Jakie są obowiązki pracodawcy wobec pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe

Żaden przepis prawa pracy nie nakłada na pracownika bezwzględnego obowiązku uczestniczenia w każdym szkoleniu wskazanym przez pracodawcę. Pracownik nie może jednak odmówić uczestniczenia w szkoleniach obowiązkowych, takich jak np. szkolenia bhp. Odmowa wzięcia udziału w takim szkoleniu może być uznana za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W przypadku dobrowolnych szkoleń/nauki ocena skutków ewentualnej odmowy przez pracownika wzięcia w nich udziału musi być każdorazowo oceniana indywidualnie, tj. w niektórych sytuacjach może stanowić podstawę do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem.

W firmie doradczej jest ściśle określona ścieżka kariery, tj. doradcy poszczególnych szczebli powinni w określonych terminach zdobywać dodatkowe umiejętności i kończyć zawodowe szkolenia. Zasady awansu i szkoleń są opisane w dokumencie Konstytucja Rozwoju Zawodowego (KRZ). Każdy z rekrutowanych kandydatów do pracy poświadcza przed zatrudnieniem na piśmie zgodę na stosowanie się do KRZ. W takiej sytuacji odmowa wzięcia przez pracownika udziału w jednym ze szkoleń zawodowych przewidzianych w KRZ stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych uzasadniające rozwiązanie za wypowiedzeniem przez pracodawcę umowy o pracę z takim pracownikiem.

Kto może się szkolić na koszt pracodawcy

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika zostało zdefiniowane w przepisach Kodeksu pracy jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Przepisy nie określają, jaka musi być forma prawna zgody pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, aby można było uznać, że podnoszenie kwalifikacji następuje za zgodą pracodawcy. W związku z istniejącymi niejasnościami, stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej uznając, że w praktyce każde zachowanie pracodawcy może zostać uznane jako jego dorozumiana zgoda na dokształcanie się pracownika. W ocenie MPiPS, udzielenie pracownikowi jakiegokolwiek świadczenia, pozostającego w wyraźnym związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, może zostać uznane za zgodę pracodawcy na kształcenie się pracownika.

WAŻNE!

Pracodawca, który nie zamierza wspierać finansowo nauki pracownika, powinien szczególnie uważnie przyznawać takiemu pracownikowi jakiekolwiek dodatkowe świadczenia związane z zatrudnieniem, które mogą ułatwiać temu pracownikowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy). Ten ogólny obowiązek będzie każdorazowo wypełniany konkretnymi decyzjami danego pracodawcy. Pracodawca, podejmując decyzję o udzieleniu pomocy pracownikom w związku z podnoszeniem ich kwalifikacji zawodowych, musi pamiętać o tym, że jego pełną swobodę w tym zakresie ograniczają obowiązujące przepisy prawa pracy, w tym przepisy nakazujące równe traktowanie wszystkich pracowników. Pracodawca ma obowiązek traktować wszystkich pracowników w taki sam sposób w zakresie warunków zatrudnienia oraz dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe (art. 18^3a § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli więc chęć uczestniczenia w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych wspieranych przez pracodawcę zgłosi więcej pracowników niż pracodawca przewidział, to pracodawca musi przyjąć prawnie dopuszczalne metody doboru pracowników, którzy będą podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Kryterium doboru pracowników nie mogą być np. płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna oraz rodzaj zatrudnienia (na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy).

Określając, komu przyznać prawo do uczestniczenia w szkoleniu, pracodawca powinien kierować się wyłącznie obiektywnymi kryteriami. W większych firmach z pewnością będzie konieczna wszechstronna analiza potrzeb szkoleniowych, która powinna uwzględniać opis i ocenę aktualnej i docelowej struktury zatrudnienia w danym zakładzie pracy.

