Kontrole ZUS i PIP w zakładzie pracy

Co do zasady nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, z wyjątkiem sytuacji wskazanych w ustawie. Powyższe ograniczenie nie ma natomiast zastosowania w zakresie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Zawiadomienie

Organy planujące kontrolę, z pewnymi wyjątkami, zawiadamiają przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli, podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

PRZYKŁAD

2 stycznia 2013 r. otrzymaliśmy zawiadomienie z PIP, że 3 stycznia rozpocznie się kontrola. Czy kontrolę można zapowiedzieć dzień przed jej rozpoczęciem?

Co do zasady kontrola nie powinna się rozpocząć wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Przepisy prawa przewidują wyjątki od tej zasady w sytuacji, jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy. Wówczas kontrolowanemu należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Gdy nie mamy do czynienia z sytuacją, w której przepisy prawa umożliwiają niezwłoczne podjęcie kontroli (np. gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa) – organ nie może zapowiedzieć kontroli z dnia na dzień.

Sposób przeprowadzania kontroli

Przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej kontrolujący ma obowiązek poinformować kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach. Czynności kontrolnych dokonuje się w zasadzie w obecności kontrolowanego.

Kontrole przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego jej wykonywania.

Za zgodą kontrolowanego może być ona przeprowadzona również w siedzibie organu kontrolującego, jeżeli może to usprawnić przeprowadzenie kontroli. Czynności powinny być przeprowadzone w sposób sprawny i niezakłócający funkcjonowania pracy przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organy kontrolujące.

PRZYKŁAD

W czasie kontroli kontrolujący zażądał dostępu do firmy i dokumentów w godzinach od 8.00 do 20.00. Godziny pracy w firmie to 9.00–17.00. Czy mamy obowiązek spełnić żądanie kontrolującego?

Kontrole przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego jej wykonywania. Żądanie kontrolującego wykracza poza ramy, jakie wyznaczają w tej kwestii przepisy prawa.

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontrolujący czynności z naruszeniem wskazanych wyżej zasad. Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli, na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie również kontrolującego.

Kontrola PIP

Postępowanie kontrolne prowadzone przez PIP ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń.

Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy zgłasza swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu, z wyjątkiem przypadków, gdy zgłoszenie to mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli.

Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej także w przypadku, jeżeli przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego.

W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo m.in. do:

• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy,
• żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są (lub były) w nim zatrudnione, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Wszczęcie kontroli i zakres – ZUS

Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek (pracodawców) przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dzień doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi dzień rozpoczęcia kontroli.

Płatnik składek powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu.

Kontrola może obejmować w szczególności:

• sposób realizacji obowiązku zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek,
• sposób ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma m.in. prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
• przesłuchiwać świadków.

Podstawa prawna:

• rozdział 5 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447, ost. zm. DzU z 2012 r. poz. 1529),
• art. 21 i nast. ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. DzU 2012 r. poz. 404, ost. zm. DzU z 2012 r. poz. 1544),
• art. 86 i nast. ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585, ost. zm. DzU z 2012 r. poz. 1548).