Jakiego rodzaju zaświadczeń może żądać pracownik od byłego pracodawcy i czy są jakieś limity w zakresie liczby i częstotliwości ich wystawiania. Czy były pracownik musi podawać powód wystawienia zaświadczenia i od czego zależy obowiązek jego wystawienia przez byłego pracodawcę. To częste pytania, jakie stawiają sobie pracodawcy.
Pisemne referencje i opinie o byłym pracowniku
Kwestie wydawania opinii o byłych pracownikach nie zostały uregulowane w przepisach prawa pracy, a zatem pracownik nie ma roszczenia do pracodawcy o ich wydanie. To do pracodawcy należy decyzja, czy wystawi pracownikowi opinię, czyli tzw. referencje. Dokument ten z pewnością stanowiłby dla byłego pracownika pewnego rodzaju uzupełnienie informacji zamieszczanych w świadectwie pracy. Bardzo często zdarza się, że samo wskazanie nazw stanowisk niekoniecznie obrazuje zakres wykonywanych przez pracownika obowiązków. Informacje wskazywane w świadectwie pracy nie wskazują także, jakimi umiejętnościami musiał się wykazać pracownik, świadcząc pracę na danym stanowisku.
Częstotliwość wydawanych zaświadczeń nie jest limitowana przez przepisy prawa.
Pracodawcy muszą wiedzieć, że nie jest właściwe umieszczenie opinii o pracowniku w treści ust. 6 świadectwa pracy „informacje uzupełniające”. Zamieszczenie ich w tej części świadectwa pracy oznacza wypełnienie świadectwa w sposób nieprawidłowy. W takim przypadku pracownik będzie miał prawo wystąpić z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy.
Ponadto pracownik może w drodze sądowej dochodzić ochrony swego dobra osobistego, które zostało naruszone przez zakład pracy wskutek świadomego wystawienia krzywdzącej i nieprawdziwej opinii (wyrok SN z 15 listopada 1967 r.).
PIT-11 od byłego pracodawcy na wniosek pracownika
Jeżeli stosunek pracy z byłym pracownikiem ustał w trakcie roku podatkowego, wówczas na pisemny wniosek pracownika w ciągu 14 dni pracodawca ma obowiązek wydać PIT-11 (art. 39 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeśli pracownik nie wystąpi z takim wnioskiem, pracodawca jest zobowiązany do przekazania tej informacji do końca lutego następnego roku.
Świadczenia w razie choroby i macierzyństwa
Jeżeli stosunek pracy ustanie w trakcie pobierania przez pracownika zasiłku, a także jeśli pracownik będzie miał do niego prawo po ustaniu stosunku pracy, wówczas były pracodawca jest zobowiązany m.in. do przekazania do ZUS zaświadczenia na druku ZUS Z-3.
Konsekwencją przekazania do ZUS druku Z-3 będzie rozpoczęcie lub kontynuacja wypłaty zasiłku byłemu pracownikowi (§ 3 rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
Zaświadczenie o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach
Osoba, która wykonywała pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, ma prawo ubiegać się o emeryturę z tego tytułu. W związku z tym były pracownik, który świadczył pracę w szczególnych warunkach, może żądać od pracodawcy wydania odpowiedniego zaświadczenia, którym jest świadectwo wykonywania pracy w szczególnych warunkach. Powinno ono być wystawione na formularzu, którego wzór został określony w załączniku do rozporządzenia w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach, lub przez dokonanie odpowiedniego wpisu w tym zakresie w treści świadectwa pracy.
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
Jeżeli byli pracownicy zwracają się z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, powinni co do zasady wskazać we wniosku cel wydania tego zaświadczenia.
Przykład
Pracownik zwrócił się z wnioskiem do byłego pracodawcy o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu oraz wysokości i składnikach wynagrodzenia w trakcie zatrudnienia. Były pracodawca odmówił wydania zaświadczenia, wskazując, że pracownik otrzymał świadectwo pracy i miał możliwość wystąpienia z wnioskiem o zamieszczenie w jego treści danych dotyczących osiąganego wynagrodzenia przed wystawieniem świadectwa pracy.
Wydanie takiego zaświadczenia generalnie zależy od woli pracodawcy, jednak w miarę możliwości powinien on przychylić się do prośby pracownika.
Inaczej jest w przypadku wystawiania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach na formularzu ZUS Rp-7.
Każdy pracodawca ma obowiązek wystawienia takiego zaświadczenia na wniosek pracownika lub ZUS (art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Powołany przepis nakłada na pracodawcę obowiązek współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia i wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.
Sankcje za niewydanie zaświadczeń
Pracodawca powinien pamiętać, że w pewnych przypadkach odmowa wydania zaświadczenia lub zawarcie w nim nieprawidłowych danych może być potraktowane jako działanie na szkodę pracownika i wiązać się z odpowiedzialnością odszkodowawczą.
Przykład
Były pracownik zwrócił się z prośbą o wydanie zaświadczenia o pracy w szczególnych warunkach, wskazując na wykonywanie prac przy ręcznym układaniu na gorąco nawierzchni z mieszanek mineralno-bitumicznych. Pracodawca odmówił wydania zaświadczenia.
Z uwagi na braki w dokumentacji były pracownik nie otrzymał wcześniejszej emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach. W takiej sytuacji będzie uzasadnione dochodzenie przez pracownika odszkodowania od byłego pracodawcy na drodze sądowej.
Podstawa prawna:
- art. 125, 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.),
- rozporządzenie MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.),
- art. 39 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- § 2, 3 rozporządzenia MPiPS z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU poz. 444),
- rozporządzenie MPiPS z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach (DzU nr 8, poz. 43 ze zm.).
Orzecznictwo:
- wyrok SN z 15 listopada 1967 r. (III PZP 41/67, OSNC 1968/5/91).