Uprawnienia dokształcającego się pracownika

Pracownik, który podnosi swoje kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, ma dodatkowe uprawnienia, do których należą przede wszystkim urlopy szkoleniowe i prawo zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 103¹ § 2 Kodeksu pracy). Świadczenia te przysługują pracownikowi na podstawie przepisów Kodeksu pracy, nawet jeżeli nie zostaną przyznane w umowie szkoleniowej.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy przysługuje urlop szkoleniowy w następującym wymiarze:

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
• 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Po zmianie przepisów od 16 lipca 2010 r. istniały wątpliwości, czy pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy, jeżeli kształci się na studiach podyplomowych. Od 1 października 2011 r. nie ma już takich wątpliwości. Od tego dnia pracownikom kształcącym się na studiach podyplomowych definitywnie nie przysługuje urlop szkoleniowy. Od 1 października 2011 r. obowiązuje bowiem nowe rozporządzenie w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu. W § 6 tego rozporządzenia określono, że warunkiem wydania świadectwa ukończenia studiów podyplomowych jest złożenie m.in. pracy końcowej lub egzaminu końcowego. Dotychczas studia podyplomowe najczęściej kończyły się pracą dyplomową lub egzaminem dyplomowym. Taka zmiana przepisów decyduje o tym, że pracownikom na studiach podyplomowych nie przysługuje prawo do urlopu szkoleniowego. Urlop szkoleniowy przysługuje bowiem na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (art. 103² § 1 pkt 4 Kodeksu pracy), a studia podyplomowe nie kończą się obecnie pracą dyplomową lub egzaminem dyplomowym.

Należy zwrócić uwagę, że regułą jest obecnie udzielanie urlopu szkoleniowego na egzamin. Wyjątek dotyczy urlopu szkoleniowego udzielanego na przygotowanie pracy dyplomowej. Jeżeli zatem szkolenie odbywane przez pracownika nie kończy się egzaminem, to nie przysługuje mu urlop szkoleniowy. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Niewykorzystany przez pracownika urlop szkoleniowy nie przechodzi na następny rok ani nie przysługuje za niego ekwiwalent pieniężny. Prawo do urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi w danym roku akademickim lub szkolnym.

WAŻNE!

Za niewykorzystany urlop szkoleniowy pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Urlop szkoleniowy ma charakter jednorazowy i przysługuje zatrudnionemu tylko raz na konkretny egzamin. Jeśli pracownik nie zaliczy egzaminu, a wyczerpie już z tego tytułu przysługujący mu limit dni urlopu szkoleniowego, jego uprawnienie do tego urlopu będzie w pełni zrealizowane. Nie trzeba więc znowu udzielać urlopu szkoleniowego w razie kolejnego podchodzenia do tego samego egzaminu w przypadku, gdy pracownik wyczerpał liczbę dni przysługującego mu urlopu.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, na podstawie której zobowiązał się sfinansować czesne na 5-letnich zaocznych studiach wyższych. Pracownik ze względu na niezaliczenie egzaminu dyplomowego poprosił o udzielenie 21 dni urlopu szkoleniowego, które chce wykorzystać na ponowne przygotowanie się do tego egzaminu. Wcześniej wykorzystał 21 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. W związku z tym pracodawca odmówił pracownikowi urlopu szkoleniowego. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Pracownikowi przysługuje również zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Pracodawca musi zatem udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy w takim wymiarze, aby mógł on dotrzeć na zajęcia takim środkiem komunikacji, jakim zazwyczaj się porusza, odbyć obowiązkowe zajęcia i ewentualnie wrócić do pracy.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy oraz za czas zwolnienia od pracy udzielonego w związku z dokształcaniem obliczamy tak, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ale z jedną zmianą. Składniki płacy ustalane w przeciętnej wysokości przyjmujemy z miesiąca wystąpienia urlopu szkoleniowego. Takie stanowisko w tej sprawie prezentuje również resort pracy.

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, np. pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Przyznanie tych świadczeń zależy jednak wyłącznie od uznania pracodawcy.

Nauka bez zgody pracodawcy

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę z własnej inicjatywy mogą być przyznane jedynie:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• urlop bezpłatny – w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawcy, którzy z jednej strony chcą uniknąć np. dezorganizacji w pracy spowodowanej nieobecnościami związanymi z urlopami szkoleniowymi i dlatego wyraźnie nie akceptują nauki pracowników, a z drugiej strony chcą wesprzeć finansowo szkolących się pracowników, przyznawali takim pracownikom np. nagrody pieniężne, które formalnie nie mają związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Warto jednak pamiętać, że przyznawanie nagród pieniężnych poszczególnym pracownikom w różnej wysokości bez wyraźnych podstaw do takiego różnicowania może prowadzić do zarzutu nierównego traktowania pracowników w zatrudnieniu.

