Zaświadczenie o konieczności noszenia okularów przez pracownika lekarz powinien wydać w trakcie badań pracowniczych. Przy czym należy pamiętać, że w przypadku dofinansowania do okularów nieistotne jest, czy pracownik będzie musiał nosić okulary przez cały dzień, czy też tylko w trakcie pracy przy komputerze.
W sytuacji, gdy pracownikowi pogarsza się wzrok, ale posiada aktualne badania okresowe może zwrócić się do pracodawcy o skierowanie na dodatkowe badania. Jeśli badanie dodatkowe wykaże, że konieczna jest wymiana okularów w związku z pogarszającym się wzrokiem, będzie mógł skorzystać z dofinansowania do okularów.
Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami
Komu przysługuje dofinansowanie
Przepisy dotyczące dofinansowania dotyczą pracowników. Zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia pracownikiem jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkujący w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Nie ma przy tym znaczenia, jak długo pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy.
Kwota dofinansowania
Przepisy nie regulują kwestii wysokości dofinansowania. Zwyczajowo wysokość dofinansowania zostaje ustalona w przyjętym w firmie regulaminie pracy. Przyjąć należy, że pracodawca powinien zapewnić szkła i oprawy w podstawowym standardzie.
W sytuacji, kiedy pracownik dokonuje zakupu okularów na kwotę większą niż ustalony regulaminowo limit, pracodawca pokrywa kwotę do wysokości limitu, natomiast nadwyżkę pracownik pokrywa z własnych środków. Nie ma również przeszkód, aby pracodawca dofinansował pracownikowi okulary w pełnej wysokości, ale zależy to wyłącznie od dobrej woli pracodawcy.
Częstotliwość dofinansowania
Nie ma przepisów precyzujących częstotliwość zakupu kolejnych okularów. Z praktycznego punktu widzenia warto jest uregulować tę kwestię w regulaminie pracy poprzez wprowadzenie zapisów precyzujących, co jaki czas pracownik może ubiegać się o dofinansowanie.
Gdyby jednak u pracownika posiadającego ważne badania lekarskie nastąpiło pogorszenie bądź poprawa wzroku i związku z tym konieczna byłaby wymiana okularów na nowe, pracodawca powinien skierować takiego pracownika na badania w celu wydania odpowiedniego zaświadczenia. W tym wypadku pracodawca nie może odmówić refundacji powołując się na regulaminowy zapis, że wskazany okres jeszcze nie upłynął.
Warunki dofinansowania
Warunki, jakie pracownik musi spełnić aby otrzymać dofinansowanie:
· okulary są zakupione na podstawie orzeczenia lekarskiego stwierdzającego konieczność stosowania okularów o określonych parametrach w trakcie pracy przy monitorze ekranowym,
· badanie lekarskie zostało wykonane w ramach opieki profilaktycznej nad pracownikami (tj. w ramach badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego),
· praca przy monitorze obejmuje co najmniej połowę dziennego wymiaru czasu pracy,
· zakup okularów został odpowiednio udokumentowany (faktura VAT lub rachunek).
Podatki – zwolnienie do wysokości limitu
Zgodnie z przepisami, kwota zwracana pracownikowi przez pracodawcę w ramach dofinansowania okularów nie podlega oskładkowaniu ani opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Cena okularów ponad limit ustalony u pracodawcy nie korzysta z tego zwolnienia.
Autor: Karolina Romanowska, Senior Legal Associate w Accace
Źródło: Accace Poland