Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, za który przysługuje (art. 161 k.p.). Jeżeli jednak z jakichś przyczyn tak się nie stanie, np. z powodu przerwania urlopu lub konieczności przesunięcia jego terminu, zaległy urlop powinien zostać wykorzystany do końca pierwszego kwartału następnego roku (art. 168 k.p.).
Powstanie zaległości urlopowych jest bardzo często także wynikiem stosunkowo małej kontroli pracodawcy nad wykorzystywaniem urlopów. Jest to możliwe szczególnie wówczas, gdy w firmie zrezygnowano z tworzenia planów urlopowych i urlopy są udzielane bez ustalonego harmonogramu, czyli tylko na wnioski pracowników.
Termin zaległego urlopu
Stwierdzenie, że pozostały z ubiegłego roku urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do końca pierwszego kwartału następnego roku, należy rozumieć tak, że zaległy urlop powinien się rozpocząć przed końcem marca. Tak podchodzą do tego eksperci prawa pracy i inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca nie musi zatem wymagać, aby pracownik odbył cały zaległy urlop w okresie pierwszego kwartału. Jeśli np. pracownikowi zostało 10 dni urlopu niewykorzystanego w 2010 r., ma prawo zwrócić się do pracodawcy z prośbą o udzielenie go, począwszy od 28 marca 2011 r., a pracodawca może się na to zgodzić. Uzgodnień należy dokonać na piśmie i w aktach osobowych pracownika umieścić wskazany wniosek.
Obowiązek udzielenia urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku następnego nie oznacza dla pracownika możliwości swobodnego wykorzystania tego urlopu. Jak podkreślił Sąd Najwyższy (SN), prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie może być realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą (wyrok z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08, M.P.Pr. 2009/4/196).
Niewykorzystanie zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału nie oznacza jednak, że pracownik traci do niego prawa. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). Jak wskazuje SN, rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (wyrok z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/0, OSNP z 2003 r., nr 2, poz. 38).
Narzucenie urlopu przez pracodawcę
Orzecznictwo sądowe i opinie ekspertów są zgodne co do tego, że pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop. SN wskazał np., że z art. 168 k.p. wynika dla pracodawcy obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie określonym w tym przepisie, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące (wyrok z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, OSNP 2009/17-18/229). Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia przez niego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
To oznacza, że można przymusić pracowników do wykorzystania urlopu w tym czasie. Inne podejście – uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystywania urlopów zaległych – prowadziłoby potencjalnie do odpowiedzialności pracodawcy za wykroczenia przeciwko prawom pracownika w związku z nieudzielaniem urlopów. Za to grozi grzywna do 30 tys. zł.
Już na początku roku warto zobowiązać pracowników do wykorzystywania zaległych urlopów w okresie pierwszego kwartału – np. poprzez pismo wewnętrzne, ustną informację na zebraniu załogi – i jednocześnie poinformować poszczególnych pracowników o liczbie dni niewykorzystanego przez nich urlopu. Pozwoli to łatwiej zaplanować pracę zakładu pracy.
Zmiana pracodawcy
W przypadku rozwiązania stosunku pracy, pracodawca musi się rozliczyć z należnego u niego urlopu. Przyjmuje się, że przeniesienie niewykorzystanego urlopu na kolejny stosunek pracy jest możliwe, ale wymaga wyraźnej zgody pracownika i nowego pracodawcy. Nie odbywa się to automatycznie.
Przepisy nie mogą narzucać na nowego pracodawcę obciążeń wynikających z poprzednich umów o pracę pracownika. Aktualna wciąż pozostaje opinia Sądu Najwyższego z 1980 r., zgodnie z którą nowy zakład pracy nie przejmuje obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo w poprzednim zakładzie pracy, chociażby stosunek pracy w dotychczasowym zakładzie został rozwiązany na mocy porozumienia stron w wyniku porozumienia zakładów pracy. Jest to możliwe, jeżeli porozumieniem między zakładami – za zgodą zainteresowanego pracownika – objęto obowiązek nowego zakładu udzielenia pracownikowi niewykorzystanego urlopu, do którego nabył prawo w dotychczasowym zakładzie (wyrok z 27 listopada 1980 r., sygn. akt I PRN 124/80, OSNC 1981/6/113).
Niewykorzystany urlop na żądanie
Obowiązek udzielenia zaległego urlopu do końca marca kolejnego roku nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie pracownika – wyjaśnił Departament Prawny Głównego Inspektora Pracy. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na następny. Zatem nieudzielanie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art.168 k.p. (interpretacja z 7 kwietnia 2008 r., sygn. GPP-110-4560-170/08/PE).
Zamiana na pieniądze
Za niedopuszczalne należy uznać ustalenie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, że zaległy urlop wypoczynkowy zostanie rozliczony ekwiwalentem pieniężnym.