Indywidualny czas pracy

Aby pomóc pracownikowi w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pracodawca może uwzględnić wniosek podwładnego o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy. W ten sposób pracodawca może uniknąć konieczności wyrażania lub odmowy zgody na dokształcanie i nie będzie ponosić związanych z tym świadczeń. Pozwoli to jednocześnie uczącemu się pracownikowi pogodzić pracę z zajęciami. W tym przypadku trudno będzie uznać uwzględnienie wniosku pracownika za zgodę na podnoszenie kwalifikacji, gdyż są to odrębne uprawnienia i regulacje prawne.

Umowy szkoleniowe

Pracodawca, który chce zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu przez pewien okres po zakończeniu szkolenia/nauki, musi zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę szkoleniową.

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca nie chce zobowiązać pracownika do odpracowania nauki, nie ma obowiązku zawarcia z nim umowy szkoleniowej.

Maksymalny okres, przez który pracownik musi „odpracować” szkolenie/naukę, wynosi 3 lata niezależnie od rodzaju i wysokości kosztów szkolenia (art. 103⁵ Kodeksu pracy). Umowa powinna określać ustalony przez strony okres obowiązku „odpracowania” po zakończeniu nauki/szkolenia. Jeżeli wystąpią okoliczności uzasadniające obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń (koszty nauki, podręczników, koszty dojazdu), zwrot następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi w okresie urlopu szkoleniowego lub za czas zwolnienia niezbędny do punktualnego przybycia na zajęcia nie podlega zwrotowi.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o podnoszeniu kwalifikacji i ponosi koszty podręczników, dojazdów do Krakowa oraz 50% czesnego. Pracownikowi do końca studiów pozostał 1 rok, ale firma ze względów finansowych nie może dalej pokrywać wszystkich świadczeń związanych z nauką. Umowa szkoleniowa nie przewiduje możliwości jej rozwiązania za wypowiedzeniem. W takiej sytuacji pracodawca nie może jednostronnie zwolnić się z obowiązku ponoszenia dalszych kosztów nauki pracownika. Jedynym wyjściem jest rozwiązanie umowy szkoleniowej lub zmiana jej treści na mocy porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem. Przepisy prawa pracy nie przewidują ustawowego okresu wypowiedzenia umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nawet jeżeli przyczyną jej rozwiązania są problemy finansowe pracodawcy i brak środków na pokrywanie kosztów nauki pracownika.

Ponadto w umowie szkoleniowej można uregulować następujące kwestie:

• dokładny rodzaj szkolenia lub kierunek, w jakim pracownik będzie podnosił kwalifikacje,
• sposób udzielania zwolnień od pracy,
• wymiar dodatkowego płatnego urlopu szkoleniowego, jaki przysługuje pracownikowi,
• rodzaje świadczeń przysługujące pracownikowi (zwrot kosztów czesnego, podręczników, dojazdów itp.),
• wysokość i zasady zwrotu dodatkowej pomocy finansowej dla pracownika w przypadku jego rezygnacji z dokształcania.

Pracownicy, którzy rozpoczęli naukę przed 16 lipca 2010 r.

Do 10 kwietnia 2010 r. szczegółowe prawa i obowiązki stron umowy o pracę związane z dokształcaniem pracowników określało rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. Jednak 10 kwietnia 2010 r. rozporządzenie to utraciło moc, co było następstwem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 31 marca 2009 r. Trybunał uznał wówczas za niezgodny z konstytucją art. 103 Kodeksu pracy, stanowiący podstawę wydania ww. rozporządzenia. Nowe przepisy regulujące dokształcanie pracowników weszły w życie dopiero 16 lipca 2010 r. W praktyce możemy więc spotkać również umowy określające prawa i obowiązki stron umowy o pracę zawierane w przeszłości, do których stosujemy różne przepisy prawne. W przypadku pracowników, którzy się dokształcają, określenie przepisów właściwych dla relacji pracodawca–pracownik zależy od dnia rozpoczęcia nauki.

Zwolnienie z PIT dokształcających się pracowników

Wraz z wprowadzeniem do Kodeksu pracy nowych regulacji dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, do tych przepisów dostosowano również przepis dotyczący zakresu zwolnienia z podatku świadczeń przyznanych w tym zakresie przez pracodawcę. W konsekwencji zwolnione z podatku są świadczenia przyznane pracownikowi na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Dotyczy to również świadczeń przyznanych w okresie od 11 kwietnia do 15 lipca 2010 r., kiedy nie obowiązywały przepisy o dokształcaniu pracowników.

WAŻNE!

