Oczywiście niewykorzystany w poprzednim roku urlop na żądanie powinien być uwzględniony w planie urlopów na rok bieżący tak jak urlop zaległy.
Pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza takie żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 1672 k.p.). Zarówno z brzmienia powołanego przepisu, jak i z najnowszego orzecznictwa wynika, że pracodawca nie zawsze musi uwzględnić taki wniosek. Kodeks nie podaje powodów takiej odmowy, ale jeżeli nieobecność pracownika spowoduje np. przerwę w pracy firmy, to odmowa jego udzielenia będzie uzasadniona. Pracownik nie może bez uzyskania zgody pracodawcy rozpocząć takiego, nawet jednodniowego, urlopu. Gdyby tak się stało, pracodawca ma prawo zastosowania w stosunku do pracownika wszelkich sankcji przewidzianych w Kodeksie pracy, z tzw. zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie.
Wraz ze zmianą roku kalendarzowego urlop na żądanie traci swój szczególny charakter i staje się zwykłym zaległym urlopem wypoczynkowym. Urlop zaległy (czyli niewykorzystany) powinien być udzielony pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału nowego roku. W niektórych firmach przyjmuje się, że spełniony jest wymóg udzielenia urlopu, jeśli pracownik rozpocznie urlop w ostatnim dniu pierwszego kwartału. Coraz wyraźniej zarysowuje się obecnie stanowisko, zgodnie z którym pracodawca ma prawo „wysłania” pracownika na urlop zaległy, także jeśli pracownik nie jest w okresie wypowiedzenia. Należy pamiętać, że urlop to prawo, ale i obowiązek pracownika.
W treści art. 168 k.p. zawarte jest zastrzeżenie, że obowiązek udzielenia zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 k.p., a więc urlopu na żądanie. Państwowa Inspekcja Pracy stoi na stanowisku, że urlop na żądanie z poprzedniego roku nie podlega zasadom udzielania zwykłego urlopu zaległego. Urlop taki powinien być uwzględniony w planie urlopów, ale nie w okresie do 31 marca, lecz do końca roku kalendarzowego. Nie jest on już urlopem na żądanie, tym samym w kolejnym roku przysługują pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie. Pracodawca może jednak przyjąć, zgodnie z obowiązującymi w firmie przepisami wewnętrznymi, obowiązek zaplanowania niewykorzystanego urlopu na żądanie w pierwszym kwartale kolejnego roku.
Podsumowując, w planie urlopów należy uwzględnić – w okresie do końca pierwszego kwartału – urlop zaległy, a przez cały rok – urlop bieżący. Niewykorzystany urlop na żądanie z roku poprzedniego już jak zwykły urlop wypoczynkowy może być planowany do końca pierwszego kwartału albo do końca roku – w zależności od wyboru pracodawcy. W planie urlopów nie uwzględnia się natomiast 4 dni urlopu na żądanie z bieżącego roku.