W tym zakresie jednak należy zwrócić uwagę na uchwałę SN z 8 lipca 1999 r., w której stwierdził m.in.: „Wprawdzie zgodnie z art. 152 § 1 k.p. urlop wypoczynkowy jest uprawnieniem pracownika do okresowego odpłatnego zwolnienia od pracy, stanowi formę prawa pracownika do wypoczynku i służy regeneracji jego sił, z czego wynika zasada przysługiwania urlopu w naturze, to jednak występują sytuacje, w których – z uwagi na niemożność wykorzystania urlopu w naturze – pracownikowi przysługuje zamiana prawa do urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny. Dotyczy to także urlopów zaległych.
Odnoszący się do tej kwestii art. 171 k.p. wymienia w § 1 kilka sytuacji, zaistnienie których powoduje po stronie pracownika powstanie prawa do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Nie oznacza to jednak, iż w praktyce nie mogą wystąpić inne sytuacje, w których pracownik nie może wykorzystać urlopu wypoczynkowego w naturze”. Pogląd taki SN wyraził, wskazując na przykład rozpatrywanej wówczas sprawy, w której – jak podkreślił – „z przyczyn dotyczących pracodawcy ani dyrektor instytucji, ani główny księgowy nie mieli możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, czego nie kwestionuje organ rentowy. W takiej sytuacji strony stosunku pracy mogły się umówić, że pracownicy otrzymają ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Przepis art. 171 § 1 k.p. nie wyklucza takiej możliwości. Stanowi on bowiem tylko gwarancję prawa pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w sytuacjach w nim wymienionych. Natomiast nie ogranicza możliwości wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w innych sytuacjach – zgodnie z wolą stron stosunku pracy” (sygn. akt III ZP 10/99, OSNP 2000/6/233).
Pierwszeństwo należy jednak dać zasadzie wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w naturze. Przepisy wskazują, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 k.p.). Prawo do urlopu należy rozumieć jako prawo do wypoczynku, a nie do ekwiwalentu za ten wypoczynek. Urlop zatem – do chwili zakończenia stosunku pracy – nie może być przedmiotem zamiany na świadczenie pieniężne. Do pracodawcy należy takie zorganizowanie przebiegu pracy, aby urlopy wypoczynkowe były przez pracowników wykorzystywane. Takie opinie wyrażane są także konsekwentnie przez ekspertów prawa pracy.
PRZYKŁAD 1: Niezdolność do pracy na urlopie
Pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy w grudniu 2010 r. (dwa tygodnie), jednak pierwszego dnia urlopu złamał sobie nogę. W przypadku powstania niezdolności do pracy urlop wypoczynkowy nie może być kontynuowany – ulega automatycznie przerwaniu. Pracownik ma wtedy obowiązek przekazania pracodawcy informacji o niezdolności do pracy. Niewykorzystana część urlopu powinna być wykorzystana w terminie późniejszym. W tym przypadku grudniowy urlop jest urlopem zaległym, możliwym do wykorzystania w 2011 r.
PRZYKŁAD 2: Niedopuszczenie pracownika do pracy
Pracodawca w pierwszym tygodniu stycznia 2011 r. poinformował pracowników o konieczności ustalenia terminów wykorzystywania przez nich zaległych urlopów. Jednocześnie wyznaczył dwa tygodnie na podanie tych propozycji i poinformował pracowników, że ich nieprzedstawienie w tym czasie spowoduje, że pracodawca jednostronnie wyznaczy daty urlopów. Jeden z pracowników nie przekazał swoich propozycji. Pracodawca wyznaczył mu termin wykorzystania zaległego urlopu w dniach 21–24 marca 2011 r. Pracownik ten postanowił, że 21 marca przyjdzie do pracy. Pracownik nie powinien być w tym dniu dopuszczony do pracy, o czym bezpośredni przełożony powinien go wcześniej powiadomić. Przełożony nie powinien zezwolić na wykonywanie w tym dniu obowiązków służbowych, a urlop powinien być zaznaczony w ewidencji czasu pracy pracownika.
PRZYKŁAD 3: Rozwiązanie stosunku pracy
Z końcem stycznia 2011 r. upłynie okres, na jaki zawarto umowę o pracę z jednym z pracowników. Z ubiegłego roku pozostało mu 40 godzin niewykorzystanego urlopu. Po rozwiązaniu stosunku pracy podejmie on zatrudnienie w innej spółce, która należy do właściciela spółki, z którą pracownik rozstanie się z końcem stycznia (obie spółki są osobami prawnymi). Zarówno pracownik, jak i spółka, w której zacznie pracę, godzą się na to, aby zaległy urlop wykorzystał on podczas zatrudnienia na podstawie nowej umowy o pracę.
W tym celu obaj pracodawcy (dotychczasowy i nowy) i pracownik powinni zawrzeć porozumienie. Będzie to rodzaj trójstronnej umowy, na podstawie której nowy pracodawca przejmie na siebie obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, którego nie wykorzystał do dnia rozwiązania stosunku pracy u poprzedniego pracodawcy, na co pracownik (jako dysponent urlopu) wyraża zgodę.
Podstawa prawna
● Art. 161, 166, 168, 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 254, poz. 1700.