Przepisy Kodeksu pracy dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracowników regulują, obok katalogu kar porządkowych i przesłanek ich zastosowania, także tryb w jakim odbywa się ich udzielenie (art. 109 – 112 K.p.). Postanowienia te mają służyć przejrzystości postępowania pracodawcy chcącego udzielić pracownikowi kary porządkowej, a zarazem spełniają funkcję ochronną, zapobiegającą możliwości karania pracownika za przewinienie w nieokreślonym bliżej okresie czasu.
Granice czasowe
W świetle art. 109 K.p. kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i jednocześnie po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
Te dwa terminy łącznie wyznaczają granice czasowe, w jakich może być zgodnie z prawem nałożona kara porządkowa. Naruszenie któregokolwiek z nich skutkować będzie uchyleniem tak udzielonej kary, przy czym ukaranie pracownika może nastąpić jedynie po jego wysłuchaniu. Jeżeli z powodu nieobecności w pracy nie może dojść do wysłuchania podwładnego, termin dwutygodniowy nie rozpoczyna się, a w przypadku, gdy się rozpoczął i pracownik nie stawił się do pracy, termin ten ulega zawieszeniu do dnia stawienia się w pracy. Natomiast ustawodawca nie przewidział możliwości zawieszenia terminu 3-miesięcznego, w ciągu którego jest możliwe nałożenie kary porządkowej.
Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.
Wobec powyższego w żadnym wypadku nie może ulec on przedłużeniu. Jeżeli podstawą nałożenia kary porządkowej jest zachowanie ciągłe, to termin 3 - miesięczny należy liczyć od dnia ostatniego zdarzenia. Pamiętać należy, iż wysłuchanie pracownika może być dokonane przez inną niż pracodawca osobę upoważnioną do stosowania kar porządkowych (tak też Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 kwietnia 1998 r., sygn. akt: I PKN 45/98). Natomiast w świetle orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 1999 r., sygn. akt: I PKN 114/99 możliwe jest zastosowanie kary także wtedy, gdy podwładny zrezygnował z ustnego składania wyjaśnień lub wybrał pisemną formę ich wyrażenia.
Zobacz: Wskaźniki i stawki
Zgodnie z art. 110 K.p. o zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując jednocześnie rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się tego naruszenia. Ponadto trzeba poinformować ukaranego o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. W świetle wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4 marca 1999 r., sygn. akt: I PKN 605/98, „zastosowanie kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy wewnętrzna wola przełożonego otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz. Natomiast z punktu widzenia skutków takiej decyzji dla pracownika (art. 110 i 112 § 1 KP) istotne znaczenie ma chwila zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze”. Jednakże to stanowisko Sądu Najwyższego nie w pełni określa charakter pisma zawiadamiającego o zastosowanej karze.
Należy przyjąć, iż w powyższym przepisie ustawodawca uznaje za tożsame nałożenie kary i zawiadomienie o tym fakcie pracownika. W konsekwencji „zastosowaniem kary” jest podpisanie pisma i wręczenie lub wysłanie go w inny sposób przez pracodawcę pracownikowi. Dopiero tak określona czynność skutkuje udzieleniem kary.
Taką interpretację uzasadniania także orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 19 lutego 1999 r., (sygn. akt: I PKN 586/98) dotyczące w istocie pojęcia „zawiadomienia” o odrzuceniu sprzeciwu pracownika, którym posługuje się ustawodawca w art. 112 § 2 K.p. W tym wyroku stwierdzono, że pracodawca, żeby utrzymać w mocy nałożoną karę porządkową musi w terminie 14 dni od daty złożenia sprzeciwu wykazać, iż odrzucił sprzeciw pracownika. Wymaganie to spełnia sporządzenie i wysłanie w tym terminie pisma odrzucającego sprzeciw. Niewątpliwe w tym orzeczeniu chodziło o określenie rozumienia pojęcia „zawiadomienie”. Wobec jednej z reguł wyjaśniania przepisów, zakazującej nadawania tym samym zwrotom, użytym w ustawie innego znaczenia, powyższy pogląd dotyczący istoty udzielenia kary jest zasadny. W związku z tym, aby pracodawca nie uchybił terminowi dwóch tygodni na ukaranie, powinien w tym terminie podpisać pismo o nałożeniu kary i je wręczyć pracownikowi lub wysłać np. drogą pocztową.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.