł 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych nie precyzuje, jakie warunki ma spełniać informacja przekazana pracodawcy przez związki zawodowe. Nie budzi jednak wątpliwości, że biorąc pod uwagę cel, jakiemu ma służyć, powinno z niej wprost wynikać, czy konkretny pracownik w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy jest chroniony przez organizację związkową. Tego rodzaju wymaganiom odpowiada jedynie sporządzenie imiennej listy pracowników korzystających z obrony danej organizacji związkowej, ponieważ tylko w takim wypadku pracodawca ma możliwość stwierdzenia w razie zaistnienia takiej potrzeby, czy konkretna osoba jest reprezentowana przez organizację związkową i czy w związku z tym obowiązany jest z nią współdziałać w sprawach ze stosunku pracy tego pracownika. W przypadku natomiast gdy pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia składki na rzecz konkretnego związku zawodowego, pracodawca zwolniony jest z obowiązku zwracania się z zapytaniem, czy dany pracownik jest ich członkiem bądź korzysta z obrony związku.