Jeżeli podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się za zgodą pracodawcy, do przychodu pracownika ze stosunku pracy nie należy wliczać opłaconych przez pracodawcę kosztów czesnego, zakupu podręczników, kosztów dojazdu.

Aby uniknąć wątpliwości co do zakresu stosowania zwolnienia z podatku do świadczeń przyznanych pracownikowi na naukę, warto zawrzeć umowę, w której zostaną sprecyzowane koszty, jakie pracodawca finansuje pracownikowi w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Jeżeli jednak pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy, wszelkie ewentualne dodatkowe świadczenia przyznane przez pracodawcę, m.in. opłacenie kosztów kształcenia, nie są objęte zwolnieniem z podatku dochodowego, a w rezultacie stanowią przychód tej osoby ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

Składki ZUS

Wartość dodatkowych świadczeń przyznanych zgodnie z przepisami Kodeksu pracy przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy, nie stanowi podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Świadczenia te nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wyłączenie ze składek społecznych/składki zdrowotnej nie obejmuje jednak wynagrodzeń otrzymywanych przez pracownika za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z całości lub części dnia pracy w związku z nauką.

Inaczej jest natomiast w sytuacji pracownika, który podejmuje naukę bez inicjatywy pracodawcy. Ponieważ w takim przypadku przepisy Kodeksu pracy nie przewidują wypłaty żadnych świadczeń, to gdyby pracodawca jednak przyznał pracownikowi takie świadczenia, stanowiłyby one podstawę do naliczenia składek ZUS.

Koszt nauki kosztem pracodawcy

W kwestii kwalifikacji kosztów szkoleń oraz innych świadczeń z nimi związanych, do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy przyjmuje się, że nakłady poniesione na rozwój zawodowy pracowników wpływają na jakość ich pracy, a zatem również na przychody pracodawcy z prowadzonej działalności. Należy zatem uznać, że wydatki te stanowią koszt podatkowy. Aby jednak pracodawca mógł zakwalifikować koszty szkoleń do kosztów podatkowych, musi wykazać związek między opłaconymi szkoleniami a rodzajem prowadzonej przez siebie działalności.

Pracodawca sfinansował pracownikom zatrudnionym na stanowisku opiekunów górskich obozów sportowych dla młodzieży koszty szkoleń z zakresu pierwszej pomocy w warunkach terenowych i survivalu. W takim przypadku pracodawca może zaliczyć koszty szkoleń tych pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli taki sam kurs zostałby sfinansowany pracownikom np. działu prawnego, to nie ma wówczas podstaw do zaliczenia tego szkolenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy.

WAŻNE!

Aby koszty poniesione przez pracodawcę na szkolenie pracownika mogły być bez ryzyka uznane za koszt uzyskania przychodów pracodawcy, musi istnieć związek między przedmiotem szkolenia a rodzajem działalności pracodawcy.

W przypadku szkoleń ogólnych pracowników może pojawić się konieczność wykazania przed urzędem skarbowym, że mimo że szkolenie nie jest bezpośrednio związane z przedmiotem działalności pracodawcy, to dzięki podnoszeniu tych kwalifikacji pracownicy będą lepiej pracować, a tym samym będą mieć większy wpływ na wysokość przychodów osiąganych przez pracodawcę.

Rozliczenie zwrotu kosztów nauki

Jeżeli wystąpi jedna z okoliczności przewidzianych prawem i pracownik, który zawarł uprzednio z pracodawcą umowę szkoleniową, zwróci pracodawcy koszty nauki w całości lub w części, to pracodawca musi te kwoty wykazać w swoich przychodach z działalności (jeżeli wcześniej zaliczył te wydatki do kosztów uzyskania przychodów). Dokonany przez pracownika zwrot kosztów nie wywoła skutków podatkowo-składkowych po stronie zatrudnionego.

Zwrot kosztów nauki następuje proporcjonalnie do czasu przepracowanego po zakończeniu nauki do dnia rozwiązania umowy o pracę. Proporcjonalność jest rozumiana jako stosunek całego okresu zatrudnienia po dniu ukończenia nauki do okresu, na jaki została zawarta umowa szkoleniowa (tj. maksymalnie 3 lata).

Podstawa prawna:

• art. 17, art. 18^3a, art. 55, art. 94 pkt 6, art. 94³, art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy,
• uchylone rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 ze zm.),
• § 6 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 1 września 2011 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu (Dz.U. Nr 196, poz. 1167),
• § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 90, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).